4.8 数据合并

数据合并用于批量制作名片、胸卡、邀请函等。先完整制作一个模板，然后数据源里的数据（文本、图片）会自动逐条填进相应的位置，自动生成多张作品，省去了人工复制、粘贴的麻烦。本节涉及的内容较多，建议放在第9章以后阅读。

4.8.1 每个页面一个记录

在最终生成的文档里，每个页面里只有一张名片。所以页面尺寸就是一张名片的尺寸。

案例4-15：制作代表证

某公司召开会议，邀请了很多公司出席。与会人员的资料都被登记在了Excel文档里，现在要给每人制作一个代表证，见图4-78。

❶制作Excel文件，见图4-79。

■ 删除一切无关的东西（批注可不删）。

■ 横向是项目；纵向是个体。

■ 项目名称不能为空，但具体内容不重要，因为它最终不会在页面里出现。

■ 数据里不能有手动转行（按Alt+Enter组合键）。

■ 内部不能有空列或空行。

■ 在完成后，保存文档。

❷制作数据源，见图4-80。

■ Excel文档里只保留核心数据，无关内容一律删除。甚至外围的单元格里连空格也不要有。

■ 把Excel文档另存为Unicode文本。

■ 如有图片，宜与图片放在同一文件夹里，否则还要在Excel文档里对图片的数据加上路径，如D：\客户图片\顾香茹.jpg。

■ 关闭该Excel文档，单击【不保存】。

❸制作一个完整的样板。即选一个典型的人，并在InDesign里制作好，见图4-81。

■ 对于变化的文本（如职务、公司名称），要给最长的文本留够空间，否则长文本可能会溢流。

■ 可以实现这样的效果：把文本框的宽度固定。当文本较多时，会自动压缩每个文字的宽度，使文本框恰好能放置这些文本。本例就对公司名称这样设置，方法如下所述（如果不需要这样的效果，就忽略下面的步骤A、B、C）。

A在文本框宽度够用时，宽度不变；在文本框宽度不够用时，宽度会自动扩大到恰好够用。操作如下所述。

■ 选中文本框，【对象】→【文本框架选项】，打开“文本框架选项”对话框，见图4-82。

■【自动调整大小】选【仅宽度】，表示高度不变，宽度自动适应文本。

■ 选择中心的锚点，表示文本框的中心固定不变，宽度在左右方向上平均增减。

■【最小宽度】输入68mm，表示当文字较少，即文本框的宽度有富余时，宽度不会变窄，而是仍然保持68mm。

■ 勾选【不换行】，表示文本始终保持一行。

B把文本框放进一个尺寸相同的框架内。

■ 使用[矩形框架工具]（见图4-83）在文本框上画一个相同尺寸的框架，即框架与文本框恰好完全重叠。

■ 选中文本框（第一次单击，选中的会是刚才画的框架；按住Ctrl键，再次单击，就会选中文本框）；按Ctrl+X组合键，选中框架，按Ctrl+Alt+V组合键，即可将其粘贴进框架内部。

■ 本步骤把文本框放在一个等尺寸的容器内，可以通过这个容器限制文本框的尺寸。

C对框架应用对象样式，规定容器尺寸不变，让文本框去适应容器。即当文本框变大后，会压缩尺寸以适应容器。

■ 选中框架，【对象样式】面板菜单→【新建对象样式】，勾选【将样式应用于选区】，单击【框架适合选项】，见图4-84。

■【适合】选【内容适合框架】。

■【对齐方式】选中心锚点，表示以中心位置为基准。

❹引入数据源，见图4-85。

■ 打开【数据合并】面板的方法：【窗口】→【应用程序】→【数据合并】。

■【数据合并】面板菜单→【选择数据源】，选刚才另存的Unicode文本。

■ 一个文档只能引入一个数据源文件。

❺添加数据变量，见图4-86。

■ 文本变量：选中样板里的“顾香茹”，单击【数据合并】面板里的【姓名】；选中“销售副经理”，单击【职务】；等等。

■ 图片变量：选中图片，单击【相片】。如果图片的尺寸不一，就要设置怎样显示这些图片，【数据合并】面板菜单→【内容置入选项】，见图4-87。

■ 二维码：选中放置二维码的框架，单击【网址】。

❻预览效果，见图4-88。

■ 在【数据合并】面板中勾选【预览】。

■ 本步骤非必须，只是为了预先查看有无明显错误。

❼批量生成代表证，见图4-89。

■【数据合并】面板菜单→【创建合并文档】，打开如图4-90所示的对话框。

■【每个文档页的记录】选【单个记录】。

■ 如果要限制文档页数，就打开【选项】选项卡，勾选【每个文档的记录限制】，输入限制的页数。

■ 单击【确定】，会自动新建一个文档，包含批量生成的代表证。

❽解决溢流文本。

■ 本例设置了自动压缩文字宽度，但是该功能不会自动更新，所以造成了部分文本被遮挡（见图4-88）。我们可以通过查找、替换来一次性解决上述问题。按Ctrl+F组合键，切换到【对象】选项卡，单击【查找对象格式】下面的方框区域，打开“查找对象格式选项”对话框，在【对象样式】中选前面新建的那个对象样式，单击【确定】；用同样的方法，在【更改对象格式】中也选这个新建的对象样式，见图4-91。单击【全部更改】，则凡是使用了这个新建的对象样式的对象（即“公司名称”框架）都会重新应用这个新建的对象样式。

■ 如果没有设置自动压缩文字宽度，就要逐个进行手动处理。

代表证有两面，另一面的内容通常是固定内容，如日程安排等。有以下两种方案。

■ 方案1：这两面各自一个文档，单独制作，每个文档只有一个页面。

■ 方案2：这两面在一个文档里一起制作，这个文档有两个页面。引入数据源、添加变量等操作与上例相同，只是在最后批量生成时会以这两面为单位，见图4-92。

4.8.2 每个页面多个记录

在最终生成的文档里，每个页面含有多张名片，页面尺寸较大。

案例4-16：制作代表证（需要拼版）

同上例，但是要求将多张代表证拼在A4打印纸大小的页面里。

不必使用拼版软件，在InDesign里就可以解决。

❼接上例的步骤6（也可以认为是接步骤5，因为在步骤6里并没有改动）。更改页面尺寸为A4纸大小，见图4-93。

■ 按Ctrl+Alt+P组合键，在【页面大小】中选【A4】预设。

■ 只有单页面文档才能使用这种拼版功能，多页文档必须拆分成多个单页文档。

❽批量生成代表证。

■ 锁定的对象必须先解锁，按Ctrl+Alt+L组合键即可。

■【数据合并】面板菜单→【创建合并文档】，打开如图4-90所示的对话框。

■ 在【每个文档页的记录】中选择【多个记录】。

■ 单击【多个记录版面】选项卡，见图4-94。勾选【预览多个记录版面】，在【栏间】【行间】中调整代表证间距；在【上】【左】中调整页边距。

■ 单击【确定】，会自动新建一个文档，包含批量生成的代表证，见图4-95。

解决溢流文本，同上例的步骤8。

如果要自己打印，则适宜采用拼版以节约纸张。如果要交给印刷厂印刷，则可以直接给印刷厂提供单个记录。印刷厂是拼版方面的专家，不需要设计师先拼一次。

另外，如果日后代表们的资料需要变更，而在修改完Excel文件后，InDesign文档不会自动随之变更，就需要重新制作数据源，继续在包含变量的InDesign文档里更新数据源，最后重新批量生成代表证，并处理溢流文本。

最后，讨论一下Excel里手动转行的问题。

Excel单元格的宽度有限，里面的文本可以设置为自动转行，当文本流到达尽头时，会自动转行；也可以不设置自动转行，但多出的文本可能显示不出来（实际上还在，只是看不到）。不管是否自动转行，其本质仍是一行文本，所以完全可以在InDesign里进行数据合并。

但是如果在Excel里对文本设置了手动转行（即按Alt+Enter组合键），那么在InDesign里进行数据合并的结果就很难令人满意。

遇到确实需要在Excel里对文本设置手动转行的情形（见图4-96），可以采用以下方法解决。

❶把整个Excel数据表格，复制并粘贴到Word文档中。在Word文档里进行查找和替换，把手动换行符替换为一个肯定不会出现的字符串（如“RRR”），查找和替换的操作如下所述。

■ 按Ctrl+H组合键，打开“查找和替换”对话框。

■ 将光标放在【查找内容】里，【特殊格式】→【手动换行符】，会自动填上相应的语句。

■ 在【替换为】里输入“RRR”，见图4-97。

■ 单击【全部替换】。

❷选中该Word表格，复制并粘贴到一个新的Excel文档里。同时原来那个Excel文档就不再使用了。然后进行数据合并。

❸在最终的InDesign文档里进行查找和替换，把“RRR”替换为强制换行符。操作如下所述。

■ 按Ctrl+F组合键，打开“查找/更改”对话框，切换到【GREP】选项卡。

■ 在【查找内容】里输入“RRR”。

■ 将光标放在【更改为】里，单击右侧【@】→【强制换行符】，会自动填上相应的语句。

■ 在【搜索】中选择【文档】，见图4-98。

■ 单击【全部更改】。

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[1] 图中的“下划线”应为“下画线”，特此说明。