3.3.2　数字档案管理业务分析结果

第一个层次的功能，是按照业务工作是为谁服务的来确定的。按照国内外档案管理的实践，档案管理业务主要分为两大类型：文件形成机构（立档单位）开展的为本机构服务的业务，以及档案长期保存机构开展的为社会服务的业务。我们将文件形成机构的档案管理业务称为归档管理，档案长期保存机构的档案管理称为档案保存。

1.归档管理业务分解

研究小组参考国内外电子文件管理系统功能需求规范中对于电子文件管理功能的界定，并借鉴刘越男在《建立新秩序——电子文件管理流程》中对文件管理活动类型的划分（相比而言，本书研究的档案管理业务并不包括文件的形成业务）[2]，将机构内数字档案管理活动划分为捕获归档、鉴定处置、分类组织、交换传递、存储维护、查询利用、统计监控、系统建设八种类型的业务。需要特别说明的是，本章此处的业务划分，是将图2—3所示的框架中的业务层、系统层合并，将系统建设看成一种特殊的档案业务。

（1）捕获归档

捕获归档是数字档案管理活动的起点，其功能是将文件（档案）纳入档案专业管理的范畴，具体可能包括文件（档案）的识别、捕获、登记、补充元数据等操作。对于非数字形式的档案，还可能包括扫描、拍摄等数字化加工操作。

（2）鉴定处置

鉴定是判断档案保存价值，划分档案保管期限，对保管到期的档案进行销毁、移交等处置的活动，具体包括划分保管期限、处置审批、销毁、移交、续存等操作。

（3）分类组织

分类组织负责将档案信息有序化，以便提供利用，具体包括分类、聚类、编号、编研等操作。

（4）交换传递

交换传递负责按照机构日常工作的需要将档案在相关用户之间传递，包括档案分发、传输、发送、交付等操作。交换传递是机构业务的组成部分，常见的实例有公文交换、图纸交付等。交换传递与将查询利用结果向用户传递不同，前者是文件形成机构的一项常规性业务后者往往独立于机构常规性业务展开。

（5）存储维护

存储维护负责将档案以恰当的方式存放在恰当的载体上，并始终维护其真实、完整、可用和安全，这是一类内容非常丰富的管理业务，包括载体选择、载体更新、权限控制、存储格式选择、迁移、温湿度控制等操作。

（6）查询利用

查询利用是定位用户所需档案信息并以恰当方式提供给用户的业务，具体可能包括利用申请审批、检索、下载、打印、脱机介质利用等多项操作。

（7）统计监控

统计监控业务负责查看、监督归档管理活动，发现不妥或错误后进行适当调整或改正，具体包括跟踪、统计、审计等业务。

（8）电子文件（档案）管理系统建设

电子文件（档案）管理系统（ERMS）建设是指立档单位采用ERMS管理数字档案的业务工作，通常包括系统采购、系统配置、运行维护、系统更替等一系列工作内容。

2.档案保存业务分解

我们参考ISO14721：2003《空间数据与信息移交系统—开放档案信息系统—参考模型》中的开放档案信息（OAIS）模型，总结档案保存业务如下。

（1）档案接收

档案接收是指接收立档单位移交的属于长期保存范围的数字档案及其元数据的工作。具体操作可能包括移交、接收、验证、确认等。

（2）存储维护

与归档管理中的存储维护相似，该业务负责将接收的档案以恰当的方式存放在恰当的载体上，并始终维护其真实、完整、安全，包括载体选择、载体更新、权限控制、温湿度控制等操作。

（3）长期保存

与归档管理中的存储维护不同的是，我们将其中为保证数字档案长期可用性、可还原性的工作剥离出来，作为独立的业务，称为长期保存。这是因为鉴于时间的关系，在软硬件不断更新的背景下，这部分任务变得相当艰巨，包括格式迁移、仿真、元数据管理等操作。

（4）查询利用

这部分工作与归档管理中的“查询利用”相似。由于档案数量的增长，可能会用到一些不同的技术、工具、方法。

（5）统计监控

与归档管理中的“统计监控”相似，档案保存中的“统计监控”业务负责查看、监督档案保存活动，发现不妥或错误后进行适当调整或改正，具体包括跟踪、统计、审计等业务。

（6）数字档案馆系统建设

数字档案馆系统建设是指档案保存单位采用数字档案馆系统（DAS-TDR）管理数字档案的业务工作，通常包括DASTDR采购、系统配置、运行维护等一系列工作内容。

3.数字档案管理业务综合

综合以上两个部分的分析结果，可以得出如图3—1所示的数字档案管理业务结构图。

图3—1　数字档案管理业务结构图一

图3—1只是我们分析数字档案集中管理业务的起点。它可以纵向继续分层，延伸出更为细致的档案管理业务，如图3—2所示；也可以横向同类业务合并，从而归纳出更为概括的档案管理业务，如图3—3所示。通过纵横组合，可以发现数字档案集中管理具有非常多样化的业务类型，供我们辨析、判断。

图3—2　数字档案管理业务结构图二

图3—3　数字档案管理业务结构图三

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注释

[1]可能并不代表必然，事实上大多数单位的数字化加工业务都是以外包的方式开展的。外包和集中并不相同，只有在某个地方内承担数字化加工业务的单位数量足够小且相对稳定，才能称得上是集中的。

[2]参见刘越男：《建立新秩序——电子文件管理流程研究》，42~45、89~92页，北京，中国人民大学出版社，2005。