效率管理∣找到五年前的文件，没难度

//@nikian

今天一个副总给我打电话，略略不好意思地问我，能找到他五年前发给我的一张放到组织架构图上的证件照吗？因为HR居然都找不到。本来HR应该保存所有员工证件照的(制作员工卡/更新员工档案等)。

我一边拿着话筒一边说稍等，很快找到当年准备那个组织架构图的原文件夹，有所有管理层的证件照，马上发给他了。他给我回了一封邮件表示很赞叹，说自己的文档管理不到位。

被表扬了，呵呵一下。

再想到前一阵和总部同事开会，会上我开着电脑，旁边另一公司的同事一看，赞叹道：“你的电脑好干净啊！而且居然还有那么多空间。”我瞄了一眼她的，200G的硬盘已经用了90%了。

还有一件小事。前几天，一个同事头疼地问我，从哪里能找到三年前总经办发的一个邮件形式的临时通知，说已经联系了总经办都找不到。我哈哈一乐，找我啊，最后就帮她找到了。

不自夸地说，这方面自己做得还是不错的。

我记得去年公司5S运动搞得轰轰烈烈的时候，特意强调5S不仅仅是办公室和车间，更多的是我们对于电子文档的清理和整理，包括个人工作电脑和公司各类网上平台的清理和整理。

我一向是没有删除任何工作文档的习惯，文件夹和邮件都是分类整理的，桌面确实会放不少临时文件。凡是临时文件，例如从网上下载下来要附在附件发出去的，都直接从桌面剪贴走，隔一段时间清理一下。对于一些我工作范围外临时加的任务，就按任务名称+日期的命名方式统一放到special task里面，所以副总找我的时候我只要根据日期范围就能找到。

我想说我刚工作的时候也是稀里糊涂的，有一次抱着笔记本和老板开会，老板看到我的桌面之后骂了一顿，说这种工作习惯以后会严重影响工作效率的。整改的过程确实很痛苦，但结果非常受益，后来那个习惯就保留下来了。

我的个人经验就是：

1. 收到的时候，如果是需要保存的文档，多花几秒，做好分类。

2. 保存文档的时候最好带上日期。

3. 命名很重要。曾经一个实习生帮我干活，她所有的表格命名是从book1到book10，看得我头大。每一个文档都是有意义的，好的命名能让你在第一时间知道这是什么内容，什么时候做的。

4. 定期清理很重要，没用的文档及时删掉。

网友讨论：

@nikian

“大大姐”分享了一个文件夹命名用数字排，这个很实用，我也是这么做的，文中没列出来。例如有十个文件夹，从01_开始命名到10_。

@园圈圈

01到10只是数字分开了。我觉得后面肯定要加描述性的文字，否则也不知道01文件夹是什么。我现在比较纠结的是后面的不知道怎么命名，或者大类要怎么分，现在每次找资料都很麻烦，很多时候直接全盘搜索了，哎。

@nikian

一般我是在下划线后面加文件名，01_文件名。

@赛赛

我现在也有这个困扰，回头是有必要好好整下了。

@nikian

嗯，整理的过程略花时间，不过受益无穷。

@妖依依

我是按照类别来分的，类别里再根据一个个项目名字和设备型号来命名的。嘿嘿，十年前的文件也能找到。