4.1 “礼”多人不怪

——和领导打电话的礼仪

有了手机之后，电话沟通变得更加方便了。想起什么事，随时随地一个电话打过去，既方便又快捷。

然而方便不代表随便。特别是与领导的电话沟通，更需要遵守职场上约定俗成的礼仪。

不要小看打电话这样的细节。你在领导心目中的职业形象，就是在打电话这样看似不起眼的小事中，一点一滴积累起来的。

4.1.1 该不该打电话

你需要了解，什么事情适合电话沟通，什么事情不适合电话沟通。

适合打电话的情形应该具有以下两个特点。

1.事情紧急，且与领导见面很不方便

如果需要马上向领导请示汇报，但双方距离很远，或者短时间内无法见面，就可以选择打电话。否则，还是与领导当面沟通为好。

2.信息交流比较简单，不需要视觉辅助

如果交流的内容比较复杂，需要PPT或其他文档辅助，比如关于市场活动计划的讨论或者技术方案的请示，电话沟通就远不如邮件效率高。

有一些情形则不适合电话沟通。如涉及商业机密的事项，以及关系到个人隐私的事情（因为工作失误道歉、申请升职加薪、告知领导辞职的决定等），还是当面沟通为好。

4.1.2 什么时间打电话

需要注意，在一天当中，有些时段是不适合给领导打电话的。

每天早9点之前、晚9点之后以及午休期间都是默认的休息时间。如果没有天塌下来的大事，这些时间段就不要打电话骚扰领导了。休息日也最好不要打电话。领导也想“偷得浮生半日闲”，好好享受和家人在一起的时光。

即便是工作时间，也不能拨通电话就直接开说——万一领导正在会议上，或者正在与人谈话，不方便和你通话呢？

为保险起见，拨通电话后最好先问一句：“请问您现在方便讲话吗？”在得到领导允许后，你再继续说话。

如果通话对象是高层领导，在礼仪上就更要注意了。

在拨打电话之前，你最好先发一条信息询问：“您好，我是某某部门的某某，有事想给您打电话汇报一下。请问您现在方便讲话吗？”

收到领导允许的信息之后，你再拨电话过去，这样才不会贸然打扰。

4.1.3 在电话中如何讲话

与领导打电话是特殊形式的一对一汇报，既要遵循一对一汇报的规则，也要顾及远程沟通的特殊性。你需要注意以下几点。

1.准备提纲

如果挂了电话才想起来有事遗漏忘了说，再打过去就显得没礼貌了。如果要汇报的事情比较多，最好提前写个提纲，按顺序一件件汇报会比较稳妥。

与领导打电话是特殊形式的一对一汇报，既要遵循一对一汇报的规则，也要顾及远程沟通的特殊性。

2.告知要点

你需要用简洁的语言告知领导，你准备汇报几个事项，大约多长时间。如果有多个事项需要汇报，就要遵循“避轻就重”原则，先说最重要的事。

3.控制语速

打电话的时候，领导没有书面文件或者PPT演示作为参考，只能通过你的声音获取信息。因此，你讲话的语速不能过快，要让领导能够跟得上你的节奏。

4.礼貌回应

在领导讲话时，你不能简单回应：“嗯”“好”——这是领导对下属的语气。你应该回答：“是的”“好的”“我明白了”，这才能显示出对领导的尊敬。

5.确认在线

打电话时，最怕的是你这边讲了一大段话，结果不知不觉掉线了，对方什么都没听到！你最好每隔一小段时间就不露痕迹地询问一下：“您同意我的说法吗？”“您对此有何看法？”以确认领导完整听到了你讲话的内容。

6.复述指令

如果领导在电话中布置了任务，你需要在最后简要复述领导的指示：“我马上去落实下面几项工作：第1项是……第2项是……第3项是……您看我的理解对吗？您还有需要补充的吗？”这样才能避免出现信息遗漏与理解偏差。

7.随时记录

在打电话之前准备好纸笔，将领导的指示随时记录下来，以避免措手不及，耽误时间。

4.1.4 结束通话

和领导打电话，如何结束通话也是有讲究的。你要遵守“位尊者先挂电话”的原则，等领导先挂断电话。

如果你发现领导既不说话也不挂断电话，八成是领导临时处理其他事情，忘记挂电话了。这时你可以主动提醒：“请问领导您还有什么吩咐的？”领导可能会说：“没有了，你挂了吧。”不要着急，你还是要等领导先挂断电话。

结束通话时，你要遵守“位尊者先挂电话”的原则，等领导先挂断电话。

如果你提醒后领导仍然没挂断电话，甚至你在电话中听到了领导与别人谈话的声音，说明领导可能已经把你忘了。这时你要立即主动挂断电话，以免领导发现后有“泄露机密”之嫌。

职场无小事。即便在打电话这样司空见惯的行为中，同样能展示你的职业素养。在打电话的过程中展示出你的礼貌、严谨、周到，会给你在领导心目中的形象大大加分！

道生老师敲黑板

● 在与领导通电话之前，需要注意的事项：_______________________________。

● 与领导通话时需要注意的事项：________________________________________________________________________________________________________。

● 与领导通话结束后，该如何挂断电话？_____________________________。

道生老师留作业

● 与领导通话和朋友、同事间通话的区别在哪里？

● 利用一次给领导打电话汇报工作的机会，自己进行录音。事后回听录音，检视自己在通话礼仪上还有哪些可以提升的地方。

● 关于和领导打电话，你有哪些经验或故事可以分享？