1.6
企业的建账流程

1.6.1　手工建账

新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置账簿，即平常所说的“建账”。设置的账簿要符合企业生产经营规模和经济业务的特点。

1.选择账簿

不同企业单位所需用的账簿是不尽相同的。但不管账簿的格式如何，从其所起的作用看，大致可分为序时账簿、分类账簿与备查账簿。

（1）序时账簿。

序时账簿亦称日记账，是按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。一般用于库存现金和银行存款账户，如图1-9所示。

1-9（2）分类账簿。

分类账簿包括总分类账簿和明细分类账簿。

①总分类账簿是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿，又称“总分类账”，简称“总账”。总分类账的账页格式，一般采用“借方”“贷方”“余额”三栏式。如图1-10所示。

②明细分类账簿也称明细分类账，简称明细账。根据二级会计科目或明细子目开设账页、明细登记某一类经济业务的账簿，明细分类账簿是根据企业单位经营管理的需要由企业单位自主设置。一般说来，企业对各种财产物资、费用成本和收入成果、债权债务等往来款项，都应在有关总账科目下设置明细分类账，进行明细分类核算。按其账页格式，明细账一般分为三栏式明细分类账簿、数量金额式明细分类账簿和多栏式明细分类账簿三种。

a.三栏式明细账。三栏式明细分类账簿的格式与三栏式总分类账簿的格式基本相同，设有“借、贷、余”三个基本栏次，适用于只需要进行金额核算，不需要进行数量核算的结算类科目的明细分类核算。例如对“应收账款”“应收票据”“预收账款”“应付账款”“预付账款”等总账科目的明细分类核算，就可采用三栏式明细账进行。如图1-11所示。

b.数量金额式明细账。数量金额式明细分类账，一般在“收入、发出、结存”栏目下还分别设有“数量、单价、金额”等专栏，用来登记财产物资的收入、发出和结存的数量和金额。例如，对“原材料”“产成品”“固定资产”等总账科目的明细分类核算，可采用数量金额式明细账。如图1-12所示。

c.多栏式明细账。多栏式明细账适用于那些要求对金额进行分析的有关费用成本、收入成果类科目的明细分类核算。例如，对“主营业务收入”“管理费用”“销售费用”“生产成本”等总账科目的明细核算，可采用多栏式。

总分类账簿和明细分类账簿虽然各有其登记的特点，但就其在核算上的作用来说，它们是相互补充的。

（3）备查账簿。

备查账簿亦称备查簿、备查登记簿或辅助账簿。备查账簿属于辅助性账簿，它可以为经营管理提供参考资料，如委托加工材料登记簿、租入固定资产登记簿等。

（4）可跨年使用的账簿。

①卡片式账簿。例如固定资产卡片等。

②数量金额式明细账。例如，仓库保管员登记的数量金额式材料明细账、库存商品明细账等。

③备查账。例如租入固定资产备查账，受托加工材料物资备查账等。这些账簿主要记录跨年租赁业务或受托加工业务的会计信息，为便于管理，该类账簿可以连续使用。

④债权债务明细账（也称为往来明细账）。一些单位债权债务较多，如果更换一次新账，抄写一遍的工作量较大，可以跨年使用，不必每年更换。但是，如果债权债务尚未结算的部分较少，单位应及时将未结算的债权债务转入下年新设“债权债务明细账”中。

2.启用账簿

在账簿的“账簿启用登记表”上，写明单位名称、账簿名称、册数、起止页数、启用日期以及记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。如图1-13所示。

1.6.2　电算化建账

电算化下的建账工作，主要就是进行会计科目设置，就是将企业会计核算中所使用的会计科目逐一按系统要求描述给系统。

1.预设会计科目

会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，大部分通用财务软件中已预设了一级会计科目，有的甚至还根据《企业会计制度》的规定，预设了少量二级科目，用户一般只需要结合本单位实际进一步设定其他低级科目。

以用友EPR-U8为例（下同），在创建账套时，在核算类型设置中，通过选择行业性质，可以对会计科目进行预设。选择行业类型如图1-14所示。

在行业性质中如果选择新会计制度科目，选择后生成科目编码为4位、科目名称为新会计制度下的预设会计科目，如图1-15所示。如果选择房地产企业、工业企业、商品流通、旅游饮食、施工企业、行政等行业类型，则按分行业会计制度生成科目编码为3位、科目名称为非新会计制度下的预设会计科目。

2.科目编码级次维护

科目编码是在软件系统中为会计科目确定的统一并唯一的编码。系统设定了科目编码最大限制为9级15位，即最多设置9级科目，9级科目的编码长度之和不能超过15位，且任何一级的最大长度都不得超过9位编码。

在系统中可以利用设置科目编码级次，设定会计科目分级，每级的科目编码有位数，步骤如下（图1-16）。

（1）利用账套管理员身份登录企业门户后，打开【基础信息】菜单。

（2）双击【基本信息】，打开基本信息窗口。

（3）双击【编码方案】，打开分类编码方案窗口。

（4）按照要求修改科目编码级次。

（5）单击【确认】按钮，保存退出。

3.会计科目的维护

在我国境内，各企业间为了保证会计核算指标口径一致，便于按部门、行业、地区乃至全国范围内进行汇总，所以对于总分类科目，财政部都做了统一规定，规定了统一的科目代号、名称和核算内容。任何企业都要根据本企业的特点选择使用统一的会计科目。

（1）启动会计科目维护。

打开【设置】→【会计科目】菜单，进入“会计科目”窗口，如图1-17所示。

（2）新增会计科目。

新增会计科目的步骤，如图1-18所示。

①在会计科目设置界面中，单击【增加】按钮，打开“会计科目_新增”对话窗口。

②在对应内容中输入科目编码、科目名称等内容。

③单击【确定】按钮保存。

（3）修改会计科目。

当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除涉及该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。

如将“1002银行存款”修改为有“日记账”“银行账”辅助核算的科目，操作步骤如图1-19所示。

①在会计科目设置界面中，单击选中“1002银行存款”科目。

②单击【修改】按钮（或双击该会计科目），进入“会计科目_修改”对话窗口。

③单击【修改】按钮后，单击【日记账】、【银行账】选择框。

④单击【确定】按钮。

在修改后，如果要继续修改，可以单击【第一页】、【前页】、【后页】、【最后页】按钮，找到下一个需要修改的会计科目，单击【修改】按钮继续修改。否则单击【返回】按钮，退出修改对话窗口。

（4）删除会计科目。

如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合本企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。

4.录入期初余额

（1）总账科目期初余额的录入。

在初次使用账务处理系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入系统，如果是年中启用账务处理系统，应先将各账户此时的余额和年初时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入账务处理系统，系统将自动计算年初余额；如果企业时在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。

【例1-1】 录入“银行存款”科目期初借方3500000元，操作步骤如下（图1-20）。

①在“系统菜单”中，单击【设置】下的【期初余额】菜单。

②在“银行存款”科目所在行期初余额中输入“3500000”。

③录入后单击【退出】按钮。

在录入期初余额过程中，如果发现某个会计科目有错误，应在未录入余额的情况下，回到会计科目的功能中去修改；如果期初余额录入错误，可以在记账前直接修改。

（2）辅助账期初余额的录入

在录入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，系统会自动为该科目开设辅助账页，其余额不能直接输入。

5.调整余额方向

一般情况下，系统默认资产类科目余额方向为借方，负债及所有者权益类科目余额方向为贷方，但是实际工作中也有一部分会计科目与原有的系统设置的余额方向不相一致，并且没有在建立会计科目时对其进行相应的调整，在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时，如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时，可以利用余额方向调整功能将其余额方向调整为正确方向。

【例1-2】 将“累计折旧”的科目余额的方向由“借”调整为“贷”，操作步骤如图1-21所示。

（1）在“期初余额录入”界面下，“累计折旧”还未输入余额时，单击“累计折旧”所在行；

（2）单击【方向】按钮；

（3）“调整余额方向”提示对话框中，单击“是”。

6.试算平衡

期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产=负债+所有者权益”的静态平衡公式进行试算平衡，即进行期初余额平衡校验。

校验工作有计算机自动完成，校验完成后系统会自动生成一个校验结果报告，如果试算结果不平衡，则应依次逐项进行检查、更正后，再次进行试算平衡，直至平衡为止。系统约定，期初余额不平衡可以进行日常业务处理中填制凭证的操作，但是不能记账。

【例1-3】 对录入的期初余额进行试算平衡，操作步骤如图1-22所示。

（1）在“期初余额录入”界面下，单击【试算】按钮；

（2）系统显示“期初试算平衡表”，选择【打印】或【确定】。