§9．会议的具体类型

例行会议

“例行会议”简称“例会”（regular meeting, or, stated meeting）是指定期召开的会议，常见于固定组织、基层组织、董事会等。周期可以是周、月、季度等，并且具体的日期规律（比如，每月第一个星期二）应该在“章程”中规定，而时间（即几点开始）应该在“一般长效规则”中指明。有些组织习惯每场会议结束前用决议的方式决定下一场会议的日期，那么每场会议之前都应该有“召集函”（notice），并且章程要规定召集函应该提前多少天（请参阅第576页）。如果需要发送“召集函”，除非指定了不同的标准，否则“召集函”发送的要求是：召集函需要发送到每一位成员，且采用下面两种方式中的某一种：

a）以成员最后在组织登记的邮寄地址为准，采用邮寄方式发送；

b）以成员登记并同意的电子地址——如电子邮件地址或传真号码——为准，采用电子方式发送；

通常一场例行会议就是一“次”会议（请参阅第83—84页），但“后续会议”（adjourned meeting，请参阅第93—94页）不是单独的一次会议。有些组织有很多频繁而不定期的交流活动性质的会议，同时也可能处理一些组织事务，同时也召开月或季度的例会处理组织事务，对于这种情况，“例行会议”特指这些月或季度的例会，其他的会议不属于“例行会议”。

一个议题可否从一次会议延续到下一次会议，取决于这两次会议之间的时间间隔是否没有超过三个月。“没有超过三个月时间间隔”（no more than a quarterly time interval）的具体定义是：前一次会议结束于第一个月的某一天，后一次会议开始于第四个月的某一天或更早；换句话说，前一次会议的结束日所在的那个月份和后一次会议开始日所在的那个月份之间，最多可以“夹着”两个月份。举例说明：如果本次会议在今年的1月（可以是任意一天），那么只要上一次会议是在去年的10月1日或者之后的任意一天结束的，这两次会议的间隔时间就没有超过三个月；同样的，只要下一次会议开始于今年4月30日或者之前，它和本次会议之间的时间间隔也没有超过三个月。

如果两次会议之间超过三个月时间间隔，或者在后一次会议开始之前，有一部分成员的任期结束（这种情况在选举产生的立法机构或者董事会中可能出现），那么只有通过“委托”（第13节）才可能使一项事务从上一次会议延续（go over）到下一次会议。

当连续两次“例行会议”的时间间隔没有超过三个月，且在后一次会议开始之前，不会出现一部分成员的任期结束的情况，那么通过几种方式可以使一项事务从上一次会议延续到下一次会议，这些“延续”方式包括：⁽⁴⁾

（1）被“改期”（Postpone）到后一次会议上或被“指定为后一次会议上的普通议程或特别议程”（set as a general or special order）（第14节和第41节）；

（2）在上一次会议上被“暂停”（Lay on the Table，第17节），并且在上一次结束前未曾“恢复”（Take from the Table，第34节）；

（3）作为“未完事务”（unfinished business）或“未完成的特别议程”（unfinished special order）（请参阅第236—237以及第356—359页）；

（4）被“重议”，但只是“提出”了“重议”并得到附议，一直未就“是否重议”展开“讨论”（called up，第37节）；

（5）“委托”（Commit or Refer）给委员会并可以在后一次会议中报告（第13节）。

要想把一件事务从一次会议，跳过下一次“例行会议”，直接延续到更后面的一次会议，唯一办法就是委托给委员会，并由委员会在后面的那次会议上做出报告。

一个议题从前面一次会议，通过上述任何一种方式，“延续”（go over）到后面一次会议，称该议题“得到了暂时的（而不是最终的）处理，且仍在会议的控制时限内”（be temporarily but not finally disposed of, thus remain within the control of the assembly）。

凡是根据章程的定义、符合组织宗旨的事务，或者属于董事会权力范围内的事务，都可以在“例行会议”上处理（对于已通过的决定，或者被暂时处理且仍在会议处理时限内的事务，相应的议事规则方面的限制整理在第106—108页“不合规的主动议”，以及第35节和第38节）。

临时会议

“临时会议”或“特别会议”（special meeting, or, called meeting）是指在例行会议的时间以外，为处理某一项或几项事务而临时召开的单独的一次会议。“临时会议”必须有召集函，其中必须指明会议的时间、地点、会议召开的目的，以及拟提请会议考虑的动议或事务的清晰且具体的描述，并且必须提前若干天发送给所有成员。“临时会议”一般处理在“例行会议”之间发生的重要而且紧急的事件，在等不及下场“例行会议”处理的情况下召开，或者希望把完整的一次会议的时间用来专门解决一个或几个问题。⁽⁵⁾跟“例行会议”一样，一场“临时会议”通常也作为独立的一次会议，除非在这个“临时会议”之后又安排了“后续会议”（adjourned meeting）。

合规有效的“临时会议”，或者（a）首先会议组织的章程明确规定允许召集“临时会议”（请参阅第576页）；或者（b）由会议组织决定、作为正式“纪律惩戒程序”（disciplinary procedure）的一部分、为举行“审理”（trial）并决定惩戒措施（请参阅第661页脚注）。章程中规定如何召开“临时会议”的条款一般要规定下面这些内容：

（1）谁可以召集：一般是组织的首脑，例如总裁或会长，有权召集（但在本中文版中，统一用“主持人”来指代这个人），或者对于大型组织，主持人须经董事会批准才有权召集。通常规定主持人必须要响应一定数量的成员的联名书面申请而召集临时会议；以及

（2）所需提前通知的天数：除非章程有不同的规定，一般是指自然日（calendar day），包括周末和节假日，不包括会议当天，但包括寄出召集函的那天。

主持人指示秘书，根据章程的要求以及规定的提前天数，向所有成员发出“临时会议”的召集函，并确保其中包含了所有必需的信息，其费用由组织承担。

“临时会议”上只能处理召集函中具体列出的事务。但是，为了处理这些具体列出的事务，以及为了会议的运行，需要用到的“优先动仪”、“附属动议”、“偶发动议”以及其他动议仍然是合规的。如果在“临时会议”上，需要采取没有列在“召集函”中的行动，那么这个行动要想变得有效，必须在下一次“例行会议”上取得“追认”（ratify，请参阅第124—125页），或者为此目的专门再召开一次“临时会议”，而这次会议的“召集函”一定要包括“追认……”这件事。

“临时会议”上能够处理的事务必须包含在它的“召集函”（call/notice）中，跟某些动议必须给出“事先告知”（previous notic），是两个概念，不要混淆。虽然临时会议的召集函必须给出会议的目的，但并不需要给出每项需要讨论的动议的确切文本。临时会议召集函中列明的事务对应的主动议待决的时候，仍然可以对其提出任何切题的修正案，好比在例行会议上提出的一样。

后续会议

“后续会议”（adjourned meeting）是上一场“例行会议”或者“临时会议”的延续，仍属于同一次会议。因上一场会议通过的“休会至……［某时间］”（有时也指定地点）而召开的会议就是“后续会议”。其目的是完成上一场会议未能完成的事务。后续会议的时间可以是同一天，也可以是下一场“例行会议”之前的任何时间。为了指定“后续会议”的时间，要使用动议“指定后续会议的时间”（Fix the Time to Which to Adjourn）。它可以是主动议，也可以是优先动议（请参阅第21节和第22节）。注意，“后续的”（adjourned）指“后面的”，而“休会”（adjourning）指会议结束。

在章程、规则以及决议等文件中，“例行会议”、“临时会议”和“年度会议”所指的都是一“次”会议，因而也就包含了它们各自的“后续会议”。

“后续会议”从上场会议的中断点、遵照上场会议的会议程序继续处理，或者开始处理上场会议“延续”下来的事务。但“后续会议”开始时要先宣读并通过上场会议的会议纪要。

年度会议

“年度会议”简称“年会”（annual meeting），有两层含义。

有些类型的社团可能每年只举行一次全体成员参加的大会，日常事务就委托给董事会处理，这样的会议就是“组织的年会”。

对于一般的基层组织来说，其“例行会议”（周会或月会等）本身已经贯穿一年的始终，但是章程还进一步把一年中的某次“例行会议”规定为“年会”。区别在于，“年会”上，除了一般的“例行会议”要处理的事务以外，还要由组织的官员和“常设委员会”进行年度报告，并且选举官员，以及处理章程规定的其他事项。“年会”上，上一次例行会议的会议纪要像往常一样宣读并通过，而“年会”的会议纪要则在下一次例行会议上宣读并通过，而不是等到下一次“年会”。

上述由章程规定的“年会”需处理的年会事务可以在“年会”的任何时候进行处理，包括它的“后续会议”，只要合规。如果上述事务在“年会”上已经提出，该事务也可以改期到下一次“例行会议”再完成，并依据“改期”动议的一般规则（请参阅第14节，特别是第185页）。

闭门会议

“闭门会议”（executive session）在议事规则中是指需要保密的会议，或者是会议中需要保密的那一部分。也称“封闭会议”，“内部会议”。这个术语本来是指在美国参议院中封闭进行的对“行政相关事务”（executive business）的讨论，例如，参议院对总统提名的内阁官员等候选人的讨论，对政府间条约的讨论等，后引申泛指保密的会议。有些组织的运作模式就是封闭的（operating under the lodge system），这就等于所有的例行会议都是保密会议。无论哪种组织，凡是与纪律相关的事务（请参阅第61节和63节），例如审理程序（trial），都应该放在闭门会议中进行讨论。会议进入闭门会议，或者是依据规则的规定，或者是惯例使然，或者是通过动议决定如此。动议“进入闭门会议”是一个“权益问题”（a question of privilege，第19节），因此“过半数表决”可以通过。

在闭门会议中，成员、特别嘉宾、根据规定需要留下的工作人员留下继续讨论，其他人必须退席。因此，如果董事会或委员会是闭门会议，所有人，无论是不是组织成员，只要不是董事会或委员会成员，也没有获得特别邀请，都是无权出席的。

如果有成员破坏会议的保密性，可依据“纪律惩戒程序”（disciplinary procedure）的规则给予处罚。所有允许出席的人应以名誉担保不泄漏任何信息。闭门会议的会议纪要和任何形式的记录，都只能在闭门会议中进行宣读，除非会议认定不再需要保密。如果仅仅是为了通过上一场闭门会议的会议纪要而召开另一场闭门会议，后面这次闭门会议的会议纪要不必再通过。或者也可以当场通过，不必等到下一场闭门会议。

公开会议

协商会议或者委员会通常有权决定是否允许非成员参加他们的会议，即使不是在闭门会议上。“公开会议”（public session）正好与“闭门会议”相反。很多公立的或者半公立的组织必须遵循“阳光法则”（Sunshine Law），就是说必须对社会公开。而一般私立的非政府组织不必遵守这条法则。

对于很多公立组织来说，比如校董事会，公众是有权参与的。类似地，一些非公立组织，比如教堂理事会，也偶尔允许一些教区里的居民出席。这些人不是会议组织的成员，因而通常情况下是无权出席的。一些组织，特别是公立组织，有时会邀请一些非会员出席自己的会议以听取观点，这些活动必须要在主持人的主持之下，而且要受到组织的相关规定的约束。任何成员有不同意见都有权申诉（appeal）。无论是根据规则还是沿袭习惯，嘉宾的发言时间都有限制，并且内容必须与组织的事务相关。

电子会议

【通用议事规则对电子会议的拓展】

除非章程另外允许，会议组织或董事会只能在“例行会议”或其他合规召开的会议上处理自身事务，“会议”的定义如第81—82页所述，组织的成员在同一个场合的一场正式集会，且满足法定人数。

在一些组织中，特别是一些小型的董事会或小组织中，越来越倾向于用“电子会议”（electronic meetings）的形式举行会议，也就是说，不再是所有成员聚集在同一个场合“面对面”地开会，而是全部或者部分成员通过电子手段，例如互联网或者电话，与其他成员沟通。这样的会议只要至少保证所有与会者都有机会实时地参与相互的口头交流，即在等同于“共同的场所”的条件下进行，那么就没有失去其“协商会议”的特征（请参阅第1—2页）。在这样的条件下，依据章程召开的电子会议效力等同于所有成员都亲临现场的情况。

章程中有关允许电子会议的条款请参阅下面“电子会议相关的其他规则”。

【电子会议的类型】

上述“可实时通话”的条件是电子会议的最低要求，如果章程规定电子会议必须以视频会议的方式召开，仅仅语音通信是不能满足这个条件的，那就必须采用技术实现所有参会者既可以听到彼此，也可以同时看到彼此；章程还可能规定必须使用额外的协作手段来帮助会议顺利进行。

但是必须明白，无论使用什么技术手段，“实时的语音通信”是保证“协商会议”特征的根本。所以，以书面的方式——例如信函、电子邮件、聊天室或者传真等——进行协商，不符合“协商会议”的特征，因而是不建议采用的。这些方式也许具有磋商沟通的效果，但不是“通用议事规则”意义上的协商过程。

【委员会采用电子会议】

跟董事会和一般协商会议一样，根据章程的明文规定设立的委员会也必须经章程允许才能以电子会议的方式召开有效的会议。但是，不是在章程中明文设立的委员会，倒是可以由委员会所属上级会议组织以“一般长效规则”的方式，或者由设立该委员会的那个动议本身，来允许该委员会采用电话会议。

【电子会议相关的其他规则】

如果会议组织允许它的大会、董事会或者委员会采用电子会议的形式，相应的条款应该明确：不能亲身到会场的成员以电子方式参与，这是成员的权利，还是会议组织可以选择允许或不允许的一种便利措施；以及反过来说，是否必须有一个集中的场所以满足那些希望亲临现场参会的成员。电子会议的“召集函”必须准确清楚地描述参会方式（例如电话号码等）。在章程、特别议事规则、一般长效规则或对委员会的指示中，还可以就电子会议给出如下强制或可选的规则：

●　设备或计算机软件的名称和型号，它们是否必须由会议组织提供，使用障碍或技术故障出现时如何应对；

●　如何确定法定人数是否满足；

●　在什么情况下成员可以提出“程序问题”质疑法定人数可能不再满足；又在什么情况下只要没有这样的质疑，法定人数就被默认为一直满足；

●　如何申请发言权，又如何准许发言权；

●　在会议进行中如何提交书面形式的动议；以及

●　如何投票表决，又如何对其进行验证。

另外，取决于会议组织的特点，也许应该考虑规定，非成员除非受到邀请否则不能够或无法参会，特别是对于闭门会议。

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(1)　这两个概念的区分比较细微，某种程度上讲，只是“次”（session）比“场”（meeting）更完整，因为“次”作为一个判断时间节点的依据更为重要。——译者注

(2)　读做“SIGN-ee-DYE-ee”。

(3)　如果会议选择休息，而不是休会，那么因为还属于同一场会议，所以有些动议不合规，例如不能“重提”某些“暂缓规则”（请参阅第262页）和“重议并先记录”（第334页）。

(4)　如果例行会议之间的间隔有时小于三个月或有时大于三个月，那么只有那些小于三个月的情况可以使用除“委托给委员会”以外的“延续”方式。比如，9月到5月是每月召开例会，但夏天的6、7、8三个月不开会，那么“推迟”可以用在9月至4月间的会议中，但不能用在5月的会议中，因为推迟到9月就超过了三个月的时间间隔。

(5)　一件事务是否以及如何从前面一次“例行会议”延续到后面一次“例行会议”，并不会因为在这两次“例行会议”之间召开了一次“临时会议”而受到影响。