2.2.3　控制机制

档案不仅是单个机构的资产，也是地方、行业、企业集团乃至国家的资产。从国家层面来说，统治阶级政权的合法性有赖于档案来记录和维护，档案是政权稳定的基石。因此，将关系到国家利益的档案集中保管和控制，是统治阶级实施统治的基本手段之一。公元前1750年，古埃及发生奴隶大暴动，奴隶们将档案库打开，拿走租税公告等文件，丢弃纸草案卷，将有印章的纸草卷撕碎。[5]1789年7月29日，即法国资产阶级大革命爆发15天之后，国民议会颁布《国民议会组织条例》，该条例要求建立国民议会档案馆，负责集中保管新生政权国民议会的文件。1790年9月颁布的《国家档案馆条例》规定，将国民议会档案馆正式改名为国家档案馆，除继续保存新政权的文件之外，该馆还要负责抢救和集中保管旧政权中央机关的档案，并每周对外开放三天。[6]以上案例生动地体现了档案控制机制的必要性。

档案由当权者控制的要求突出地体现在档案的最终归宿上。如果由形成机构持续地保管档案，则容易导致集体资产机构化、部门化，若再没有严格的登记、检查、监督工作，那么国家和公众不会清楚一个地方、行业、机构的信息家底到底有多少，分布在哪里，其完整性、可用性面临风险，超越单个形成机构层次的整体控制力——国家控制力就可能难以保证。退一步而言，即便各单位都能将档案保存下来，也很难保证其都能在同一或相似的质量水平上。一旦有紧急情况，就难以实现整体管控。集中保管则可规避上述风险。所以，现代国家和地区都会设立国家档案馆、地方档案馆集中保管所属档案，以加强对核心信息资源的整体控制。

而在档案流向档案馆之前，同样要按照国家的要求加以控制，否则档案馆就如无源之水，面临无档案移交或者移交档案不合格的风险。保证档案移交之前的质量，也是跨机构档案管理的一个重要原因。1987年陈兆祦、杜梅对张家口地区联合档案室开展了非常细致的调研，他们指出，因为库房、人员、资金等方面的条件限制，张家口地区很多地、县机关从其成立直至联合档案室建立之前，始终没有健全的档案工作可言。因为规模小、人员少、用房紧张，所以没有专门库房；兼职档案员人均负责4.15项工作，且变动频繁、业务生疏。28个机关中，只有1家机关开展了持续的归档工作，而5家单位从来没有有序归档过文件材料，其余单位只对部分历史材料归档。这种情况导致档案丢失、损坏的现象十分严重，当地政府认为建立联合档案室是“逼出来”的。[7]我们以为，这种“逼迫”的压力，来自档案受控的质量要求。