1.2 办公室公文简述

处理公文是办公室最常见和最重要的工作之一，办公室人员只有对办公室公文的特点、作用和结构较为熟悉，才能让公文处理工作变得更加高效。

1.2.1 办公室公文的特点

办公室公文的特点主要体现在公务性、可靠性、实用性、时效性和规范性等几个方面。

1. 公务性

办公室公文的公务性，指的是公文以处理企业的公共事务为内容，即公文的内容反映和传达的是企业的各种公务信息。

2. 可靠性

可靠性即真实性，指的是公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，都必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。办公室公文写作也一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。

3. 实用性

办公室公文是用来处理企业公务的文书，因此必须针对实际问题而制发，要有明确的写作目的。办公室公文只有具备了实用性，才能在企业进行商务活动和经济活动时真正起到作用。

4. 时效性

时效性即时间性。办公室公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦该时期结束，公文的实用价值也会减弱甚至丧失。所以，办公室公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。

5. 规范性

办公室公文的撰写，从起草到成文，再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个步骤，都要遵循国家和企业自身的规范化制度，这样才能确保公文在实际工作中发挥作用。

1.2.2 办公室公文的作用

办公室公文在企事业单位等各种组织的运营过程中，有着不可替代的作用，具体可以从以下几个方面来理解。

1. 领导和指导作用

办公室公文中的部分文种，起到的是领导和指导作用，如决定、通告等。上级领导或部门通过制发公文，能够传达国家的路线、方针和政策，让下级部门严格按照所发公文的要求，采取有效措施予以贯彻落实。只要具备领导和指导作用的公文一经拟定与下发，下级部门都必须严格执行公文的规定。如果脱离了公文的这种作用，管理工作就会无章可循，变得混乱不堪。

2. 规范和约束作用

办公室公文中还有很大一部分是用来颁布企业的各种规章制度的，如条例、规定、办法等，这类公文具有明显的规范和约束作用，一旦制发生效，企业所有职工就必须遵照执行，不得违反。

3. 宣传和教育作用

企业要想正常和高效地运转，就离不开全体职工的共同努力，而一些具备宣传和教育作用的办公室公文，则可以很好地对职工进行宣传教育，以便统一思想认识，提高团队能力。比如表彰性或批评性的通告，就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。

4. 依据和凭证作用

办公室公文记录企业的公务活动，是这些活动的依据和凭证。上级部门制发的公文，如决议、决定、通知等，是下级部门开展工作的依据和凭证。下级部门制发的公文，如请示、报告等，则是上级领导或部门制定决策、指导工作的依据和凭证。即便是平级或不相隶属的部门制发的公文，如各种函件等，也是双方交流情况、洽谈工作的依据和凭证。

5. 沟通和联系作用

办公室公文是企事业单位联系和商洽工作、传递和反馈信息、介绍和交流经验的桥梁和纽带，能够在其中起到很好的沟通和联系作用。公告、通告、通知、通报、报告、请示、函，以及各种书信类文书和礼仪类文书等，都具有沟通交流的作用，可以增强各个部门和各个企业之间的联系，使它们更好地进行配合协作，这有利于各项工作的开展。

6. 组织和协调作用

办公室公文是企业制订计划和决策的载体，这些计划和决策依附公文转化为具体的执行过程。如可以通过意见、批复等公文对下级部门的工作进行指导并提出具体实施要求，也可以通过请示、报告对上级领导或部门的工作计划、意图进行深入了解与掌握，从而有利于自身工作的组织与督促。

1.2.3 办公室公文的常见结构

尽管办公室公文的种类繁多，写法也各不相同，但总体来看，其写法上的结构布局具有很大的共通性，可以进行归纳总结。通常，办公室公文有5种最常用的结构方式，即章条式、标题式、分块式、并列式和转述式。

1. 章条式

章条式是把全文分成几章，章下再分条，条中有款，条目清晰，款项明了。章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文多采用此结构。

2. 标题式

标题式是把全文分成若干段，然后根据每段内容归纳出一个小标题。通常应用于指示性通知、调查报告、决定、通报等文种。

3. 分块式

分块式是把全文分成几大块，每一块都能独立成章，块中可以有自然段，每块前面正中可以加上（一）、（二）、（三）等序号。调查报告、工作总结、会议记录等文种通常会采用这种结构布局。

4. 并列式

并列式是指在公文开头就开宗明义，在之后的正文中则使用若干并列的句子表述出来，这种结构方式常见于守则。

5. 转述式

转述式是用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级部门，通常在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行”的形式以文载文。批转性通知、转发性通知等都采用这种方式。