1.3 会计电算化后的管理

1.3.1 会计电算化后的部门组织管理

1.会计电算化后的工作组织要求

会计电算化后，会计人员的分工和职能有所变化。正确组织会计电算化工作，对于完成会计任务、发挥会计在管理中的作用具有重要的意义。会计电算化总的职能未变，由于会计数据处理工作由计算机完成，会计人员的主要工作是收集会计数据，参与经营管理与经营决策。电算化会计系统是一个人机系统，从使用角度讲，人们要录入数据和进行设备的维护与管理；从软件设计角度讲，要增加软件设计方面的人员。因此，根据会计电算化工作的特点，要做好会计工作，必须根据本单位实际情况建立专门的会计电算化机构或有关岗位从事会计电算化工作，使会计电算化工作得以顺利开展。

对基层单位来说，除了要按国家对会计工作的统一要求来组织会计工作外，还应注意以下要求：

（1）既要考虑会计电算化工作的特点，又要按单位生产经营管理的特点来组织会计工作。对会计电算化人员、会计业务人员的配备，都必须结合本单位业务的特点和经营规模的大小等情况进行合理安排。

（2）对会计机构的设置、会计业务人员和会计电算化人员的配备，应力求精简、合理，节约人力，降低费用。

（3）会计业务人员和会计电算化人员的配备要合理。实现会计电算化后，会计业务人员与会计电算化人员之间的分工比较明确，必须根据实际情况确定会计业务人员和会计电算化人员之间的比例，以达到最佳配备。

2.会计电算化后的部门组织形式

会计电算化部门如何组织应根据各单位的实际情况来设置。大中型企事业单位一般都有信息中心或计算中心，因此，在进行会计电算化工作的组织时要统一考虑。组织过程中要注意两个问题：一是怎样处理与信息中心的关系，二是怎样处理会计部门内部的关系。一般来讲，会计电算化后，会计部门有如下几种组织形式可供选择：

（1）信息中心与会计部门并列的组织形式。

在这种组织形式下，信息中心与会计部门都是独立的部门，行政上是同级的，会计电算化工作仅是单位计算机应用的一项重要内容。电算化会计系统的开发、增值开发与维护都由信息中心负责，一般会计部门设有微机和终端，会计部门只负责会计软件的使用及简单的日常维护。

在这种组织形式下，财会部门内部组织机构是否进行较大的调整，要由计算机的应用程度决定。如果用计算机处理的业务不多，会计部门组织机构一般不进行大的调整，如果会计核算工作基本上由计算机来处理，就有必要调整内部的组织机构，一般不再按手工核算方式设置组织机构，如资金组、材料组等，而主要设置数据采集与数据复核组、数据处理及维护组、会计管理组。数据采集与复核组负责电算化会计系统所需数据的收集、整理工作，并按规定要求填写数据表格供输入使用，完成非电算化部分的业务处理，对输入后的数据进行复核；数据处理及维护组负责会计软件运行的基本维护工作。信息中心负责支持会计部门的工作，帮助进行规划、实施和解决日常的重要技术问题；会计管理组主要负责会计信息的分析、整理、参与决策、参与管理等工作，同时还应负责会计电算化工作的规划和辅助系统分析工作。

这种组织形式有如下优点：有利于单位计算机应用的统一规划和管理。由于在这种组织形式下有专门机构负责计算机应用工作，因此可按单位的总体要求来组织计算机应用工作，避免各部门各自为政、独立开发而造成各部门的信息不能为其他部门利用及不必要的浪费，有利于信息的充分利用。

这种组织形式的主要缺点是由两个部门负责，工作上需要协调，容易受两个单位关系的影响。

（2）信息中心和会计部门电算化组同时存在的组织形式。

在这种组织形式下，单位设有独立的信息中心，在会计部门也设有会计电算化组。会计电算化工作由信息中心和会计部门会计电算化组共同完成，会计电算化组长期从事会计软件的开发、增值开发和维护工作。信息中心负责集中性的开发和与其他系统协调。这种组织形式有以下优点：

① 会计电算化组在会计部门，相关人员在长期从事这项工作后，能成为既懂计算机又懂会计的复合型人才。由于这些人员在会计部门，对业务熟悉，因此能按会计部门的需要进行项目的辅助开发工作和其他工作。会计部门有了自己的增值开发和维护力量，就能免除后顾之忧，更加大胆地开展会计电算化工作，在基本条件具备后即可甩掉手工账。

② 有利于会计电算化工作的组织协调。由于有信息中心参加这项工作，就能从总体上考虑好与其他系统的关系，能在代码、接口、规范、制度等方面实施统一的标准，避免了单独由会计部门自由设定模式的弊端。同时，由于有信息部门的参加，信息部门既充分了解会计电算化的情况，又为其他有关系统的研制或协调运行打下了基础，为企业会计数据同出一门、资源共享提供了条件。

③ 有利于提高人、财、物的利用。会计部门配备较多的会计电算化专业人员是没有必要的，但在初期则需要较多的人参与。在这种情况下，当需要较多的人员时，信息中心的人员可到会计部门参加相关工作。这样综合了两方面的优点，使本单位人、财、物都得到充分利用，是一种较好的模式，凡大中型企、事业单位和有条件的单位都应过渡到这种形式。

3. 单位没有独立的信息中心的组织形式

在这种组织形式下，单位没有独立的信息中心，一般是在会计部门配有专职的维护人员、操作员、录入员运行电算化会计系统。这类单位一般是采用商品化会计软件来建立电算化会计信息系统，达到会计电算化的目的。

对于一些小型企、事业单位，可以采用这种形式。在一些会计人员很少的单位一般采用一人兼几职的方式。

会计电算化工作的组织对每一个单位来说都有自己的特殊情况，还与会计电算化的发展程度有关，所以，应根据每一个阶段的需要来建立相应的机构和组织会计电算化工作，做到既满足会计电算化工作需要，又节省人力、物力。