第三节　采购需求与计划管理

明确需求，是采购业务流程初始阶段的重要工作，采购计划也要根据需求预测来制订。

―、采购管理满足需求的过程

为了说明需求对采购管理的重要意义，可以用图3-2简单描述企业通过采购来满足需求的过程。

图3-2  需求、说明与供货的关系

如图3－2所示，圈1表示企业的“需求”；圈2表示“说明”，用来将企业需求具体化；圈3表示供应商的“供货”。

1．采购管理的基本过程：企业采购工作从明确需求开始。但企业需求是无形的，需要通过一个有形的载体来明确，这个载体就是“说明”。“说明”是企业用来明确需求的工具，采购人员通过使用“说明”向供应商来表达需求，供应商根据“说明”来向企业供货。

2．企业采购努力的方向是：实现区域E的最大化。

3．需求管理的实质是：通过系统化工具来切实满足企业的需求，从而实现企业的采购战略目标。这要求首先用合适的方法来明确需求；而当“说明”与需求不符时，通过适当的合同与供应商关系管理来满足需求，规避风险。

二、采购部门在明确需求中的重要性

1．采购部门对明确需求的贡献

（1）尽快介入明确需求过程

为了提高效率，采购部门应当及时了解需求，以便恰当地规划和管理采购过程。

（2）提供商品知识及商业意识

制定说明时，要吸收市场发展和选择方面的知识。采购人员对产品的性价比知识以及成本意识，可以为内部用户提供良好的商业意识。

（3）促进供应商早期介入

采购部门还可以促使供应商介入说明的制定过程。在准备新的说明时，供应商具有使用者在公司内部无法得到的经验和专有知识，供应商可能会对某一设计问题提出一种新想法或提供一种新视野，这对提升企业的创造力和创新能力具有积极意义。此外，供应商可能还会提供改进质量、缩短提前期、降低成本等方面的想法，因而应促使其尽早介入采购过程。

2．采购管理部门不参与明确需求会产生的问题

（1）紧急采购

如果在最后阶段采购部门才知道需求，会导致紧急采购，采购工作将陷入被动，这会导致以下情况发生：

①不得不中断所有的正常工作，导致延迟和效率低下；

②由于时间紧急，几乎没有机会考虑采购的各种影响因素；

③因为不能满足应急交付要求的供应商必须退出，不得不在有限的供应源中寻找资源；

④因为紧急采购将使供应商为了满足交货期的要求而加班工作，不得不支付过高的价格；

⑤当一个组织有应急需求时，几乎是别无选择，这就给了供应商额外的讨价还价机会。

（2）忽视好的采购实践

通常定制部件比标准部件昂贵。采购部门知道标准部件在哪些市场上可以买到。如果标准部件不能恰当地满足设计要求，通过调整其他方面的设计以适应标准部件仍可具有较高的成本效率。

（3）出现限制性说明

如果一个使用者仅仅熟悉给定的供应商产品并以此作为说明的基础，将会出现“限制性说明”问题。这种做法将阻碍竞争并为供应商提供额外的议价力量，因为他们知道购买者除了从他们处购买之外别无选择。

（4）不易向供应商明晰需求

如果采购员不能完全确定内部用户的需求，可能会导致供应商不了解企业到底需要什么。采购部门虽然可以复审说明，但可能产生延误。而且错误或不完善的说明使供应商交付的产品和服务不能满足实际需要。

三、明确需求的方法

明确需求的基本方法是使用说明。说明，从质量的角度来讲又称为规格，在某些行业里可以称为配方。明确需求的思路通常是将需求描述得详细清楚。企业在用说明来明确需求时，大体上有两种方法：

1．企业内部规格

企业可以用自己选定的方法来明确产品规格，包括品牌及商标名称、供应商或行业编码、样品、技术规格、构成规格以及功能/性能规格。其中技术规格及构成规格是相对详细的规格，用于企业比较重要的采购项目上，以确保质量符合企业的技术要求。

详细规格的缺点是：自己承担设计风险并限制了供应商的能力发挥。而功能和性能规格较粗略，有利于供应商发挥积极性，并减少企业开发规格的难度。表3-1介绍了各种规格适用的场合。

表3-1  各类产品规格的适用场合

2．外部标准

外部标准通常有四种：行业标准、国家标准、地区标准以及国际标准。外部标准有的时候并不代表最先进的水平，而是比较好的水平。有的标准是强制性的，企业必须遵守。

企业在明确需求时，选用外部标准和企业内部规格的判断方法：

（1）要看是否存在外部标准，如果使用外部标准，将节省企业开发规格的精力。同时，采购标准化的产品，价格比较便宜，供应商竞争比较激烈，采购的提前期比较短，产品质量比较稳定。如果没有外部标准，要开发企业自己的规格。

（2）当标准产品不能满足企业需求时，或企业需求比较复杂，开发自己的规格有利于提升性价比时，就要开发自己的规格来明确需求。

四、采购计划

采购计划是指企业采购人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程和掌握物资消耗规律的基础上，对计划期内物品供应管理活动所做的预见性安排和部署。

传统的面向库存管理的采购计划，主要包括以下确定采购量的指标：

1．计划期物品需要量

（1）直接计算法

①直接计算法，又称定额计算法。它是用计划期的任务量和物品的消耗定额来确定物品需要量。

②计算公式：

公式中，F_t表示计划期某种物品需要量；T_t表示使用该种物品的某种产品在计划期内的生产任务量；H表示某种产品使用该种物品的消耗定额（一般是指物品消耗供应定额）。

③适用条件：直接计算法核算的物品需要量比较准确，在知道物品消耗定额的前提下，可以考虑采用直接计算法。

【例3.7】某企业2011年生产备品配件100吨，消耗钢材150吨，2012年，该企业改造了生产工艺，钢材消耗平均降低10%，准备生产备品配件120吨，需消耗钢材（　　）吨。[2012年真题]

A．148 

B．150 

C．162 

D．185

【答案】C

【解析】计划期物品需要量可以采用直接计算法来进行计算。直接计算法，又称定额计算法。它是用计划期的任务量和物品的消耗定额来确定物品需要量。其计算公式为：F_t＝T_t×H。公式中：F表示计划期某种物品需要量；T表示使用该种物品的某种产品在计划期内的生产任务量；H表示某产品使用该种物品的消耗定额（一般是指物品消耗供应定额）。该企业2011年生产每件备品配件，需消耗钢材数量为：150/100＝1.5（吨）；2012年，改造生产工艺后，生产每件备品配件，需消耗钢材数量为：1.5×（1－10%）＝1.35（吨）；2012年，该企业生产备品配件120吨，需消耗钢材数量为：1.35×120＝162（吨）

（2）间接计算法

间接计算法是指利用间接资料，即按照一定的比例、系数和经验来确定物品需要量。间接计算法包括：

①动态分析法

a．动态分析法是对指历史统计资料进行分析研究，通过找出计划期生产任务量和物品消耗量变化规律来确定物品需要量的一种方法。

b．计算公式：

式中，F_t表示计划期某种物品需要量；T_t表示使用该种物品的某产品在计划期内的生产任务量；T_t－1表示上一期使用该种物品的某种产品实际完成的生产任务量；D_t－1表示上一期该种物品的实际消耗量；K表示计划期内该种物品的消耗增减系数。

c．适用条件：动态分析法估算物品需要量比较简单易行，在没有物资消耗定额的情况下，用动态分析法确定物品需要量比较方便。

②类比计算法

a．类比计算法是参照类似产品或同类产品的物品消耗定额来确定物品需要量的一种方法。

b．计算公式：

公式中：F_t表示计划期某种物品需要量；T_t表示使用该种物品的某种产品在计划期内的生产任务量；H_s表示类似产品或同类产品的物品消耗定额；K表示计划期内该种物品的消耗增减系数。

【例3.8】某企业在计划年度制造某种包装桶10万个，每个包装桶消耗0.5毫米厚镀锌钢板0.5千克。由于技术创新，可以用0.4毫米厚镀锌钢板替代，这样每个包装桶的重量减轻20%，由该计划年度需要0.4毫米厚镀锌钢板（　　）吨。[2011年真题]

A．40 

B．50 

C．52 

D．60

【答案】A

【解析】类比计算法是参照类似产品或同类产品的物品消耗定额来确定物品需要量的一种方法。其计算公式为：F_t＝T_t×H_s×K。则本题中，计划年度制造10万个包装桶需要0.6毫米镀锌钢板重量为：100000个×0.5千克/个×（1－20％）＝40000千克＝40吨。

③经验估算法

经验估算法是指根据以往经验来确定物品需要量的一种方法。经验估算法一般适用于企业生产经营中所需用的辅助材料或一些低值易耗品。

（3）预测分析法

预测分析法是指利用物品实际消耗的历史统计资料，分析消耗量的变化规律，运用一定的数学模型来确定物品需要量的一种方法。预测分析法中，常用的有时间序列分析法。

时间序列分析法是把观察或记录到的一组按时间顺序排列起来的数列（实际消耗量），通过统计分析进行预测的方法。常用的有算术平均数法和移动平均数法等。

①算术平均数法

算术平均数法是指把各个时间的某种物品实际消耗量加起来，除以时期数所得的算术平均数，作为计划期某种物品需要量。算术平均数法仅适用于稳定形态需用量的预测。

②移动平均数法

移动平均数法是一种基础的数学预测方法。这种方法以若干时期为计算期，每次通过吸收新一期的数据，删除最早一期的数据，使计算期向前推移，并求出该时期间内时间序列的平均值作为下一期的预测值。

移动平均数法既能反映实际消耗量的变化情况，又能消除随机因素的影响，还能排除早期作用不大的数据。但该方法计算出来的需要量，同实际消耗量的变化规律相比，较实际消耗量的变化规律仍有“滞后”现象。因此，对计算出来的需要量，要根据个人经验进行适当调整，使确定的需要量更符合实际情况。

【例3.9】企业某商品的前10期实际需求量如表3-2所示，使用移动平均数法预测第11期的需求量是（　　）吨（移动区间取5）。[2012年真题]

表3-2

A．37.9 

B．43.5 

C．46.4 

D．49

【答案】C

【解析】移动平均数法以若干时期为计算期（例如以最近5期为计算期），每次通过吸收新一期的数据，删除最早一期的数据，使计算期向前推移，并求出该期间内时间序列的平均值作为下一期的预测值。用移动平均数法计算，由于移动区间为5，则该企业第11期的商品需求＝（46＋39＋44＋50＋53）/5＝46.4（吨）。

2．计划期末物品储备量

计划期末物品储备量是指为下一个计划期初企业生产经营的需要而准备的一定数量的物品。

计划期末物品储备量要根据各种物品的市场供求情况及本企业生产经营对该种物品的需求情况（或特点）来确定，一般来说，有以下几种情况：

（1）均衡需用和均衡发放的物品

对这种物品通常用平均一日需要量乘以储备天数来确定。其计算公式为：

某种物品的计划期末储备量＝平均一日需要量×储备天数

（2）下一计划期初集中发放的物品

对这些物品要根据本企业对该种物品需用的时间，供货单位的供货情况来确定。

（3）季节性供货的物品

季节性供货的物品是指某些物品由于受季节的影响，供货单位只能在某个季节生产和供货，而本企业对该种物品的需用却是常年的，这就要求企业在供货季节里逐渐进货储存，一定数量后停止进货，以后陆续使用。在这种情况下，要根据企业计划期末的时间与供货单位实际供货季节来确定。

3．计划期初物品库存量

计划期初物品库存量是指计划期开始第一天的库存物品数量，也是报告期末的物品储备量。可根据报告期的有关资料来进行计算。其计算公式为：

计划期初物品库存量＝编制计划一定时点的实际库存量＋预计期的进货量－预计期的发货量

在上述公式中，编制计划一定时点的实际库存量是指在编制计划时必须规定一个时点盘点本企业该种物品的实际库存量。预计期是指从规定盘点的那个时点起，到报告期末为止的这段时间。预计期进货量是指在这段时间还要进货的数量，它包括货款已付，但尚未验收入库的物品数量；还包括已订合同在这段时间将要交货的数量。预计期的发放量是指在这段时间内本企业生产经营所需消耗或发放该种物品的数量。

【例3.10】某商品流通企业2008年10月31日开始编制2009年商品采购计划。甲商品在10月31日盘点时的实际库存量为600件，预计期有远期合同200件到货，预计期将销售300件，则2009年初甲商品库存量为（　　）件。[2008年真题]

A．100 

B．500 

C．700 

D．1100

【答案】B

【解析】计划期初物品库存量是指计划期开始第一天的库存物品数量。也是报告期末的物品储备量。可根据报告期的有关资料来进行计算。其计算公式为：计划期初物品库存量＝编制计划－定时点的实际库存量＋预计期的进货量－预计期的发货量。则本题中2009年初甲商品库存量为：600＋200－300＝500（件）。

4．计划期物品采购总量

计划期物品采购总量是指企业在计划期为完成生产经营任务所需采购物品的数量。其计算公式为：

计划期物品采购总量＝计划期物品需要量＋计划期末物品储备量－计划期初物品库存量

该计算公式实质上反映了企业在计划期为完成生产经营任务的资源和需求之间的平衡关系。需求方面包括计划期某种物品需要量和计划期末物品储备量；资源方面包括计划期初物品库存量和计划期某种物品的采购总量。

【例3.11】某物资计划用物品需求量为120吨，该物资计划期未物品储备量为25吨，计划期初物品库存量为18吨，该物资计划期物品采购总量为（　　）吨。[2012年真题]

A．113 

B．120 

C．127 

D．145

【答案】C

【解析】计划期物品采购总量是指企业在计划期为完成生产经营任务所需采购物品的数量。其计算公式为：计划期内某种物品的采购总量＝计划期某种物品需要量＋计划期末物品储备量－计划期初物品库存量。将该题数据代入公式计算得：该物资计划期物品采购总量＝120＋25－18＝127（吨）。

五、物料需求计划（MRP）

物料需求计划，英文缩写为MRP。MRP是MRPII（制造资源计划）以及ERP（企业资源计划）的重要组成部分。通过输入主生产计划、库存信息以及产品信息，MRP运用其逻辑关系，生成采购计划与加工计划。

1.MRP与传统采购计划的区别

（1）按产品结构将所有物料的需求联系起来

①在传统的采购与库存量管理方法中，各项物料采购量的确定是彼此孤立的，没有考虑它们之间的联系，因此容易造成物料的库存积压或物料的短缺现象。

②在MRP中，各种物料的采购量通过产品结构联系起来，考虑到各种物料需求之间的相互匹配关系，以使各种物料的库存在数量和时间上均趋于合理。

（2）将物料需求区分为独立需求和相关需求

①在传统采购与库存量管理方法中，根据使用功能将需求分为生产需要、维修需要、技改需要、科研需要、基建需要等项。

②在MRP中，将产品中的各种物料分为独立需求和相关需求两种。独立需求，是指需求变化独立于人们主观控制能力之外，因而其数量与出现的概率是随机的、不确定的、模糊的。相关需求，是指它的需求数量和需求时间与其他变量之间存在一定的相互关系，可以通过一定的数学关系推算得出，不是预测得出。

（3）对物料的库存状态数据引入了时间分段的概念

①在传统采购与库存量管理方法中，仓库的材料账只记录某年某月某日进多少或出多少，以及结存多少。采购计划是凭计划员的经验制定出来的。

②在MRP中，把产品所需的各种物料分为独立需求和相关需求，并分别加以处理。并对物料的库存状态数据引入了时间分段的概念，在MRP系统的库存状态数据记录中，可以清楚地看出在什么时间有多少库存量，在什么时间库存量为零或负数。计划员可以知道在什么时间要进货，进多少货就能满足需求。这样就能做到既保证生产的需求，又不产生多余的物料。

2.MRP的逻辑流程

MRP逻辑流程图如图3-3所示。从MRP逻辑流程图中可以看出，MRP和其他管理信息系统一样，都有输入、处理和输出三个过程。

（1）MRP的输入信息

MRP的输入信息有主生产计划、产品信息和库存信息。

①主生产计划，是根据销售合同、市场预测和其他需求等来确定的。

②产品信息，是指物料清单，它是计算机可以识别的产品结构数据文件，也是MRP的主导文件。

③库存信息是指库存记录，它表示物料的可用量。物料可用量不同于手工管理的库存台账，它是一种动态信息。

MRP系统的库存记录是加上时间坐标的，即所有库存状态数据都与具体的时间联系起来的。

MRP的数据处理和运算方法回答了三个问题：需要什么，需要多少，什么时间需要。也就是回答了物料需求的时间和数量的问题。

图3-3  MRP逻辑流程图

（2）MRP的输出信息

MRP的输出信息包括采购计划和加工计划，MRP系统能实现按顾客需求准时化生产，根据顾客需求将产品按其结构逐步分解，通过计算机运算，很快编制出生产加工计划和采购计划。

要实现MRP环境下的采购管理，必须改变传统的采购观念，树立新的采购观念，具体包括：

①采购作业已从为补充库存采购而转变为订单采购；

②从单纯地保证生产需要转变为参与生产和保证生产；

③采购作业更加强调制度化和程序化；

④采购计划的编制采用滚动计划；

⑤同供应商的关系从单纯的买卖关系转变为长期合作的关系；

⑥从供需双方各自管理转变为供需双方共同管理等。