2.2.1　成本机制

集中管理比分散管理的成本要低，这是推动档案集中管理的根本动力。成本是个经济学术语，指开展某项活动所需要投入的各类资源的货币化表现。我们将成本概念引入档案管理领域，泛指为了管理档案所需的各类资源，包括空间、人员、装备、经费、制度等，当然，这些成本首先体现在能够货币化计量的指标上。但凡能够货币化计算的成本，往往都具有很强的直观性和说服力。陈兆祦教授最早引用美国1979年的数据，每立方英尺的档案，留存在联邦机关的年平均保管费为8.1美元，而保存在文件中心只需要0.57美元，这里的保管费主要包括空间存储费用和装备费用。美国联邦政府的十几个文件中心每年可为联邦政府节约经费开支1.43亿美元。[1]方燕则引用了如下数据：“美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管，平均费用是7.66美元，集中在‘文件中心’保管，只需0.51美元。”[2]笔者无法考证后面的数据是哪一年的，但是其对比关系同样非常明显。

除了库房、装备等实物成本之外，档案保管成本还包括人力成本、工作经费、工作制度等无形成本，降低这些成本同样是我国建立面向现行、半现行文件的集中保管机构（如联合档案室、文件中心等）的重要动因。基层单位缺乏专职档案人员、档案人员变动频繁、工作经费难以保证、缺乏工作制度是比较普遍的现象，而档案集中管理机构可以集中专业人员、采用科学方法来保管档案，由于保管费用下降，其业务经费也可以得到保障。我国在区县级率先建立的联合档案室，就是将原来的若干“小而全”的机关档案室组织成一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。联合档案室的库房、经费和编制由牵头单位和参联各单位共同解决。[3]如此的“精简”和“整合”，直接目的就是削减成本，提高效率。