第7章 要事第一：排列事情按轻重缓急
【影响你进步的13个坏习惯】1. 拖延成性；2. 表现成癖；3. 不愿倾听；4. 懒于改变；5. 不可取代；6. 取悦他人；7. 文过饰非；8. 斤斤计较；9. 不动脑子；10. 缺少准备；11. 净是幻想；12. 害怕冲突；13. 容易沮丧。
把重要的事放在首位
工作中我们常常是这样的，一会儿要复印，一会儿要接电话，一会要写个报告，报告写了一半又想起有个电话要打……这样琐碎而又繁忙地度过一天又一天，让人几乎崩溃。
由此可见，在工作进行中必须解决的问题实在太多。如果你是老板，有些事情自然可以交代下属去做；如果你是中层领导，也可以适当地让手下分担点儿事情；如果你是最基层的工作人员，那也就意味着所有的事情都需要你自己来做。
博恩·崔西是美国最具影响力的演说家和成功学讲师，他是比尔·盖茨的导师，巴菲特、迈克尔·戴尔和杰克·韦尔奇都听过他的演讲。
博恩·崔西出身贫寒，高中没毕业就辍学了。在他20多岁的时候，一本哲学书上的一句话深深地影响了他：“人是一种善于排列优先顺序的动物。”也正是这句话深刻地改变了他对成功的看法，人们对事情的先后顺序的处理会直接影响到他们的绩效。
“平庸的人往往把那些容易的事情放在最前面，而优秀的人则把那些最重要的、最能带来价值的事情放在前面。所以我们经常看到两个人可能同样忙碌，但因为对事情排列的顺序不同，所以达到的成就也就大不一样了。这就是事情的区别。”博恩·崔西说。
博恩·崔西认为，一个人要想获得高绩效就要先做那些重要而且能带来价值的事情，自然绩效就大大提高了。时间管理，首要就是把时间花在投资报酬率最高的工作上。而一旦开始做，就要专心致志，没有100%完成绝不停止。如果中间停下来好几次，然后又重新开始，会使完成工作的时间增加5倍之多，因为每次都要重新“暖身”。
博恩·崔西每天工作都很忙，但他把自己的家庭生活也照顾得很好。说起自己的经验时，他说：“生活就像踩钢丝绳，你必须每时每刻保持平衡，这确实不是一件容易的事情。家庭是绝对值得你投入时间的，永远不要以工作忙为借口而忽视了你妻子和子女的存在。
“对于我来说，就是上班时间全身心投入，保持很高的绩效，这样我就能准时下班，下班之后就不会把工作带回家了。我在家看书的时候，只要我的妻子和子女走进来，我一定会放下书本，因为对于我来说，他们比书本更重要。”
有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着重要的事，这中间有很大的差别。忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。即使是花同样的时间工作，其一分一秒的价值也完全不同。
按事情的轻重程度优先排序
根据最新的管理理论，我们可以把事情按紧急和重要的不同程度，分为A、B、C、D、E五类：
1. 重要且紧急的事
这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如，老板要你在明天早上10:00以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形、生产前阵痛已经到了每3分钟痛一次。
现在，除非是这些情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性，要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，则现在已经不能再拖延了。在这些情形下，时间管理就不会出什么问题了。
2. 重要但不紧急的事
对这一类工作的注意，可分辨出一个人办事有没有效率。
我们的生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一直拖延下去，而在太多的情形下，我们确实这样拖延着。这些都是我们“永远没有着手”的事情。
这些工作都有一个共同点：尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作或规定期限而使它们成为“紧急”，你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。
3. 紧急但不重要的事
这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来审视，我们就会把它们列入次优先级里面去。
例如，某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情，但是有一个人站在你面前等着你回答，你就接受了他的请求，因为你想不出一个婉拒的回答。然后因为这件事情本身有期限，必须马上去做，于是第二类的优先事情就只好向后移了。
4. 既不紧急也不重要的事
很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉，也使我们有借口把更有益处的第二类工作向后拖延。
如果你发现时间经常被小事情占去了，你就要试着学会克服拖延。
5. 纯属浪费时间的事
不要在上班时间去做那些纯属浪费时间的事，如果你那样做了，势必影响工作的效率。
平时工作中，我们要先做A、B类，然后做C类，少做D类，千万别做E类。方向重于细节，策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事，才是最优化的时间管理、最能节约时间的方法。A、B类事务多了，C、D类事务自然就少了，E类事务就杜绝了。这样你就会越来越有时间，越来越有效率，越来越没问题。
如果你感到每天都在毫无章法地忙于琐事，不妨根据事情的轻重缓急制订出一个计划来。这个计划可以每天早上来制订，先制订一个顺序表，然后再加上一个进度表，实行一段时间之后你就会发现你的工作状况大有改观。
用好“20∶80”法则
二八法则是经济学上的重要法则，全称是“80/20效率法则”。它反映了一种不平衡性，但它在社会、经济及生活中无处不在。只要细心观察，你就会发现以下现象：
（1）20%的产品或20%的客户，为企业赚得约80%的销售额。
（2）20%的罪犯的罪行占所有犯罪行为的80%。
（3）20%的汽车狂人，引起80%的交通事故。
（4）世界上大约80%的资源，是由世界上15%的人口所消耗。
（5）世界财富的80%，为25%的人所拥有。
（6）80%的能源浪费在燃烧上，只有其中的20%可以应用到车辆中，而这20%的投入却回报以100%的产出。
（7）在一个国家的医疗体系中，20%的人口与20%的疾病会消耗80%的医疗资源。
还有很多其他情况也会出现二八法则，例如：你的电脑80%的故障是由20%的原因造成的；你一生使用的80%的文句是用字典里20%的字组成的；在考试中，20%的知识能为你带来80%的分数；同样的道理，你20%的朋友，占据了你80%的与朋友相处的时间……
二八法则可引申为，在任何特定群体中重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则常占多数。因此，从资源配置角度来讲，只要控制重要的少数因子即能控制全局。例如，在一个单位里，20%的人通常代表80%的人的发言权；在销售市场，80%的销售额是20%的商品带来的；在经营上，总是20%的企业控制80%的市场。
在商品营销中，商家往往会认为所有顾客一样重要；所有生意、每一种产品都必须付出相同的努力。二八法则恰恰指出了，在原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间存在这样一种典型的不平衡现象。因此，如果我们遵循二八法则，精确定位，就能达到事半功倍的效果。比如，通用电气公司永远把奖励放在第一，它的薪金和奖励制度非常完善，但只奖励那些完成了高难度工作指标的员工。摩托罗拉认为，在100名员工中前25名是好的，要设法保持他们的热情；后25名差一些，要给他们提供发展的机会。
对于个人，在做事的时候我们同样可以实施这个法则，抓住重点。一个时期只有一个重点，一次只做一件事情。聪明人要学会抓住重点，首先解决重要问题，然后解决次要问题。
用好“20:80”法则，即把精力用在最见成效的地方。
1. 把精力用在最见成效的地方
美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了自己的销售图表，发现他80%的收益来自20%的客户，但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。这样做后，他一个月就赚到了1000美元。穆尔从未放弃这一原则，这使他最终成为了凯利-穆尔油漆公司的主席。
我们不仅要做最重要的事，而且在做事的时候要抓住事情的主要方面去做。
2. 抓住核心问题
秦穆公召见九方皋，派遣他去寻找千里马。三个月之后，九方皋回来了，向秦穆公报告说：“千里马已经找到了，在沙丘那个地方。”秦穆公问他：“是一匹什么样的马呢？”九方皋回答说：“是一匹黄色的母马。”秦穆公派人去看，结果是一匹公马，而且是黑色的。秦穆公非常不高兴，“连马的颜色和雌雄都分辨不出来，又怎么能知道是不是千里马呢？”伯乐听说此事，长叹一声说道：“九方皋相马的本领竟然高到了这种程度！这正是他超过我的原因啊！他抓住了千里马的主要特征，而忽略了它的表面现象；注意到了它的本领，而忘记了它的外表。他看到应该看到的，而没有看到不必要看到的；他观察到了所要观察的，而放弃了所不必观察的。像九方皋这样相马的人，才真的达到了最高的境界！”那匹马，果然是天下难得的千里马。
一个人对于某事犹豫不决时会感到迷惑或彷徨。这时候，如能针对自己的目的，抓住核心问题来研究，就可以抓住事情的本质而不致出错。
做要事而不是做急事
做要事而不是做急事的观念非常重要，但它常常容易被我们忽略。
一般而言，我们每天都必须处理许多事务，但是大多数人的习惯都是，可以先通过处理好最次要的事情来实现自我激励，然后用饱满的热情再去解决最重要的工作。遗憾的是，事实并非如此。我们经过一天大量的工作，大都已经筋疲力尽、疲惫不堪，几乎没有更多的精力来考虑最重要的事务，并且所剩的时间也不会很多，因此，想要把它做好，真的很难。如果从我们自己的内心开始分析，这样做的根本原因是因为人都有严重的畏难情绪，会无意识地回避最重要的工作。
一家成功企业在举行管理人才招聘会时给应聘者出了一道题：在一个暴风雨的晚上，你开着一辆车，经过一个车站。有三个人正在等公共汽车：一个是快要死的老人，十分可怜；一个是曾救过你命的医生，是大恩人，你做梦都想报答他；还有一个女人/男人，她/他是那种你做梦都想娶/嫁的人，也许错过今生就没有了。但你的车只能坐一个人，你会如何选择？并用最充分的理由，将主考官说服。
参加应聘的人们提出了各不相同的答案，因为每一个回答都有他自己的道理。
有人说：老人快要死了，应该先救他。然而，主考官会反驳每个老人最后都只能把死作为他们的终点站。
有人说：先让那个医生上车，因为他救过你，这是个好机会报答他。同样，主考官反驳道：你可以在将来某个时候去报答他。
也有人说：我要把握机会，接近我心爱的人，因为一旦错过，可能永远不会再遇到一个让我这么心动的人了。主考官更加激烈地反驳道：人要相信缘分，是你的永远是你的……
大厅里，前来应聘的200人中，只有一个人被雇用了，他认为世界上没有什么东西能比生命更重要的了。他说了以下的话：“给医生车钥匙，让他带着老人去医院，而我则留下来陪我的梦中情人一起等公车！”
这道有点智力测验风味的考题，把大多数应聘者推向了一个进退两难的绝境。其实，我们的工作环境何尝不是这样的呢？在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，有几个管理者能清楚地知道到底哪些事项应先着手处理，哪些事项应延后处理，甚至不处理呢？
会做事的人在处理这些问题时，往往会一针见血地指出：应按事情的“重要程度”安排行事，判断事情的轻重缓急应该根据“现在做的，是否有利于更接近目标”这一原则来进行。这里所说的“重要程度”，是指一件事情对实现组织目标的贡献大小。也就是说一件事情，如果它对实现组织目标的贡献越大，那么这件事情就越是重要，它越是应该拥有优先处理的特权；如果一件事情，对实现组织目标毫无意义时，那么它就是一件极不重要的事情，理智的人只会将它推迟延后处理。
在分清楚什么是“重要的事”之后，如何“把第一位的事放在第一位”就是最重要的事情了。
要想成为一名高效的做事者，就必须克服自己以往的心理习惯，在开始每一项工作时首先让自己明白哪件事情是最重要的，哪件事情是最应该也是最值得花费最大精力去重点完成的，培养自己每天首先处理最重要工作的良好习惯。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。见面时，艾维·利说自己完全有能力帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。
艾维·利说他可以在10分钟内，将一样能使对方钢铁公司业绩提高至少50%的东西交给舒瓦普。接着他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上依次按重要性写下你明天要做的6件大事。”大约5分钟后，艾维·利说：“现在你需要做的只是把这张纸放进口袋直到明天早上，明天你做的第一件事情就是把这张纸条拿出来，不要看其他的，只做第一项，然后用同样的方法做第二件事、第三件事……直到你下班为止。即使你可能用一天的时间只做完了第一件事情，那么也不要紧。因为你已经完成了最重要的事情。”
几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一封信，同时寄来了一张25万美元的支票。他在信中说，和艾维·利的会谈是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年鲜为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，在艾维·利的提示下，舒瓦普赚得了整整一亿美元。
我们做事的时候很容易犯这样的错误：用各种重要性依次递减的方法，把一天的时间表安排得满满当当的，以至于根本不可能抽出一点“机动时间”去处理工作中可能会出现的各类突发事件。如果一旦有始料不及的意外出现，我们就不得不放弃计划中的重要工作，来应付处理这些突发事件，那么，理所当然今日没来得及完成的工作就势必加进明日的工作表中。事实上，工作不是一次性的百米冲刺，而是一场持久的马拉松赛，给自己如此不断地加压，管理者一定坚持不了多久。因此，即使是没有突发事件的发生，管理者也应当每天留些灵活的“机动时间”，因为你也可利用这些时间去很好地处理一些较次要的问题；或与下属沟通、联络一下感情；也可休息一会，回想一下一天工作中的得失等。这样，管理者不仅可以从容地完成既定的任务，而且可以从容地面对明天的挑战。
花点心思去确定事情的重要程度，有助于我们养成良好的办事习惯。
一流的人做一流的事
有一次，一只鼬鼠向狮子挑战，要同它决一雌雄。狮子果断地拒绝了。“怎么，”鼬鼠说，“你害怕吗？”
“非常害怕，”狮子说，“如果答应你，你就可以得到曾与狮子比武的殊荣；而我呢，以后所有的动物都会耻笑我竟和鼬鼠打架。”
和老鼠比赛的麻烦在于即使赢了，你仍然等同于一只老鼠的能力和水平。对于同低层次人的交往和较量，大人物是不屑一顾的。
在斗争中尤其如此。如果你与一个不是同一重量级的人争执不休，就会浪费掉自己的很多资源，降低人们对你的期望，并无意中提升了对方的层次。
同样的，一个人对琐事的兴趣越大，对大事的兴趣就会越小；而非做不可的事越少，越少遭遇到真正问题，人们就越关心琐事。这就如同下棋一样，和不如自己的人下棋会很轻松，你也很容易获胜，但棋艺永远长进不了，而且这样的棋下多了棋艺反而会越来越差，所以好棋手宁可少下棋，也尽量不和不如自己的人较量。和低手较量越多，自己越臭。
本尼斯说过：“纯管理人也许能把事情做对，但是真正的领导人重视的是做正确的事情。”现代人的一大问题是开始太随意，注意力分散，分不清轻重缓急，也不善于区分大小。如果碰巧能力又强，即使错误的事情也能做得很好。不利的局面也都能扭转，这样就会无谓地耗费很多的时间和感情。
“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷的人，但他们对那些较重要的事务却总是做不到无动于衷。那些太专注于小事的人通常会变得对大事无能。”抓住大事，小事自会照顾好自己。一流人物大都具备无视“小”（人物、是非）的能力。在你往前奔跑时，你不可以对路边的蚂蚁、水边的青蛙太在意的——当然有毒蛇拦路是不行的。“如果要先搬掉所有的障碍才行动。那就什么事也做不成。”
许多人整天忙着处理琐碎的事情，总是抱怨腾不出时间做正经事。其实他们的潜意识在逃避做正经事，因为做大事是需要想象力、判断力、勇气和自信的。
第一流的人做第一流的事。第一流的人可以像凡夫俗子一样浪费时间，他要以并不长的生命完成许多一流的事。如果一个人过于努力想把所有的事情都做好，那么他就不会把最重要的事情做好。
威廉·詹姆士说过：“明智的艺术就是清醒地知道该忽略什么的艺术。”不要被不重要的人和事过多打扰，因为“成功的秘诀就是抓住目标不放”。
温瑞安说过：“真正的高手会把精、气、神集中于一处。”而在生活中，集中精力更是一种明智之举。因为在一定时期内，一个人的资源和能量是有限的，你无法同时做好数件同等重要、难度又都很大的事情。而琐事也同样会占据你的空间，消磨你的意志。
世界的开放性和信息量的倍增给集体选择和个人的发展提供了机会，但也带来了大量的精神涣散和疲劳。选择像一条河流，它变得越宽，就有越多的人淹死在里面。人们需要越来越强的游泳技巧，需要游向正确的方向，因为你不可能就这么游下去。
不值得做的事，会让你误以为自己完成了某些事情。你消耗了大量时间和精力，得到的可能仅仅是一丝自我安慰和虚幻的满足感。当梦醒后，你会发现该做的事一件都没有做，而自己已疲惫不堪。
“一项活动的单纯规律性会逐渐演变成为必然性”。一段时间之后，人们会说：“我们不应该让它消失，我们已经做了这么久。”这就像有的人明明不喜欢自己的恋人，却还是要在一起，因为在一起很久了，习惯让人不愿意再做别的选择。但最终，一个人要为自己做了不值得做的事付出代价，这件事情越大，代价就越大。
500强工作法：制作一张待办事项表
在生活中，常常可以看到两类人。一类人，看似非常忙碌，每天都是一副风风火火的样子。无论是谁找他们谈话，他们只会拿出两三分钟来，还时不时地看手表，以表示他们很忙，请勿打搅。但是这类人的业绩并不与付出成正比。另一类人却恰恰相反，这类人每天看上去都很潇洒、悠闲，似乎没有用心工作，无论有什么难事、工作找他们谈，他们都是和和气气、彬彬有礼。而且这类人的办公室和他们自身一样整洁干净、有条不紊，更重要的是，这类人的业绩也比其他人要好。
为什么会出现这种现象？仔细探究就会发现：第一类人虽然很忙碌，一副天下第一大忙人的样子，可是这类人忙得或许有目的，也有重点，却往往没有顺序、没有计划，做起事来毫无章法可言，常常为一些杂乱的、意外发生的事情所阻碍。而第二类人却不一样，这类人做事很有章法，工作安排得很有条理、很有秩序；他们知道什么时间该做什么、不该做什么，那些意外发生的事情也不能打乱他们的顺序。这类人大多有一个共同特点：在他们的身上或者办公室可以发现一本写满字的台历或者待办事项。原来，他们工作出色、效率高的奥秘就在这张表上。
给自己制作一张待办事项表，按照事情的轻重缓急、工作重点以及自己的精力特点等，把自己这一天或者这星期要做的事情写在这张表上。将最紧急、最重要的重点事情安排在自己精力最旺盛的时刻，在精力不足时做一些不紧急不重要的事情。每次做完一件事情后在待办事项表的旁边打上一个叉。而这张表不需要很复杂，只是简简单单的一张纸，把要做的事情按顺序写好、列出条目，清晰可辨即可。这个表的制作非常简单，只要按照下面的方法来做就行。
（1）不要随便在每天找几分钟或者一周偶尔几次列出清单，必须在每天早上或者工作结束时（最好睡觉前）列出清单，因为大脑会在睡眠时潜意识地思考这些事情，这种潜意识地思考对完成这些事情的帮助是很大的。
（2）注意不要今天写三项明天写五项，或者今天写了明天就不写了，要每天坚持写，这其实是在促使人们养成良好的习惯。
（3）不要随便写几件事，不要少写但也不要多写，这些事一定要是最重要的，而且需要认清：哪件事是最重要、最优先要做的。很多人在制作待办事项表的时候把很多事情一股脑地堆进去，结果罗列了一大堆看似有条理而其实完全没有条理的事情。
（4）不必将这表上的所有事情都做完，只要能完成一大部分就很不错了，这样对于第二天的安排也有了一个大概的了解。
（5）第二天的工作安排要以这个待办事项表里列出来的内容为基础，这一点很重要。
一个待办事项表的执行是非常简单的，有了这个待办事项表就可以将全天的事情做个大概的规划。而一个好的、实用的待办事项表，还应该具有以下特点：
第一，符合自己的特点。待办事项表一定要自己制作，因为每个人的特点不同，事情的重要性也不同，别人为自己制作的待办事项表只表示他人的观点，是否适合自己那就只能按照自己的特点为自己量身制作，不要觉得麻烦。
第二，表里的事情一定要有时间规定。对于事情的完成期限一定要有明确的规定，不然很难完成。人都是有惰性的，没有时间限制就会无限地拖下去，等到检查工作时就会发现一切都晚了。规定的时间可以是一天，也可以是一个星期，甚至可以具体到几时几分，总之，要有时间限制，而且具体一点更好。
第三，表里的事项一定是可以完成的。制作这个表格不是为了好看，而是为了激励自己做事，为了使自己的工作井然有序而不至于手忙脚乱。表格里列的事情一定是要自己能够完的，而且是在规定时间内可以完成的。如果是不能完成的话，很容易打击自己的信心，而使待办表失去作用。
第四，目标一定要清楚，价值要清晰。如果没有目标，人们就不知道要做到怎样的程度，如果价值不清晰，那么人们就不知道为什么要做，从而丧失动机。而这个目标不能是低于自己能力的，或者是超出自己能力范围的，一定要适当，即跳一跳就能够得到的。
第五，在精力最好时安排最重要的事情。精力最好时效率会最高，这个时候做最重要的事情，就更容易完成，也会收到更好的效果。
美国财协的前顾问路易斯·沃科在接受一位记者采访时说过这样一段话：“模糊的目标是致使人不能成功的最终原因。比如，有一个人，他说他希望有朝一日能够拥有一栋房子，那这就是个模糊的目标，因为“有朝一日”不具体，到底是哪一天呢？“有一栋房子”也不具体，因为没表述清楚这房子是什么样子的？值多少钱？这个人对这些都不清楚，不具体，这当然无法让自己去具体实现自己的目标，只停留在空想阶段。但是，如果这个人说他的目标是在三年后拥有一栋价值100万美元的房子，而且这个人还考虑了三年内些货膨胀等因素，计划每月存多少钱。有了这些具体明确的目标，那就可以说，三年后这个人实现自己目标的可能性将是99%。”
只有有了具体的目标才可以看到前进的道路，因为只有具体的目标才会使人们积极行动起来。
有这个待办事项表，就可以激励人们的行动，使事情有条不紊地进行，节省更多的时间，提高工作效率。而且，将自己要做的工作列在表上，也是对自己的一种承诺，人无信则不立。既然是自己写下的，那就要信守自己的承诺，这也是历练一个人品质的方法。
当然，对于刚开始应用待办表的人来说，制作和实施或许会比较难，但是凡事都有个过程，需要经过反复训练才能成功。习惯的养成要花一定的时间，不要期望一次就能做到圆满，需要一次次的尝试，在摸索中前进。