第6章 数字化的企业管理

21世纪的企业模式是电脑化企业，于是涉及了企业的数字化和自动化管理。

办公自动化是利用自动化设备、电脑和通信系统实现事务处理、信息管理和决策支持的整个工作体系的自动化。由于现代通信技术的迅速发展和普遍使用，致使办公室各种信息来源繁多，从而使办公室工作的难度日益增大。在有限的办公人员条件下，只有引进高技术，实现办公自动化，才能使大量的信息得到及时的处理。

“自动化”一词是美国福特汽车公司的哈德于1946年提出来的，50年代就已开始使用。办公自动化已由初期的用电子数据处理设备来完成日常的报表处理，发展成现在的决策型办公领域。办公自动化，在70年代以前是采用单机办公设备，实现单项自动办公业务，而现在是采用系统综合设备，如多功能工作站、电子邮件、综合业务数字网等实现各种办公自动化，如事物型、管理型、综合型办公室自动化。办公自动化是自动化学科的一个分支，它已成为衡量一个国家、一个机关、一个部门和一个单位工作效率和自动化程度的标志。一个比较完善的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息转输、信息贮存和信息反馈五个基本环节。

办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、系统工程学和人机工程学等科学。办公自动化就是利用计算机技术、通信技术、自动化技术等先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。在这个系统中，信息是被加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程中的设计者、操作者和成果享受者。可见，办公自动化具有如下特点：

①它是服务于办公人员的人机系统，人在这个系统中占主导地位。

②它是通过提高工作质量和效率来达到既定目标的。

③它是多学科、多技术的综合应用。

为了完成办公室所必须承担的作业事务（包括文件编制、文件保管和检索、数据统计、人员联络和会议组织）和功能事务（包括信息加工和生成、机关管理、计划实施管理和检查）两项最基本的工作，办公自动化设备应包括文字处理机、口授打印机、传真机、复印机、电子会议系统、电子邮政、文件自动阅读机和计算机翻译系统等组成部分。

电脑是数字化管理信息的天才，利用电脑进行生产管理可以完成生产数据的处理、审核、查询、打印、入账、结转等日常生产管理工作，通过对原始生产数据的数据处理、审核、入账得到各生产部门的日生产数据、月累计生产数据、月生产数据、年累计生产数据、年生产数据。用计算机代替人工进行此项工作，将大大减少生产统计的人力浪费，最大限度地缩短生产报表送达时间，明显提高管理水平和企业进行决策的时效性。除此之外，还可以进行生产分析和图表输出。生产分析包括原始生产数据任意汇总、任意时期生产数据综合汇总、任意期间生产部门汇总等万能汇总功能和不同部门生产数据比较、不同时期生产数据比较综合分析功能。图表输出包括打印生产报表、生产日报、月报、年报以及显示和打印部门生产状况图、生产动态状况图等功能，除能打印用户自定义报表外，还能打印自动生成的各种汇总报表（包括生产周报、旬报、半月报、季报、半年报等特殊报表）、综合分析报表、卡片和图形，并能设计多种生产统计图形。

利用电脑进行财务管理，能够按照新财务制度，通过科目管理、科目查询、科目整理、科目索引等账簿建账功能和摘要字典、报表定义等用户自定义功能，完成日常会计财务处理业务。并提供有关科目的快速定位功能和迅速查阅有关科目信息的功能，以及科目入账前账目平衡功能。此外，还具有银行对账以及凭证任意汇总、任意期间凭证汇总、任意期间账目汇总等万能汇总功能和财务状况图、财务状况动态图显示打印功能。通过万能汇总可制作凭证和账目的局报、旬报、半月报、季报、半年报等特殊报表，并能打印总账、明细账、数量明细账、银行日记账、现金日记账等账簿及各种用户自定义报表，还能打印自动生成的各种汇总报表、综合分析报表、卡片和图形。

利用电脑进行工资管理，不仅对人员工资进行管理，而且对部门工资同时进行管理；不仅对月工资进行管理，而且对年工资也进行管理，可以保留多年的工资档案，并且可对任意历史时期的工资进行汇总、比较。除能随意定义、打印当月工资表、工资条、汇总报表外，还具有任意定义、打印任意时期的工资表、汇总表、分类报表、工资卡片功能，同时具有多种工资图形显示，由用户随意定义、显示、打印各种精美、直观的图形、曲线、使单调的管理工作成为一种享受。

除了上述管理之外，电脑还可以进行人事管理、档案管理、银行管理、税务管理、酒店管理、台账管理、通用报表管理、商品供应管理、商品销售管理、设备管理、计划管理、合同管理、仓库管理、领导查询决策管理等。

总之，几乎各行各业都能够用电脑进行最佳的管理。电脑——这位管理信息的天才不仅将管理人员从烦琐重复的工作中解脱出来，而且提供信息更为迅速、准确，制出的图表更为精美，使管理人员和领导能随时掌握情况，提高工作效率，为决策者进行正确、迅速的决策提供科学的、可靠的依据。在当今信息种类繁多，信息量庞大的信息时代，电脑充分发挥了它数字化的天才管理家作用。

经常听到电脑化企业，并非简单地指企业设立网页或者加入国际互联网，也不是指经营与电脑有关业务的企业或是信息咨询公司，而是指为了适应以网络为中心的电脑时代及其带来的商业机遇，企业必须进行深层次的机构改革，以高速互联网络为基础，采取虚拟化的运作方式，用电子方式来监控对自己重要的东西，随时汲取信息，以适应不断变化的市场。是企业形式和管理的数字化，可以说是数字化企业。

电脑化企业一个典型的特征是：大多数电脑企业都是虚拟的。这里指的虚拟企业是指这样一种情景：不属于同一企业的人员或机构通过电脑网络被连接起来，人们虽然身处不同公司、不同地点，却仍然像在同一企业中一样，进行紧密合作。电脑化企业有许多成功的典范。

例如，美国联邦快递公司（Fed Express）处理快递邮件时，用一种叫“超级追踪器”的菜单启动式掌上电脑来扫描邮件上的智能条形码。扫描后，追踪器能知道发送的具体时间、邮递线路、邮政编码及承运商，无论邮件传到哪个环节，公司都能知道邮件的去向。

在电脑化企业世界里，电脑企业通过互联网络相互依存。可以假设这样一个场景：在纽约，在一个只有几个人的公司总部，一张购买汽车的订单输入电脑后，通过国际互联网络向台湾发出车轮的生产日程安排，又向中国大陆的广东发出发动机的生产日程安排……最后统一在新加坡的一家工厂进行组装，再由纽约的公司总部发货。当然，这仅仅是一个电脑化公司的简单缩影，目前世界上许多企业正在变成电脑化企业。

电脑化企业的发展有其深刻的背景。首先，信息技术的蓬勃发展为电脑化企业的发展提供了良好的物质基础。其次，经济发展的日益全球化为电脑化企业的发展提供了需求和广阔的发展空间。在全球化的时代，信息资源成了人类生产资料的第一要素，生产方式日益呈现柔性化，而且市场瞬息万变。这一切都对电脑化企业的发展提出了要求，也提供了可能。更为深刻的背景是，信息化与全球化相互促进，社会生产系统的结构和功能的高度复杂化，使整个社会生产过程的有序进行对信息的依赖性极大。电脑化企业的管理变革走向虚拟，这是电脑化企业最典型的特征。电脑化企业需要从一个能耳闻目睹的有形资源市场，转到一个由信息组成的虚拟市场中进行竞争。对于电脑化企业来说，走向虚拟化有两方面的涵义：①企业组织结构的虚拟化，②网络空间市场的经营和管理。当代的信息技术为企业走向虚拟化提供了完美的物质基础，但企业组织结构的虚拟化并不是简单地投向计算机网络等最新技术，它更需要的是基于这些技术基础上的长远目光、经营战略和创新思维。电脑化企业需要在不同领域以一种新的方式思考问题。

首先，必须要有“电脑化企业”思维。企业家凭借这种思维运作市场。其次，电脑化企业不需要聘用许多人才为其工作，也不需要拥有许多工厂和设备，它可以把自己活动的任何一部分包出去。在这样的企业中，三个人可以经营一个跨国公司，他们凭借的是在瞬息万变的市场中有高人一筹的创意。第二，由于市场所依赖的信息可以随处流动，这使得电脑化企业日益依靠广泛的关系网络，把大量资源联系起来。第三，现代企业管理者必须提高所有员工的知识水准，并且利用浓缩知识的软件支持他们。电脑化企业需要在员工中建立一种知识的基础结构，使得员工能从中汲取知识，而且即需即取，并进而使这些知识得以增强和存储。

从市场的角度来看，电脑化公司所面对的是一个网络空间市场，这是一种建立在信息技术基础之上的新兴市场，不仅包括互联网络，还涵盖有线电视、联机数据等顾客界面从有形变为虚拟的一切东西。在这一市场中，交易的内容已经由信息代替了实物本身，交易的场所和设施则由电脑和通信技术取代了原来的市场。这种网络空间市场的管理，尤其需要创新。机遇、挑战与对策。当今世界，全球化和信息化已是大趋势，从发达国家的经验我们已经看到，各国都非常重视电脑化企业的发展。作为一种具有强大生命力的新兴的企业组织形式，电脑化企业在世界各国尤其是发达国家蓬勃发展。中国的改革开放不断深入，而且正逐步从计划经济向市场经济转轨，这使得中国的经济正逐步与国际接轨。不论是国际还是国内环境都对中国电脑化企业的发展提出了需求，而国内经济的迅猛发展为其发展提供了广阔的生存空间。不过，中国电脑化企业的发展面临诸多挑战，需要采取一系列相应的对策。

首先，挑战来自观念和传统的经营模式。我国需要在工业化的同时实现信息化，面对如此跳跃性的变化，尚未完全树立信息、网络和全球的观念，这种状况表现在我国的各个层面。观念的落后反映在企业，突出的表现就是经营模式落后。因此，观念的更新和企业经营模式的变革是中国电脑化企业发展中亟待解决的一个问题。其次，挑战来自我国的基础信息设施的建设。国内目前Internet 的发展远远不够，用户数目大约只有香港的1/3，比西方发达国家就差得更远了。这其中一个非常重要的原因是高速数据通信的应用没打开，光纤的价格政策存在问题。因此，电脑企业的发展有赖于加快通信设施建设。其三，挑战来自强大的外部压力。发达国家的电脑化企业模式已经有许多年的发展经验和相当的发展规模，而我国的电脑化企业从严格意义上讲才刚刚萌芽，这种幼稚的企业形式迫切需要国家的扶持。第四，挑战来自信息资源。目前我国没有统一的信息管理部门，各产业、行业信息各自为营，商业化服务差，从而阻碍了电脑化企业发展所凭借的信息流通。信息问题中的另外一个突出表现是全国数据库多为文献型的数据库，数据信息短缺。因此，建议由各相关部门相互配合，共同研究信息化问题，并成立专门的信息管理部门。