第二章 留学文书写作方法

第一节 简历的写法

申请国外院校入学和奖学金资助，个人简历是必不可少的材料。简历的目的是让对方清晰地了解申请者的全面情况，应力求在真实、全面、简明的基础上准确地反映自己受教育情况和工作经历，特别是近年来的工作方向、研究兴趣及成果。

留学简历是用简洁准确的语言，层次分明地概括申请者的有关信息，从而让招生老师在短时间内对申请者有一个全面的了解。很多人认为简历是最容易写的申请材料，但实际上要做到在一到两页的篇幅里简单明了地展示申请者的教育背景、工作经历、研究能力等情况，其实并不容易，需要下一番功夫。同时，英文的简历在格式与内容上与中文简历有很多不同之处，这些都是申请者应该了解和掌握的。

按照英美国家的简历特点，合格的留学申请简历应该包括个人信息、申请目标、教育背景、工作经历、课外活动、所获奖励、出版物、个人技能和兴趣爱好等九个部分。

一、个人信息

包括姓名、出生日期、联系地址、联系电话、电子邮箱等项目。

1．姓名

应该用汉语拼音，无论你选择按中文习惯把姓放在前面，还是按照西方习惯把姓放在后面，都是可以的。但应该注意无论是参加TOEFL及GRE考试，还是在填写各种申请表格，姓名顺序要保持一致，否则招生老师会认为是两个人而把申请材料分在两个档案，引起不必要的麻烦。同时，姓名拼写要与护照上的英文姓名一致。为避免西方人混淆姓与名，最好的方法是把姓的所有字母都大写（capital letters），而名仅首字母大写。需要特别指出的是，简历不需要标题，用自己的姓名作为标题是最好的办法。很多人把“Resume”或“Curriculum Vitae”作为标题，其实完全是画蛇添足，因为简历的特殊格式，任何读者都不会弄错。用姓名当作简历的标题，这样既可以加深读者对自己姓名的印象，也可以表明自己的自信心。每个人的名字都是自己的“品牌”，需要摆在最显眼的位置。

2．出生日期

要注意英美两国在日期写法上有所不同。例如2009年10月1日，英国表述方法是1st Oct.2009，而美国的表述方法是Oct.1,2009。申请英国的学校，应该用英国的表述方法，申请美国的学校，则应该用美国的表述方法。

3．联系地址

这是非常重要的资料，学校在发放录取通知书和寄送相关资料时需要使用该地址。地址可以留学校的地址，也可以留你家庭的通讯地址。不过根据经验，留学校的地址较为可靠，因为邮局非常熟悉这些英文，差错率非常低。如果你住在小巷小街，推荐你还是留学校地址比较安全。如果你需要留下非学校的其他地址，建议不要翻译地址，而是直接使用拼音，因为这是最安全的办法。许多跨国公司在要求国内客户登记通讯地址时，明确要求登记拼音地址而非英文地址。比如你的地址是北京市东直门外大街120号东方小区8栋101，邮编100120，你可以写成8Dong-101, Dongfang Xiaoqu, Xizhimengwai Dajie 120#, Beijing 100120, P.R.China。这样邮局在分拣外文邮件时，工作人员会很快翻译出拼音地址代表的中文意思。如果你不放心，可以拨打当地的邮政电话咨询。这种用拼音的方法特别推荐那些在中小城市居住的人使用，特别是地址非常复杂古怪的人士，这样能大大降低信件投递的差错率。如果你不用拼音，而是绞尽脑汁地翻译成英文地址，反而可能会造成困扰，比如上面的“东方”可以被不同的人翻译成“Eastern”或者“Oriental”。

4．联系电话

在需要电话面试时候会用到，可以留固定电话也可以留手机号。要注意的是，为方便对方，应该在电话前加区号和国家号，用短横线隔开，城市区号前的“0”应该去掉。例如，北京的座机62222222，应该写为0086-10-62222222，而手机13522222222，则应该写为0086-13522222222。

5．电子邮箱

在招生老师需要你补交材料或通知电话面试时间等情况时使用，因此要确保留的电子邮箱能够接受国外的邮件，并不会有乱码现象发生。如果使用免费邮箱，首推Gmail或者Yahoo。Hotmail由于垃圾邮件过滤功能经常失误而造成正常的英文邮件被错误贴上垃圾邮件的标签，并自动在几天后删除，所以使用要慎重。

二、申请目标

写明申请系所及专业的名称，如果要申请奖学金，也应该特别说明是哪一种奖学金。

三、教育背景

这是招生老师最为关注的内容，因此不同于找工作的简历，留学申请的简历一定要把这个部分放在工作经历前面。当然对于像MBA这样看重工作经历的专业，以及那些工作多年而学习经历乏善可陈的申请者来说，可以把工作经历放在前面，以突出申请者的丰富工作经验。教育背景应该包括毕业学校名称、在校起止时间、所学专业、所获学位、在校期间的GPA、在班级的成绩排名等内容。为了美观，可以把学校名称和在校时间用黑体单列一行，其他信息用普通字体列在这一行下方，写完一个学校后，空一行再写下一个学校。与中文简历不同的是，英文简历的各个项目都按倒时间顺序排列，即最近的教育经历放在最前面。如果是申请硕士或博士学位，从大学开始写即可，不必写中学和小学。如果申请本科，则应该写中学和小学。对于转换专业的申请者来说，可以在原专业学习里找出与未来专业相关的课程，包括与未来专业相关的选修或旁听课程，详细列举出这些课程名称和成绩表现，以弥补教育背景的缺陷。

四、工作经历

应该包括公司名称、工作起止时间、工作岗位、主要职责与成就等内容。如果公司是世界知名的大公司，只要写出公司名字即可。如果公司在国际知名度不高，就需要用一两句话简单介绍下公司从事的业务、规模、行业地位等情况。由于公司名称和工作起止时间是最重要的信息，因此应该用黑体单列一行，其他信息可以用项目符号（bullet points）列在下面，这样显得美观整齐，也符合外国人的简历特点。语言要简洁，用最精炼概括的文字表达最重要的信息。应该尽可能展示出自己的亮点，可以使用“三个重要”原则，从“重要的公司”, “重要的岗位”和“重要的个人能力”这三个方面来展现自身的价值。主语可以省略，多使用强力词汇，尤其是动词来突出强调申请者的能力和业绩。同时，应该注意根据不同学校和不同专业的特点，适当调整各项目的详略程度。学校感兴趣、与专业相关性强的内容要多说，与专业相关性弱的内容要少说。对于一些看似与申请专业无关的工作经历，应该深度挖掘可能对未来学习有所帮助的通用技能（transferable skills），进行强调说明。对于理工科学生来说，可以把大学期间从事的科研经历写进来，虽然没有拿工资，但实验室技能对录取和奖学金也起到至关重要的作用。

五、课外活动

主要列举申请者参与或组织过的各种课外活动，如学生会、运动会、公益活动等。写这些活动的主要目的是展现个人素质的全面发展，以及个人对集体和社会的责任感。西方人非常注重培养学生的团队意识，特别是商科院校有很多课程的作业是需要团队共同完成的。因此申请者应该尽可能挖掘自己在各种课外活动中发挥的作用和扮演的角色，展现自身的团队精神和出色的领导、组织与沟通能力。同时，西方很多高级知识分子出于宗教等原因，非常热衷于公益活动，有很强的社会责任感。因此，如果申请者能够列举一些自己参与的志愿者、救灾、捐助等慈善公益性活动，可以引起招生老师的情感认同和共鸣。行文体例与工作经历相似，要有起止日期、在活动中所起的作用、担负的职责、收获和体会。按倒时间顺序排列，也要注意详略得当，重点突出，无关紧要和平淡无奇的活动经历都要删除。

六、所获奖励

列举在大学期间和工作中获得的各种奖励和荣誉。对于与申请专业相关性强的重要奖项，可以简要说明其分量和获奖学生比例。如果中学时有与申请专业相关性强的突出奖项，应该也写进去。

七、出版物

申请者如果曾在一些国际知名刊物上发表过文章，或出版过与专业相关的书籍，一定会使自己实力大增。个人的论文、著作和研究成果要分门别类列出，并一定要与个人专业经历相一致。所列著作要注明名称、出版年月、出版单位。所列论文要注明论文题目、刊载的杂志或期刊名称、期号、语种；对于在学术会议上发表的文章还要注明学术会议的名称、召开的时间和地点等等。如果其中有被外国学者评论过的，最好附上刊载评论文章的杂志名称及时间。

八、个人技能

这一项不用文字太多。就把专业的技能列出来就可以了。但是要注意在专业技能的掌握上应该把跟你申请有关的专业技能放到最前面。比如你是申请计算机专业的，那你在写技能的时候就应该把“熟练掌握C++”放在前面说，把“钢琴过九级”放在最后说。英语技能也要重点强调，不仅要列举各种留学语言考试的成绩，还要列举考试时间和口语、听力、阅读等各单项成绩。针对不同专业需要，计算机技能除了要包括常用的办公软件外，还要有图像处理、统计等专业软件。

九、兴趣爱好

包括各种球类、棋牌、音乐、读书、旅游等，不用列举很多爱好。如果有些特殊的爱好，如登山、探险、滑翔伞、赛车等极限运动，应该重点介绍。因为这不仅可以展示出你的独特之处，还能展现你不畏艰险、勇于面对挑战的性格。西方人一般都崇尚创新与冒险精神，对于企业管理、商务或投资等商科专业，尤其看重这种精神，如果有极限运动的爱好，往往能够起到意想不到的效果。

总而言之，简历的写作要奉行以下几点原则：

（1）语言一定要简洁；

（2）各个条目按倒时间顺序排列；

（3）避免出现很长的段落；

（4）尽量把你的所有经历都写进去；

（5）不要忽略简历的外表；

（6）删掉多余的东西，尤其是细节上的缀余。