4.3.3　文档的编辑与修改

1.插入和改写方式

“插入”和“改写”是Word的两种编辑方式。“插入”是指将输入的文本添加到插入点所在位置，插入点以后的文本依次往后移动；“改写”是指输入的文本将替换插入点所在位置的文本。默认的编辑状态为“插入”方式。

“插入”和“改写”两种编辑方式是可以转换的，其转换方法有以下两种：

①单击状态栏上的“插入”标志，则变成“改写”方式；反之亦然。

②按【Insert】键可以进行两种方式间的切换。

2.选定文本

用户对某段文本进行移动、复制和删除等操作时，必须先选定该文本，然后再进行相应的处理。当文本被选中后，呈反相显示。如果要取消选定，可以将鼠标移至选定文本外的任何区域，单击即可。

（1）利用鼠标选定文本

①选定自由长度文本：将鼠标指针移到要选定文本的首部，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标。

②选定一个句子：按住【Ctrl】键，单击该句的任何地方。

③选定一行文字：将鼠标指针移至该行的左侧即文本选定区，当鼠标指针变成一个指向右边的箭头形状时，单击即可。

④选定一个段落：将鼠标指针移至文本选定区，三击即可。

⑤选定整篇文档：将鼠标指针移左侧空白处，当鼠标指针变成一个指向右边的箭头形状时，三击即可。

⑥选定一大块文字：将光标移至所选文本的起始处，用滚动条滚动到所选内容的结束处，然后按住【Shift】键，并单击。

⑦选定列块（垂直的一块文字）：按住【Alt】键后，将光标移至所选文本的起始处，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标和【Alt】键。

（2）利用组合键选定文本

先将光标移到要选定的文本之前，然后利用组合键选定文本。常用的选择文本组合键及功能如表4-1所示。

（3）利用扩展功能键【F8】选定文本

扩展选定方式是使用定位键选定文字。按【F8】键时，在状态栏会出现“扩展”字样。若要取消扩展选定方式，可按【Esc】键，具体按键次数及功能如表4-2所示。

3.清除文本

（1）清除文本内容

清除文本内容就是删除文本，即将字符从文档中去掉。删除插入点左侧的一个字符按【Backspace】键；删除插入点右侧的一个字符按【Delete】键。但若需删除较多连续的字符或成段的文本，用这两个键显然很烦琐，可以使用如下方法：

①选定要删除的文本块后，按【Delete】键。

②选定要删除的文本块后，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮。

注意：删除和剪切操作都能将选定的文本从文档中去掉，但功能不完全相同。使用剪切操作时删除的内容会保存到“剪贴板”上，可以通过“粘贴”命令进行恢复；使用删除操作时删除的内容则不会保存到“剪贴板”上，而是直接被去掉。

（2）清除文本格式

清除文本格式就是去除用户对该文本设置的所有格式，只以默认格式显示文本。选定要清除格式的文本块后，单击“开始”选项卡“字体”组中的“清除格式”按钮。

4.复制和移动文本

（1）复制文本

在编辑过程中，当文档出现重复内容或段落时，使用复制命令进行编辑是提高工作效率的有效方法。用户不仅可以在同一篇文档内，也可以在不同文档之间复制内容，甚至可以将内容复制到其他应用程序的文档中。复制文本有以下3种操作方法：

①快捷按钮操作：选定要复制的文本块，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮，将插入点移动到新位置，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮即可。

②拖动操作：选定要复制的文本块，按住【Ctrl】键，用鼠标拖动选定的文本块到新位置，同时释放【Ctrl】键和鼠标左键。

③快捷键操作：按【Ctrl+C】组合键进行复制操作，按【Ctrl+V】组合键进行粘贴操作。

（2）移动文本

移动是将字符或图形从原来的位置删除，插入到另一个新位置，有以下3种操作方法：

①快捷按钮操作：选定要复制的文本块，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮，将插入点移动到新位置，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮即可。

②拖动操作：选定要复制的文本块，用鼠标拖动选定的文本块到新位置，同时释放鼠标左键即可。

③快捷键操作：按【Ctrl+X】组合键进行剪切操作，按【Ctrl+V】组合键进行粘贴操作。

（3）剪贴板

无论是剪切还是复制操作，都是把选定的文本先存储到剪贴板上的。在以前的Office应用程序中使用的是Windows剪贴板，它只能暂时存储一个对象（如一段文本、一张图片等）。当用户再次进行剪切或复制操作后，新的对象将替换Windows剪贴板中原有的对象。Office 2010新增了多对象剪贴板功能，可以最多暂时存储24个对象，用户可以根据需要粘贴剪贴板中的任意一个对象。利用剪贴板进行复制操作，只需将插入点移动到要复制的位置，然后单击剪贴板工具栏中的某个要粘贴的对象，该对象就会被复制到插入点所在的位置。

5.撤销和恢复

在编辑过程中难免会出现误操作，Word为用户提供了撤销、恢复功能。

①“撤销”用于取消最近的一次操作：可以直接单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮；或按【Ctrl+Z】组合键。

②“恢复”用于恢复最近一次被撤销的操作：可以直接单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮；或按【Ctrl+Y】组合键。

6.查找和替换

Word提供了许多自动功能，“查找和替换”就是其中之一。查找的功能主要用于在当前文档中搜索指定的文本。替换的功能主要用于将选定的文本替换为指定的新文本。

（1）一般的“查找和替换”

单击“开始”选项卡“编辑”组中的“查找”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“高级查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，选择“查找”选项卡，输入需查找的内容，完成查找；选择“替换”选项卡，输入需查找的内容及替换为的内容，完成替换。

一般，Word自动从当前光标处开始向下搜索文档，查找字符串，如果直到文档结尾还没找到，则继续从文档开始处查找，直到当前光标处为止。若查找到该字符串，则光标停在找出的文本位置，并使其置于选中状态，这时在该位置单击，就可以对该文本进行编辑。

（2）特殊的“查找和替换”

利用“查找和替换”对话框中的“更多”按钮，可以实现特殊字符的替换和格式的替换等功能，其操作方法是：单击“查找和替换”对话框中的“更多”按钮，在扩充的“查找和替换”对话框中设置搜索选项、输入“格式”或“特殊字符”完成特定格式文本的“查找和替换”，如图4-6所示。

注意：有时并不是所有查找到的字符串都应进行替换。如在某文档中需要将“中国”替换为“中华人民共和国”，若文中有这样一个句子：“中国是一个发展中国家，欢迎世界各地的企业家到中国来投资”，则全部替换时就会出错。因为，应该替换的只有两个地方，而“全部替换”则会替换三个地方，替换后的结果变成“中华人民共和国是一个发展中华人民共和国家，……”。所以，在进行文本替换时，如果有类似的情况，就不能使用“全部替换”功能。单击“查找下一处”按钮，如果查找到的字符串需要替换，则单击“替换”按钮进行替换，否则，单击“查找下一处”按钮继续查找。

如果“替换为”文本框为空，操作后的实际效果是将查找的内容从文档中删除。若是替换特殊格式的文本，其操作步骤与特殊格式文本的查找类似。

（3）“查找与替换”的使用

将上述文本框中连续的两个回车去掉，使之成为一段连贯的文字，并把倾斜带下画线的文字恢复成常规文字。

操作步骤为：第一步，选择文本框中的文字，单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”按钮，弹出“查找和替换”对话框，单击“更多”按钮，单击“特殊格式”按钮，选择“段落标记”选项，继续再选择一个“段落标记”，使得“查找内容”为：P^P，“替换为”是空的。单击“全部替换”按钮，可以删除连续的两个回车，如图4-6（a）所示。

第二步，删除“查找内容”中的两个回车，使之为空，将鼠标停留在“查找内容”文本框内的情况下，单击“格式”按钮，选择“字体”选项，弹出“查找字体”对话框，选择倾斜及下画线；鼠标移动到“替换为”文本框内，再单击“格式”按钮，选择“字体”选项，弹出“查找字体”对话框，选择常规，如图4-6（b）所示。若文本框中格式设置错了，可以单击“不限定格式”按钮，清除格式后重新设置。

7.自动更正

Word提供的自动更正功能可以帮助用户更正一些常见的输入错误、拼写和语法错误等，这对英文输入是很有帮助的，对中文输入更大的用处则是将一些常用的长词句定义为自动更正的词条，再用一个缩写词条名来取代它。

（1）建立自动更正词条

单击“文件”菜单，选择“选项”命令，弹出“Word选项”对话框，选择“校对”→“自动更正选项”选项，弹出“自动更正”对话框，如图4-7所示。在“替换为”文本框中输入要建立为自动更正词条的文本，如“湛江师范学院”；在“替换”文本框中输入词条名，如fy。单击“添加”按钮，创建自动更正词条。

（2）使用自动更正词条

将插入点定位到要插入的位置，输入词条名，如fy，按【Space】键，Word系统就会用相应的词条即“湛江师范学院”取代fy，显示在插入点处。

8.拼写、语法检查

默认情况下，在用户输入文本的同时Word会自动进行文字的拼写和语法检查，并使用红色波浪下画线表示可能存在拼写问题的文本，使用绿色波浪下画线表示可能存在语法问题的文本。

另外，用户也可单击“审阅”选项卡“校对”组中的“拼写和语法”按钮，对整篇文档进行快速而彻底的校对。在进行校对时，Word会将文档中的每个单词与一个标准词典中的词进行比较。因此，检验器有时也会将文件中的一些拼写正确的词（如人名、公司或专业名称的缩写等）作为错误列出来。若出现这种情况，只要忽略跳过这些词即可。

9.中文繁简转换

对于需要混合使用繁、简中文进行文档编辑的用户，Word提供了不用单独安装繁体字库，就可以实现将中文简体字转换为繁体字的功能，反之亦然。

转换时首先选中待转换的文字，单击“审阅”选项卡“中文简繁转换”组中的“简繁转换”按钮，即可完成转换操作。

在转换的过程中有时会改变原文字。例如，“大学计算机基础”转换为繁体后就变为更适应繁体语法习惯的“大學電腦基礎”。

10.字数统计

使用字数统计功能不仅可以快速地统计某段文本的字数、段落数、行数和字符数，而且可以统计整篇文档的字数、页数和行数等。

操作时首先选中要统计的文字（若不选中任何文字则是对整篇文档进行统计），单击“审阅”选项卡“校对”组中的“字数统计”按钮即可。