0.2　掌握Office 2016基本操作

Office 2016的基本操作包括启动与退出Office 2016、Office文档的基本操作、视图/窗口的基本操作等。

（1）启动与退出Office 2016

① 启动操作

通过“开始”菜单启动。以Windows 7操作系统为例，单击“开始”按钮，从展开的列表中选择“所有程序>Word 2016”选项，即可启动。

通过快捷方式启动。若桌面上存在Word组件的快捷方式，可以双击该图标，即可启动Word文档。

② 退出操作

利用“关闭”按钮关闭。单击窗口右上角“关闭”按钮即可关闭。

通过文件菜单关闭。打开“文件”菜单，从中选择“关闭”选项即可。

（2）Office 2016操作界面

下面我们将以Excel 2016的操作界面为例来讲解Office 2016操作界面的构成要素。

① 标题栏

标题栏位于Excel操作界面的最上面，包括快速访问工具栏、工作簿名称和窗口控制按钮等。

② 功能区

功能区是Excel 2016操作界面的重要元素，由多个选项卡构成，包括“文件”标签、“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“公式”选项卡、“数据”选项卡、“审阅”选项卡、“视图”选项卡等。

③ 编辑栏

编辑栏位于功能区与工作区之间，包括名称框和编辑栏两个部分。

④ 工作区

工作区是由单元格组成的，用于输入和编辑数据。工作区位于工作界面的中间，是在Excel中进行数据处理的最主要区域。

⑤ 状态栏

状态栏位于Excel工作界面的最底部，用于显示当前工作表的数据的编辑状态、选定数据的统计、视图方式以及窗口的显示比例等。

（3）Office文档的基本操作

无论使用Office中的哪个组件，首先接触到的都是文档的相关操作，例如新建文档、打开文档、保存文档、关闭文档等。

① 新建文档

右键菜单创建法。在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“新建”命令，然后从其级联菜单中选择“Microsoft Word文档”命令，即可创建一个空白文档。

文件命令新建法。若已启动Word 2016应用程序，则可以在“文件”选项卡中，选择“新建”选项，在右侧的模板列表中，选择合适的模板并创建。

② 打开文档

找到文档所在的文件夹，在文档缩略图上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“打开”命令即可。

③ 保存文档

单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，或按Ctrl+S组合键即可保存。

④ 关闭文档

完成对当前文档的查看或编辑后，直接单击窗口右上角的“关闭”按钮，可以关闭当前文档。

（4）视图/窗口的基本操作

不同Office组件拥有不同的视图，视图体现了文档窗口的不同布局，可用于对文档进行不同的操作。文档都是在应用程序窗口中打开的，每个文档至少有一个窗口，也可以在多个窗口中打开同一个文档。

① 文档视图间的切换

每一个Office应用程序都有各自的视图，当切换到不同视图时，应用程序界面会有所不同。在对文档进行不同操作时切换到适当的视图，通常能更便于完成指定的任务。在Office应用程序窗口底部的状态栏中显示了视图切换按钮。通过单击状态栏中的视图按钮，可以在不同视图之间切换，下图是PowerPoint演示文稿在普通视图和幻灯片浏览视图下的不同外观。

② 多个文档窗口之间的切换

当打开了多个文档时，任务栏中会显示与这些文档对应的窗口按钮，通过单击某个按钮就可以切换到与之对应的文档中。而如果打开了多个同类型的Office文档（例如打开了3个Excel工作簿），那么可以使用该应用程序的切换窗口功能在这几个文档间切换。在“视图”选项卡中，单击“切换窗口”按钮，从展开的列表中选择某个名称即可切换到该工作簿中。

③ 文档显示比例的设置

默认情况下，打开的Office文档是按其本身1∶1显示的，也就是既没放大也没缩小，按正常的100%显示。在状态栏中视图按钮的右侧就有用于调整文档窗口显示比例的按钮，通过单击“缩小”或“放大”按钮，可以每次以10%的比例增大或减小。也可以直接拖动状态栏中的显示比例滑块进行调整。还可以在“视图”选项卡中，单击“显示比例”按钮，打开“显示比例”对话框，从中进行设置即可。