2.2 采购计划编制

2.2.1 依据:采购计划编制依据

采购计划是企业管理人员在了解市场供求情况、知晓企业生产经营活动及掌握物品消耗情况的基础上,对计划期内的物品采购活动的预见性安排和部署。

采购人员在编制年度采购计划时,首先要仔细解读采购计划编制依据的各项文件和数据。采购计划编制依据如图2-13所示。

图2-13 采购计划编制依据

2.2.2 环节:制订采购计划的2大环节

2.2.2.1 采购认证计划

制订采购认证计划,是通过对库存余量的分析,结合企业生产需要,在综合平衡之后制订出基本的采购计划,包括采购的内容、范围和大致数量等。

(1)准备采购认证计划

采购认证计划准备是企业采购计划的第一步,一般包括接收开发需求计划、接收余量需求计划、准备采购认证环境资料以及制订采购认证计划说明书的工作内容。准备采购认证计划的程序如图2-14所示。

图2-14 准备采购认证计划的程序

采购认证计划阶段事项说明表如表2-17所示。

表2-17 采购认证计划阶段事项说明表  

(2)评估认证需求

认证需求制订出后就要对其进行评估,在评估认证需求这一环节需要完成3项主要工作,包括分析开发需求、分析余量需求以及确认认证需求。评估认证需求的3项工作如图2-15所示。

(3)计算认证容量

计算认证容量的这一环节主要包括分析采购项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证容量以及确定剩余认证容量等方面的内容。计算认证容量的4项工作如图2-16所示。

图2-15 评估认证需求的3项工作

图2-16 计算认证容量的4项工作

(4)制订采购认证计划

制订采购认证计划的主要内容包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划以及制订采购认证计划等方面的内容。制订采购认证计划的4项工作如表2-18所示。

2.2.2.2 采购订单计划

采购订单计划是指在采购认证计划的基础上制订的实际采购清单。

(1)评估采购订单需求

评估采购订单需求是采购订单计划中非常重要的一个环节,只有准确地评估采购订单需求,才能为计算采购订单容量提供参考依据,以便制订出好的采购订单计划。

评估采购订单需求主要包括分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求三个方面的内容。采购订单需求评估内容说明表如表2-19所示。

(2)计算采购订单容量

计算采购订单容量是制订采购计划的重要组成部分。只有准确地计算采购订单容量,才能对比需求和容量,经过综合平衡,最后制订出正确的采购订单计划。

表2-18 制订采购认证计划的4项工作  

表2-19 采购订单需求评估内容说明表  

采购订单容量的计算主要包括分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单容量、确定剩余订单容量四个方面的内容。计算采购订单容量主要内容说明见表2-20所示。

(3)制订采购订单计划

制订采购订单计划是采购计划的最后一个环节,也是最重要的环节。这一环节主要包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制订采购订单计划四个方面的内容。

制订采购订单计划过程示意图如图2-17所示。

2.2.2.3 采购订单的要求

采购人员应依照以下要求进行采购订单的编制。

①规范订单填写标准,减少人为因素导致的错误,填写完毕认真检查。

表2-20 计算采购订单容量主要内容说明  

图2-17 制订采购订单计划过程示意图

②因用途不同,采购订单会交由不同的人员留存,如其中一联交由采购部留存,一联交由财务部存档,一联交由供应商。采购人员应注意保管,以备查证。

2.2.3 流程:采购计划编制流程

采购计划编制流程如图2-18所示。

图2-18 采购计划编制流程