第二章 公文类

第一节 公文概述

一、公文的定义

公文，是公务文书的简称，是应用文的一种类型。公文，狭义上是行政公文，是指国家行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书；广义上是指我国现阶段的行政机关、企事业单位、社会团体等法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。

二、公文的特点

（一）政治性

《党政机关公文处理工作条例》总则第三条明确指出：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

（二）公务性

公文即公务文书，是专门为公务服务的。公文的对象不是某个人，而要代表行政机关、企事业单位、社会团体的整体意志和利益，为公不为私。

（三）规范性

公文的规范性主要表现在文种的规范、格式的规范、行文规则的规范等方面。每一项公务活动都有对应的公文文体，每一种文体都有其固定的格式。

（四）程式性

公文的基本格式及各要素均有严格统一的规定。文头文尾各要素的标注、标题的构成、正文的结构及表述用语、结束语等，都在规定或约定中形成了固定的模式，一般都要严格遵守而不能随意更改。

（五）时效性

公文在起草、印制、传递、阅读、管理等过程中，必须及时高效，为推动机关工作服务，因此它明显地受到时间的制约。

（六）庄重性

公文写作中遣词造句时，应使用书面语言。公文用词用句应严密、简洁、准确，不允许模棱两可、歧义烦琐，必须使人一目了然。

三、公文的作用

公文的作用具体有发布政令、指导工作、报告情况、颁布法规、交流信息、宣传教育、商洽协调、作为凭证依据、记载活动等。

四、公文的种类

《党政机关公文处理工作条例》规定，行政机关的公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）决议

决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

决定适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）

命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报

公报适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免和聘用干部。

（九）通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复

批复适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

五、公文的格式

公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个部分的构成方式和印刷排版规范。我国现行通用的公文格式是中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》中规定的党政机关公文格式。该文件对公文的各个方面都做了具体的要求，规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。

（一）公文用纸幅面尺寸和版面、印制装订要求

1．幅面尺寸

公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

2．页边和版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

3．字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以做适当调整。

4．行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整。

5．文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

6．印制装订要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（二）公文格式各要素的编排规则

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

1．版头

（1）份号

份号即公文份数序号，同一份公文印制多份时需给每一份按顺序编制序号。一般只有秘密文件才需要份号，常用一般公文则不需要。份号顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限

需要保密的公文必须标注密级和保密期限，一般常用公文不需要。密级分为绝密、机密、秘密三种等级。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（3）紧急程度

对公文送达办理速度有要求的需标注公文紧急程度，按紧急程度公文可分为急件和特急件两种。紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称和“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

（5）发文字号

发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人

签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（7）版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

2．主体

公文的主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

（1）标题

标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形。

最基本的标题形式是“三项式”，由发文机关、事由、文种三部分组成，如“××学校关于期末考试的通知”。

（2）主送机关

主送机关是指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（3）正文

公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

（4）附件说明

公文如有附件，在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名、成文日期和印章

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。用阿拉伯数字将成文日期中的年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如“2018年9月8日”。

（6）附注

如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。

（7）附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

3．版记

版记包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。

（1）分隔线

分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（2）抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（3）印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。