上篇 逻辑说通——汇报表达，你最广阔的舞台

汇报式语言不同于日常语言之处，就在于它需要一番精巧的设计。本篇将介绍从立意到准备，从汇报开头到结尾的讲话思路和一些范式。

第1课 汇报/呈现前的准备和结构设计

第1课中，我们来讲汇报/呈现前如何做准备。

在日常工作中，我们面对领导和客户，经常要做一些工作汇报或呈现，但是为什么有些人做完汇报/呈现，领导一言不发？为什么有些人说不到一半就被打断？为什么有些人做了充分的准备，数据翔实，内容具体，却还是被批评？

讲话要有针对性，要懂得有目标地舍弃一部分内容，尤其是在工作汇报/呈现的问题上更是如此。然而现实的情况却各有不同，一种情况是：“这都是各部门报上来的汇总，你说上会的时候哪个部分能省略？哪个部分我都不能省略。”可是，如果是季会、年会，或者是周会、例会的形式，一般不会只有你一个人向领导去汇报/呈现，你想力求全面，什么都说到，根本不现实，汇报/呈现的时长首先就限制了你说的内容。

另一种情况是：汇报/呈现工作对一些人来说就是形式主义，到汇报/呈现工作的时候，要么就抓耳挠腮，苦思冥想，不知道从何汇报/呈现起，就好像自己压根没做过工作；要么就是年年岁岁一成不变地汇报/呈现，感觉就像把自己岗位上的那点事重复地介绍，只是数据有一些变动而已。这些人根本没有想清楚为什么要做汇报/呈现，而且通常说话也给人毫无目标的感觉。

一、定位一法：清晰表达目的，聚焦汇报/呈现重点

我们先来看看决策者对汇报/呈现者的十大抱怨：

（1）给出太多信息；

（2）漫谈；

（3）数据搬运；

（4）缺乏自信和热情；

（5）缺乏准备；

（6）对汇报/呈现对象的提问无预料；

（7）未考虑想从决策者那里得到什么；

（8）对决策者的反馈信息持防御态度；

（9）缺乏有执行力的形象；

（10）没有教会我任何新东西。

我们都知道，给出的信息、数据，翔实、全面，是汇报/呈现者要具备的基本修养，但如果抓不住重点，没有立意，就抓不住决策者的兴趣点，决策者只会觉得你是一个做流水账的操作型工作者。那些能引起领导重视并参与讨论的汇报/呈现有什么特点？到底什么才是我们汇报/呈现的重点？为了说明这些问题的重要性，我们来看看下面这两幅图（见图1-1）：

两幅图构图一样，之所以第二幅图中穿黄裙子的美女让你的目光更加聚焦，就是因为背景色彩灰色调的处理。在实际讲话的过程中，我们也不能点太散，不能面面俱到，而应该做到聚焦、突出，突出什么呢？突出清晰的一条主线，一定要有目的地进行诉求，只有这样，才能更好地引导听众。

我们再来看一看苹果公司的创始人，也是内容呈现的典范人物乔布斯。他在每一次苹果手机发布会上演讲的主题都是非常明确的（“少即是多”原则），明确到了什么程度呢？他对每一款产品的介绍，媒体不用改动就可以直接去用。比如说“把一千首歌装进你的口袋”，这个说法既形象又主题明确。我们也发现，乔布斯不会把这一款手机的所有特点在发布会上都讲出来，他只会讲两到三个最突出的特点。为什么他不多讲？开一场发布会，最大的目标，其实就是让消费者对你的产品产生浓厚的兴趣，并最终产生购买行为；如果每个点都讲，但是讲得比较宽泛，比较平淡，消费者就很难记住产品的特点，那上述目标是达不到的。但是如果只讲两三个特点，你从不同的维度，非常形象地去讲解，给消费者留下了印象，消费者非常喜欢，非常感兴趣，有了购买的欲望，那你的目标就可能达到了。

怎样才能聚焦？如果某个工作内容，你每天上班都在做，它是一项常规性的工作，上个月和下个月你在做的时候，它的变化都不会很大，你在做汇报/呈现工作时，还用提它吗？不用吧？领导也不想听你报告这些常规的工作。举个例子，比如一个企业的行政部门人员给领导做汇报/呈现，说这个月派了十辆车，下个月要派二十辆车，这有意义吗？没有。即使你对派车数量的变化做出再详细的分析，价值也不是很大。但如果通过同比、环比数据，针对旺季保证重点人员重点派车的输出提出预案，这个汇报/呈现就是有价值的；或者派车量突然暴增，这一差异产生的原因主要在哪里；有哪些工作点是我们现在没有考虑到，而在下一个季度和下个月可以做到的？这样的汇报/呈现工作也是有意义的。

针对汇报/呈现工作不聚焦的情况，我们教给大家一个三步锁定汇报/呈现的方法。

第一步，可视化法全面列。列什么呢？我们每个月都要检视一下自己的工作，把所有做的工作按照大类别罗列；大类别下面还有细分项，我们要把所有的工作都掰开、揉碎了以后罗列出来。这个罗列不仅限于白纸黑字的罗列，也可以是在你脑海当中的罗列。

如图1-2所示，可视化全面列的具象体现就如主干与枝节的关系。

第二步，变化趋势点挑选。挑选什么？我们要通过挑选无变化的、变化大的和变化小的来确定重点。

那些没有变化的项，就不要再讲了，变化大的和变化小的可以先留下，然后再来选，选什么呢？有一些是我做得不好的地方，即糟点，先暂且放一放，别撞枪口上；有一些是我在这个月工作当中做得很不错的地方，也就是有成果的地方，即亮点，这个要保留；另外，我这个月的工作还可能会出现需要改善的地方，即改善点，这个可以说。也就是说，糟点先放一放；亮点要作为这个月汇报/呈现成绩时候的一个方法论和经验值的总结；改善点要作为改善项拿出来说一说。

第三步，一亮一改说目标。在第一步、第二步的基础上，去确认目标。下面，我们结合案例来详细说明这个三步法。

2017年工作项目汇报

先用可视化工具将项目设计变更的主要方式按照大类别列出，再综合2017年全年各项目所有出现的情况，对应安置在细分项里（见图1-3）。

由于在第一步时就综合考虑了2017年全年的重点项目，因此到了第二步时无变化的项目已经被剔除了。下面将招标单价变化、定额更新、业主涨价、立项金额不准确、需求类型变化、需求数量变化、设计结构变化、建设能力不足、业主原因、政治原因、个别完工滞后于整体和采购进度滞后等内容结合表格（表1-1），得到综合排名，再来决定哪几项内容值得且最能反映出2017年项目设计变更情况。

接下来，根据这一年实际工作的开展情况，把已经圆满完成或已经找到预案的内容形成方法论摘选为亮点；把目前做得不够好，缺少应对措施的内容摘选为糟点；把目前做得不够好但已经有应对措施的内容摘选为改善点。

第三步，先要说一个亮点，这个点能非常完整有效地展现工作思路，是你管理方法的体现。而改善点，就是改革项和改善项，其实也是在说你的工作思路。按照这样的思路排布下去，你这个月的糟点可以成为下个月的改善点甚至是亮点，这个月的改善点可以成为下个月的亮点，依此类推，你会发现，你每个月的工作汇报/呈现就会不再流于形式。当你一年的工作结束之后，把每个季度的汇报/呈现集中在一起，全年的工作思路，会在最终的年度工作总结里被领导觉察到。久而久之，你不光掌握了一套很系统的开展工作思路的方法，同时，领导也会看到你是一个很有想法、很有步骤、很有管理思路的人。

二、定位二法：听众分析，为汇报/呈现内容精准定位

在日常工作中，什么才是决策者最为关注的内容？我们怎么定位这些内容？为此，我们先要了解决策者的心理期待，通过分析决策者的心理期待，来为汇报/呈现内容做精准定位。

试想一下：你正坐在办公室里，突然听到楼道里有人喊：“着火了！着火了！”你正准备逃出此房间，可当你打算开房门的时候，发现门把手被火烤得发烫，滚滚的浓烟顺着门缝进到屋里，如果此时开门，可能会被火舌吞没。你用湿衣物堵住口鼻，积极展开自救，正在这时门开了，进来一位消防员。如果给你图1-4中的十个话题，你希望消防员说哪些话题？为什么？

其实在生命受到威胁的时候，我们最清楚D、G、J这三个话题是能够救命的。在日常汇报中，我们也要站在听众的角度去想想，如何把他们从“危机”中解救出来。我们先来看看不可不知的听众分析的十大问题：

（1）他们是谁？

（2）他们的期望是什么？

（3）他们的主要问题和挑战是什么？

（4）你希望他们做什么？

（5）你传递的信息怎样解决他们的问题？

（6）你最想传递的信息是什么？

（7）你的汇报/呈现对象已经知道多少？

（8）汇报/呈现对象对话题的态度是什么？

（9）汇报/呈现对象的性格类型是什么？

（10）汇报/呈现对象可能的异议或问题是什么？

第一个问题，是说要知道“他们”是谁，包括他们的年龄范围、教育水平、职业经历、经济状况和文化影响，包括他们的头衔、职责、角色、工作内容等，总之，你能想到的都是要知道的内容。

第二个问题，是说要分析他们期望听到什么，他们来听你演讲的动机是什么，为什么要来听演讲。

第三个问题，是说要分析一下他们面临的主要问题和挑战，不悱不发，听众如果没有疑问，你就可以不用讲了。一定要知道到底是什么问题困扰着他们，他们想要听到的重点是什么。

第四个问题，就是接下来你希望他们做什么，其实就是期待一种行动的转化。你是需要得到他们的支持，还是需要得到他们的帮助，还是说你要通过这次呈现产生订单，激发他人投资的意愿等。你需要在这个时候定一个明确的目标，最好在讲之前写在本子上。

第五个问题，实际上讲的就是同频沟通的问题。因为你知道听众面临的问题，你要确保你向他们展示了自己的产品和想法，表达你是帮助他们解决问题的。

第六个问题，你最想传递的信息和唯一的想法是什么。这就是上文说的主题和内容上的“少即是多”。

第七个问题，要分析一下，你的表达对象已经知道多少，对于他们知道的内容，待会儿做陈述的时候就要少讲。举一个很简单的例子，我们投一份简历，那简历当中已经写到了的内容，在你去面试的时候，就应该尽量少讲，或者突出重点地讲，而不是把简历上的东西逐一给对方重复一遍，否则你给对方留下的印象在哪儿呢，在那么多面试者中，你又怎么能脱颖而出呢？所以面试时要讲应聘单位不知道的内容。同样地，我们讲话也是这样，要从对方已知的信息引入话题，但是讲对方不知道的内容。

第八个问题，要知道表达对象对于这个话题的态度是什么。这点太重要了，在你开始讲这个话题之前，如果是别人表现出反感的，那么你想要达到的目的——让对你的话题方案不感兴趣的人来埋单，可能会有一些难度。在这个过程中，你需要多次呈现，逐步去打开他们的心扉，才能达到目的。我们在制订表达目标的时候，要先定一个切实可行的小目标。

第九个问题，是说表达对象的性格类型。如果有学员跟我说，老师，对于对象的性格分析，他要如何知道对象是老虎型还是别的什么型？我就会告诉他，这有一点难办到，因为多数情况下，我们是分析不到那么具体的，我们要把侧重点放在听众整体性特点上。你不可能对每一个听众的类型都进行把握，要知道的主要是整体的类型。比如给做人力资源的学员讲，你现在面试、招聘的一般都是“90后”“00后”，你的语言逻辑要符合他们的逻辑习惯，语言特点也要符合他们的特点。比如说多讲一些“吐槽”“拍砖”这样的网络语言，他们会觉得与你很有共同语言。如果你讲企业文化的时候，也能突出员工队伍多元化、轻松化的特点，和一种开放、弹性制的风气，员工可能就会对企业更喜欢。

第十个问题，我们除了准备这些内容，必须还要考虑到听众在听完所有的内容之后，可能会产生什么样的问题。很多主讲人在讲自己准备好的内容的时候，都讲得非常不错，可是一旦涉及最后别人提问的环节，往往就卡壳了，容易暴露问题。这并不表示他不是专家，而是他不擅长即席的互动和发言。所以，提前去做一些准备，对于最后讲话的成功也是有帮助的。

下面我们结合案例进行解析：

表1-2和图1-5是XX公司近三年工伤人员的处理情况与汇报，如果你是领导，你是否想知道得像表1-2列举的那么具体？在汇报展示的时候，图1-5又是否一定要单独一页放置？我们一一分析。

· 他们是谁？你的汇报/呈现对象已经了解多少情况？

他们是你的直管领导，人员受伤具体时间、地点、部位、当时的处理情况等细节，在工伤发生时就已经得到披露。

· 他们的期望是什么？

了解工伤事件的后续事宜，如是否评定工伤等级，费用是否到位；未能评定工伤等级的，公司有何赔付处理意见；这些人员返岗情况如何，如何安置；等等。

· 你希望他们做什么？

希望领导评估涉及人员的安置及赔付处理等方案的可行性。

· 你最想传递的信息是什么？

避免类似事故发生的措施。

明确了以上信息，我们就可以对汇报/呈现内容进行修改。修改后如表1-3和图1-6所示。

上述十大问题，学员在上课时通常都是非常认可的，但是往往会在设计讲话的时候，把这些内容全部忽略掉。那如何正确应用这十大问题呢？可以给它们进行分类（见图1-7）。比如说“他们是谁”“他们的期望是什么”“你希望他们做什么”这三个问题用来帮你确定内容方向；“他们的主要问题和挑战是什么”“你最想传递的信息是什么”这样的问题，作为开场设计的方向；对于表达对象，我们已经知道了需要的信息，在做主体设计的时候，就要将其作为设计的主要依据和指导。

另外，在开始表达前，我们先要知道对方的态度是什么，这是帮助我们输出表达技巧的重要信息；对于表达对象的提问和疑虑，我们要在相应方面做出相应的指导。