2.5 上机实训

通过对本章内容的学习，读者对使用Excel进行会计记账有了更深的了解。下面通过两个实训操作来温习和拓展前面所学的知识。

2.5.1 编制经费收支账表

在日常的会计工作中，经费收支账表也是经常遇到的原始凭证。例如，公司销售部员工集体旅游后，就会向财务部提交部门活动经费收支账表。

01 创建一个名为“销售部员工活动经费收支账”的新工作表，在其中输入文字，如图2-107所示。

图2-107 新建工作表

02 选中“A1：F1”单元格区域，打开“开始”选项卡，单击“对齐方式”命令组中的“合并后居中”按钮，如图2-108所示。

图2-108 单击“合并后居中”按钮

03 按“Ctrl+1”组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，从中将标题设置为“华文行楷”、“加粗”和“16”，单击“确定”按钮，如图2-109所示。

图2-109 设置标题文字格式

04 选中“A3：F14”单元格区域，按“Ctrl+1”组合键，弹出“设置单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡，从中设置边框的样式，如图2-110所示。

图2-110 设置边框

05 单击“确定”按钮后，选中“C4：E14”单元格区域，如图2-111所示。

图2-111 选择单元格区域

06 单击“数字”命令组中的“数字格式”下拉按钮，弹出下拉列表，从中选择“会计专用”选项，如图2-112所示。

图2-112 选择“会计专用”选项

07 在创建的“销售部员工活动经费收支账”表中，输入基本信息，选中“B8”单元格，如图2-113所示。

图2-113 选中“B8”单元格

08 打开“审阅”选项卡，单击“批注”命令组中的“新建批注”按钮，如图2-114所示。

图2-114 单击“新建批注”按钮

09 此时，在选定单元格的右方出现一个批注框，由一根直线连接到“B8”单元格的右上角，如图2-115所示。

图2-115 插入了批注

10 在批注框中输入注释的内容，此处输入“此处的交通费是指坐缆车的费用”，如图2-116所示。

图2-116 在批注中输入文字

11 在批注框的框线上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“设置批注格式”选项，如图2-117所示。

图2-117 选择“设置批注格式”选项

12 弹出“设置批注格式”对话框，打开“字体”选项卡，从中将字体设置为“宋体”、字号设置为“9号”、字体颜色设置为“红色”，单击“确定”按钮，如图2-118所示。

图2-118 “设置批注格式”对话框

13 打开“视图”选项卡，单击“批注”命令组中的“显示所有批注”按钮，如图2-119所示。

图2-119 单击“显示所有批注”按钮

14 此时，批注就隐藏起来了，只有将鼠标移动到“B8”单元格时，才会显示，如图2-120所示。

图2-120 最终效果

2.5.2 巧用数据透视表

数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件等数据源的特定字段中总结信息的分析工具，它是一种交互式报表，可以快速分类汇总信集量比较大的数据。下面介绍使用数据透视表统计“销售部员工活动经费收支账”中，每天支出费用的情况。

01 选中工作表中的“A3：E12”单元格区域，打开“插入”选项卡，单击“表格”命令组中的“数据透视表”按钮，如图2-121所示。

图2-121 单击“数据透视表”按钮

02 弹出“创建数据透视表”对话框，在“表/区域”文本框中确认区域选择正确，选择“新工作表”单选项，单击“确定”按钮，如图2-122所示。

图2-122 “创建数据透视表”对话框

03 此时，弹出一个新的工作表，在工作表中弹出空白的数据透视表和“数据透视表字段”窗格，如图2-123所示。

图2-123 空白的数据透视表

04 在“数据透视表字段”窗格中，在“字段”列表中选择“日期”字段，按住鼠标左键不放，拖动该字段到“行”区域，松开鼠标，就将该字段移动到该区域中了，如图2-124所示。

图2-124 拖动字段至合适区域

05 使用同样的方法，将其他的字段拖动到合适的区域中，然后打开“数据透视表工具分析”选项卡，单击“活动字段”命令组中的“字段设置”按钮，如图2-125所示。

图2-125 单击“字段设置”按钮

06 弹出“值字段设置”对话框，打开“值汇总方式”选项卡，在“计算类型”列表框中选择“求和”选项，如图2-126所示。

图2-126 “值字段设置”对话框

07 在“数据透视表字段”窗格的“字段”列表中，单击“摘要”字段的下拉按钮，弹出下拉列表，从中取消对“领取备用金”复选框的勾选，如图2-127所示。

图2-127 进行筛选

08 修改数据透视表的列标签和行标签的名称，并调整数据透视表的列宽和行高，最终效果如图2-128所示。

图2-128 最终效果

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