第一章 应用文概述

第一节 应用文的定义与特点

一、应用文的定义

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体及个人在处理事务、传递信息、解决问题时使用的具有惯用格式的文体，包括公文、条据、书信、启事等种类。

从应用文的定义中不难看出，应用文的使用范围非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层及每个人。比如，学生毕业找工作，投简历时需要写求职信；政府机关指导工作，需要写公文；工商企业经营，需要拟合同；发生纠纷打官司，需要写诉状；个人生病了不能上课或者不能上班，需要写请假条。相对于其他文体来说，应用文的使用频率要高得多。许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但其在工作、生活、学习中却免不了要写应用文。正如叶圣陶先生所说：“大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”

二、应用文的特点

应用文同别的文体比较，有共性，也有个性。共性就是它们都是对客观事物的反映，都来源于生活，都需要谋篇布局、遣词造句，讲究结构的完整性、语言的准确性，都会用到叙述、议论、说明等表达方式。那么，应用文又有哪些个性特点呢？

（一）实用性

应用文是为了处理工作和解决生活中的实际问题而写的。为了找到自己满意的工作，需要准备一封言辞恳切的求职信；公文的撰写是为了满足国家事务和公共行政管理的需要；为使工作有序进行，须将统筹安排的事务要点和实施步骤及方法写成计划；等等。因此，实用性是应用文的第一特性。

（二）规范性

应用文与其他的文体不同，它有严格的行文规范。应用文的规范性主要体现在两个方面：一是使用文种的规范性。办什么事就用什么文种，如召开会议用“通知”而不能用“通报”；请求上级机关拨款要用“请示”而不能用“报告”；批评某人某事用“通报”而不能用“通告”；向国内外群众宣布重要事项可用“公告”而不能用“通告”；等等。二是格式的规范性。书信有书信的写法，合同有合同的条款，公文更是有一套固定的格式。2012年6月29日发布的国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）对公文用纸、版面、公文格式各要素、计量单位、标点符号和数字的用法等都做了明确的规定。

（三）真实性

应用文务必内容真实，真实性是应用文的生命线。它不像文学作品那样，可以进行艺术概括、塑造经典、虚构和夸张。应用文中所涉及的人和事，一定要确有其人其事，情节、细节、数字都不能虚构。应用文是为了解决日常工作和生活中的实际问题而写的，所以哪怕一丁点的虚假成分都会带来不良后果或严重的危害。如起草一份起诉书，材料虚假就成了诬告；向上级请示、报告，材料虚假就是欺骗上级领导；合同中有一个数据不真实，就会造成经济损失。

（四）明确性

明确性是指应用文的对象明确，即应用文的读者具有特定性。许多应用文都有明确、特定的读者对象。例如一份通知要发给指定的对象，一份请示是呈给上级机关的，一份批复是批给下级部门的。

（五）简明性

“简”即简练，要求用语精练，避免重复啰唆，尽量使用短句。“明”就是准确明了，要求用准确规范的语言清楚地表达意思，不能有歧义，让读者一目了然。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”