要点01
如何提高文档的可读性

不管在什么情况下，我们编排文档的主要目的都是让人们来阅读。只是不同类型的文档，阅读对象不同、阅读者的心理不同。所以，我们不论是在编写文档内容或是在排版修饰文档时，都一定要学会换位思考，站在阅读者的角度考虑怎样通过文档将想要传达的信息或思想传达出去。经过思考不难发现，要提高文档的可读性主要应注意以下两个方面：一个是文档本身的内容，另一个则是文档的表现形式。

在文档内容方面，我们应该注意文档中文字、词语的正确性，也包括语法语句的正确性。当然，这方面不是本书重点探讨的内容。但是，这是文档中最基本的信息，只有让文档内容表述更清晰了，文档的才可能具有可读性。如果文档中存在错别字，甚至出现一些文字看不明白，那么，文档的可读性将大打折扣。所以，要提高文档的可读性，首先需要从文档内容着手，根据主要读者的情况组织语言，避免错别字，避免可能看不明白的语句。

在文档的表现形式方面，则需要灵活地应用Word中各种功能，并运用艺术的眼光来设计文档。无论是文档的版式设计、文字和段落格式，还是图形和图像应用等方面，都需要仔细地思考和分析，以阅读者为中心，充分考虑阅读者的心理来安排文档内容和修饰元素。在修饰文档时，我们可以遵循以下几个原则。

1．主题明确、重点突出

任何一篇文档都应该有一个明确的主题和中心思想，在排版和修饰文档时，也需要利用各种修饰来突出这个主题，千万不能只为了美观而排版。在选择修饰图形或插图时，尽量选用能体现文档主题思想的图形或图片。

2．美观性与艺术性

我们一定要下决心改变那些密密麻麻的文档风格，无论是文档的版式设计、文字和段落格式、图形和图像应用等方面，都需要仔细地思考和分析。综合运用文字、图形、色彩等元素，通过点、线、面的组合与排列，并采用夸张、比喻、象征的手法来体现视觉效果，既美化了版面，又达到了传达信息的功能。装饰是运用审美特征构造出来的。不同类型的版面，需要采用不同方式去装饰，它不仅起着突出版面信息的作用，而且能使读者从中获得美的享受。

3．趣味性与独创性

如果文档本身没有多少精彩的内容，就要靠制造趣味取胜，这也是在构思中调动艺术手段所起的作用。版面充满趣味性，使文档信息如虎添翼，起到了画龙点睛的作用，从而更吸引人、打动人。趣味性可采用寓意、幽默和抒情等表现手法来获得。

独创性原则实质上是突出个性化特征的原则。鲜明的个性，是排版设计的创意灵魂。试想，如果版面多是单一化与概念化的大同小异，人云亦云，它的记忆度有多少？更谈不上出奇制胜。因此，要敢于思考，敢于别出心裁，敢于独树一帜，在排版设计中多一点个性而少一些共性，多一点独创性而少一点一般性，才能赢得阅读者的青睐。

4．整体性与协调性

只讲表现形式而忽略内容，或只求内容而缺乏艺术表现，版面都是不成功的。只有形式与内容合理统一，强化整体布局，才能取得版面构成中独特的社会和艺术价值，才能解决设计应说什么、对谁说和怎样说的问题。

强调版面的协调性原则，也就是强化版面各种编排要素在版面中的结构以及色彩上的关联性。通过版面的文字、图形、图形之间的整体组合与协调性的编排，使版面具有秩序美、条理美，从而获得更好的视觉效果。