第一章 《规定》制定的背景、意义和原则

一、背景

企业是社会单位组成的重要方面。企业生产经营过程中形成的各种文件材料，既是企业经营的真实记录，也是改革开放以来我国经济成长、发展和壮大的历史记录。在完善社会主义市场经济体制的进程中，企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量所具有的重要凭证、依据和参考作用越来越明显。

国际上，规范企业文件材料与档案管理也日益成为通行的法规行为，不少外商投资企业进入中国后都向档案行政管理部门询问有否关于企业文件材料收集、档案保存的有关国家规定。近年来，随着全球化进程加快，一些发达国家对企业文件材料形成与档案保存更是作出严格的法律规定。如美国的“萨班斯法案”（SOX）对上市公司财务文件就有严格保存期限规定。

2008年，财政部、审计署、证监会、银监会、保监会印发的关于《企业内部控制基本规范》，要求企业应当以书面或者其他适当的形式，妥善保存内部控制建立与实施过程中的相关记录或资料，确保内部控制建立与实施过程的可验证性。其后，作为全面提升上市和非上市大中型企业经营管理水平的重要举措和应对国际金融危机的重要制度安排，五部门又联合发布了《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》，其中多处要求企业建立完善的档案、记录管理，确保企业行为的可审计性。这说明良好的档案管理对加强和规范企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益等，具有重要的基础作用。

2010年，在过去有关标准、规定的基础上，国家档案局着手研究起草《规定》，以适应市场经济体制完善、WTO法规一致性要求，进一步规范国有、民营及外商投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限。

《规定》的制定，正是适应社会主义市场经济体制完善和现代企业制度、现代产权制度的要求，规范企业各类文件材料的归档范围和档案保管期限，使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础，有效地服务企业各项活动的凭证参考需要，并满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要求。