2.4 培训需求调查方法

有了数据来源和依据，就要确定采用何种方法才能获得培训需求的数据。

培训需求分析是企业培训的出发点，也是最重要的一项工作。如果需求分析不准确，就会让接下来的培训工作偏离轨道甚至使所有培训成为无用功，浪费企业的人力、物力和财力，却收不到应有的效果。

企业要进行有效的需求分析，就必须采取合适的方法和工具。培训需求调查中最常用的调查分析方法有：问卷调查法、现场访谈法、行为观察法、集体研讨法等。

调查方法1：问卷调查法

问卷调查法是最普遍也是最有效的收集资料和数据的方法。一般由培训部门设计一系列与培训需求相关的问题，以问卷的形式发放给培训对象，待培训对象填写之后再收回进行分析，获取培训需求的信息和数据。

（1）问卷调查法主要步骤

问卷调查法进行培训需求分析可以遵循以下五个步骤：

＜第①步＞：制订调查计划

●特别是要明确调查目标及任务，及早和公司各级领导沟通获得他们工作上的支持。

●一般而言，每年年底人力资源部都要对下年度培训需求做调研。

＜第②步＞：编制问卷

●培训需求调查问卷（或问卷调查表）是问卷调查分析法的基本工具，通常采用选择题和问答题两种形式。

●调查问卷要列出所需了解的事项清单并且需要将列出的事项转化为问题，此外要特别考虑的是设计好调查问题的针对性和有效性。

培训需求调查问卷设计可采用的类型参考如下：

表2-1 培训需求调查问卷类型参考

方式1：最简单的调查表方式

最简单的调查表方式就是让员工直接填写调查需求，人力资源部再汇总提炼。关于培训需求调查表如表2-2所示：

表2-2 员工培训需求调查表

上述调查形式的好处是简单，员工可以尽情发挥填写内容，缺点是规范性差，不容易统计汇总需求信息、信息归纳提炼成本高。

方式2：详细的调查问卷方式

详细的调查问卷首先要做的是调研信息的标准化处理，员工可以单选或多选，这样有利于后续统计分析。

培训需求调查问卷

请您仔细地阅读问卷的每一个问题，并把您个人的意见标在问题后相应的答案上。

小贴士

在设计调研问卷的问题时应该注意：

（1）问题尽可能简化避免引起歧义；

（2）问题回答勾选要简单不要过于复杂；

（3）题目设计要简单容易选择。

＜第③步＞：下发问卷

人力资源部通过全员电子邮件（或者打印问卷下发）等方式将调查问卷下发给员工，要求限期提交反馈。

关于调查问卷下发电子邮件的参考格式如下：

人力资源培训需求调查问卷（范例）

尊敬的各位同人：

大家好！

为了对公司人力资源20××年度培训计划提供科学的调研依据，特实施本次调查。

本次调查所涉及的调查问题，请您实事求是填写，您所选的结果本身没有对错或好坏之分，您所填写内容的真实性和完整性将对公司培训提供重要的参考依据。

这份调查问卷填写将占用您非常宝贵的时间，我们诚恳地请大家能够认真、详细地填写问卷，您的填写内容仅作为统计和分析的依据，我们将以严谨的职业态度承诺对您所答问卷严格保密。

本次调查问卷反馈截止日期：20××年×月×日之前。

衷心感谢您的积极参与！

人力资源部

20××年××月××日

＜第④步＞：回收调查问卷

●调查问卷下发后员工会陆续提交，但是如果发现提交问卷不符合质量要求，应当责成其重新修改提交确保符合质量要求。

●调查问卷在下发之后，可以通过相关配套手段督促员工填写，如可通过各部门经理、部门助理等督促所管辖范围员工的填写反馈。

＜第⑤步＞：统计问卷形成调查报告

●编写调查结果分析报告，提交调查结果给公司领导审核（报告格式后续有介绍）。

（2）问卷调查优缺点

●主要优点是调查成本低、实施范围广并且收集信息比较齐全；

●主要缺点是持续时间长、问卷回收率可能不高（必须做好督促）。

调查方法2：现场访谈法

现场访谈法也是收集培训需求数据的一种有效的方法。

这种方法主要是与访谈对象进行面对面的问题沟通和交流，这个过程不只是收集硬性数据，如事实和数据等，还包括分析对问题的观点以及对信息的有效判断等，此外在访谈过程中有效的探讨也是确保访谈过程取得有效性的主要手段。

（1）主要步骤

＜第①步＞：制订访谈计划

●访谈计划要确定访谈目的、访谈项目，同时要沟通并确定相关人员名单（被访谈对象要有一定的代表性和典型性）。

●准备好访谈提纲，访谈提纲要注意内容覆盖度，访谈表如表2-3所示：

表2-3 部门经理培训需求现场访谈表

续表

小贴士

上述问题角度和维度可继续细化以确保问题的针对性，如“在业务能力提升角度，部门需要哪些必要的培训”可以从研发、销售和管理等多个维度设计访谈问题。

此外，对普通员工的培训需求访谈要有针对性，如对低绩效员工访谈，在设计现场访谈表的时候就要考虑访谈问题的针对性，如表2-4所示：

表2-4 员工培训需求现场访谈表

续表

＜第②步＞：正式访谈

●营造适合交流的访谈氛围；

●向访谈对象做访谈目的的简单介绍；

●按照结构化访谈表单进行访谈。

＜第③步＞：收集数据

●向访谈对象提问获得信息；

●关键问题要“打破砂锅问到底”；

●访谈结果不要模棱两可。

＜第④步＞：访谈总结

●对各个级别访谈要分类总结；

●提炼出共性的需求。

＜第⑤步＞：访谈报告

●编写调研结果分析报告；

●提交调查结果给公司领导审核。

（2）优缺点分析

●主要优点是获得资料全面真实、信息量大、针对性和有效性较强；

●主要缺点是受访者容易受到访谈者的影响，访谈投入时间人力大，问题可替代性较差。

调查方法3：行为观察法

行为观察法主要是指在不妨碍被观察对象正常工作的前提下，通过旁观方式，认真观察被观察对象的行为举止、工作效率、工作情绪和态度等日常行为信息。

（1）主要步骤

＜第①步＞：确定被观察对象

●确定哪些人需要纳入观察对象范围；

●建议重点观察绩效差的员工。

＜第②步＞：日常观察计划

确定日常观察项目和观察计划。

＜第③步＞：日常观察记录

按照观察计划详细记录被观察员工日常行为信息。

员工日常行为记录参考记录如表2-5所示：

表2-5 员工日常行为记录表

续表

＜第④步＞：观察信息统计

通过观察计划和日常观察信息进行统计分析。

＜第⑤步＞：落实观察结论

根据观察统计信息，提炼出有效的培训需求信息。

（2）优缺点分析

●主要优点是不妨碍被观察对象正常工作，通过有效观察所获得的信息能够相对更准确地反映实际培训需求；

●主要缺点是观察时机不同可能观察效果不同，只有对被观察者所从事的工作非常熟悉才能做好观察和分析工作，“人是最复杂的动物，绩效表现受到的影响因素很多”。如果被被观察者发现可能致使观察结果产生严重偏差。

调查方法4：集体研讨法

集体研讨法又叫小组讨论法，是指组织有代表性的小组，针对培训需求做集体讨论分析，针对培训需求尽快达成一致意见。

（1）主要步骤

＜第①步＞：制订小组研讨计划

人力资源部在组织召集小组讨论前，要认真分析并落实小组研讨计划，关于集体研讨工作计划表如表2-6所示：

表2-6 集体研讨工作计划表

＜第②步＞：召集研讨小组讨论

●安排专人根据研讨计划组织召集研讨小组召开研讨会：包括会议通知、地点等；

●要有专人记录《会议纪要》。

＜第③步＞：小组意见汇总

对于研讨小组集中达成一致的意见，要做归纳和汇总，内容如表2-7所示。

表2-7 集体研讨记录表

（2）优缺点分析

●主要优点是能够让每个人畅所欲言、表达不同的观点，能够缩短决策的时间，对于培训需求尽快达成一致意见；

●集体讨论法的主要缺点是组织成本较高，另外对于不善于表达意见的人员无法从现场收集真实有效的培训需求。

调查方法5：数据分析法

数据分析法主要针对企业各种经营管理数据进行有效分析，主要数据包括档案资料数据、绩效考核数据以及企业重大事件记录数据等。

（1）主要步骤

＜第①步＞：确定数据分析来源

●档案资料：利用现有的有关企业发展战略规划、员工岗位职责说明书等方面的文件资料，对培训需求进行综合分析；

●绩效数据：通过分析绩效表现差的团队或员工，分析问题存在的真正原因，有针对性地提出流程能力改善计划和个人能力提升计划，从而获得有效的培训需求；

●重大事件数据：通过分析年度关键绩效领域发生的重大不良事件，发现企业运营管理方面存在的不足，从流程、制度和员工能力素质三方面分析事件发生原因，如果是能力不足的原因，则必须对症下药安排培训。

＜第②步＞：根据过去数据做分析

重点分析数据反映的问题、问题根源以及通过培训能解决的问题等。

＜第③步＞：形成分析报告

根据过去经营管理数据做归纳和汇总，见表2-8所示：

表2-8 公司经营管理数据分析表

续表

（2）优缺点分析

●主要优点是分析数据质量稳定，可提炼总结很多有价值的管理信息，为培训需求提供相对可靠的支持；

●主要缺点是企业发展是动态的，过去不代表未来。