第二节　时间管理的法则

一、帕金森定律

帕金森定律是由英国历史学家斯科特•帕金森在分析了社会组织结构，特别是大型组织工作效率之后提出的。这一定律是指，工作总会被拖延到最后1分钟才做完。如果有2个小时的工作量，但是有8个小时的工作时间，人们一定会花费8个小时才能将工作完成。帕金森定律还指出，工作也会被压缩在有限的时间内完成，即如果有8个小时的工作量，但是由于某个紧急情况发生了，必须在2个小时之内完成，人们也能在时间期限内完成。所以，工作效率高的人总是把自己的时间安排得紧凑而且严密，这样他们才能在极短的时间内完成大量的工作，而不是花费很长的时间只做一点点事情，这是非常重要的。

前微软营销总监道格•代顿曾举出两位客户经理的例子来说明帕金森定律：“一位客户经理对撰写详细的报告欲罢不能，而另一位经理却像是提供清洁服务的反面广告”。前者太拘泥于细节，为了使其文案完美而浪费了时间；后者则是一个“马大哈”，把重要的文本乱扔，只好翻箱倒柜地找，也浪费了大量的时间。这样的职员每个公司都存在，他们看起来终日忙忙碌碌，却总是在最后期限才能完成工作，时间分分秒秒地被浪费，工作效率也很低下。如果他们每天能花几分钟考虑一下任务，给优先的工作腾出时间，再给自己的计划设定一个合理的时间范围，就能够最大限度地提高工作效率。

二、帕累托原则

帕累托原则俗称“二八定律”，是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是20%的客户带来了80%的业绩，并可能创造了80%的利润；世界上80%的财富是被20%的人掌握着，而世界上80%的人只分享了20%的财富。教育方面也有这样的现象，大概只有20%的学生能考上比较好的大学，20%的重点高中囊括了80%能考上重点大学的学生，顶尖的20%的大学聚集了80%最优秀的教授、学者。因此，我们要把注意力放在20%的关键事情上，根据这一原则对要做的事情厘清轻重缓急。

遵循二八定律首先应该明确态度，其次排定先后顺序，最后定出远期和近期目标，这些是时间管理的重要步骤。按照二八定律，拟定好人生方向，确定每天、每月、每年的行事日程，然后努力遵守。相信很多人也发现在大学考试中，用时很少的部分反而得分很高。“时间对于每个人都是公平的”，一个人的一天永远只有24个小时，有的人可以过得很从容，有的人却常常把自己弄得凌乱不堪。“没有时间”是个蹩脚的借口，有没有时间都是自己选择的结果。所以，要避免将时间和精力花费在琐事上，学会抓主要矛盾。

三、注意力法则

注意力是管理时间的关键。

比如，计划晚上8~10点看书，但是在看书的时候脑子却在想看过的电影。考前复习时，眼睛虽然盯着书本，知识却没留在脑海中。这样既浪费了时间也未达到目的。再如，写一篇文章至少需要3个小时，如果注意力不集中就可能要4~5个小时，而注意力集中就会节省2个小时。这2个小时的时间可以去做其他的事。可见，如何集中注意力是注意力法则的关键。

“把注意力用在真正有用的地方，改变自己才是要做的事。”

注意力没有替代性，只有唯一的效果，关注一个东西就不能再关注其他东西了。

注意力是什么？注意力是人们唯一能控制自己将其使用在什么地方，并且用它获取资源的能力。注意力其实是人们挖掘价值的工具，所以要选好使用的地方。如果你关注八卦，就会得到更加无聊的自己；如果你把注意力放在学习上，就可以不断地改变自己，使自己进步；如果你把注意力放在思考上，那么你的思维认知将会得到提升。无论你要做什么事，想通过注意力获取什么价值，都不要浪费这个你唯一能控制的个人财富。

我们每个人每天的时间都是一样多，但是如何在有限的时间产生更多的价值就要依靠注意力。无论你做什么，时间都在不停地溜走。我们不能控制时间，只能控制注意力。从这个角度来看注意力比时间还要重要，因为注意力决定了时间使用的效果。

当我们理解了注意力的重要性时，就不再是简单地给自己定一个时间去做什么事，而是真正地意识到注意力的价值，好好利用它帮助自己挖掘出更多更有价值的东西。用注意力关注要做的事，可以让你真正做到事半功倍。

四、生物钟法则

后面我们会学习很多有关时间管理的方法，如紧急重要度、时间清单、四象限法等。但很多人都有这样的感受，就是几乎所有能了解时间管理方法都了解了，道理也都懂，就是做不到。

为什么别人的好方法，到自己这里就不管用呢？问题不是出在所学到的时间管理方法不够，而是什么影响了时间管理方法的落实。

为什么有的人每天睡6个小时生龙活虎，有的人睡8个小时却还是困？时间对每个人都是公平的，每人每天24个小时；时间对每个人又是不公平的，有的人能把一天活成48个小时，有的人却只能使自己疲惫不堪。我们必须明白，虽然每个人的一天都是24个小时，但每个人在一天中可以支配的时间却是完全不同的。

时间管理的高手往往也是“精力管理”的高手，他一天可支配的时间也许是你的2~3倍。也有很多人，一天不仅睡8个小时，白天还有各种休息和走神，因此只能有效工作6个小时，却还觉得自己很累。

即便考虑每个人基因不同、肾上腺素分泌水平不同带来的差异，也无法解释人们之间不同的精力程度的区别，这就是“精力管理”技术带来的差异。有的人可以快速恢复精力，自然少睡一会儿也不要紧，有的人可以瞬间进入休息状态，有的人则非常熟悉自己的生物钟规律，可以顺应身体节奏安排工作，甚至可以优化自己的生物钟，以与现在的工作节拍保持一致。

生物钟是一套由感光神经元、内分泌系统、基因振荡表达，从组织细胞到生化，再到分子水平共同组成的功能体系。它存在于人们的身体中，支配着人们的生理习惯，是为了适应外界环境养成的周期性规律。学好“精力管理”，管理好身体的生物钟和节奏，就会获得比别人更多的可支配时间。

我们每个人都有自己的生物钟。在一天当中，有的时间段精力会很好、大脑也很清楚，有的时间段精力可能差一些。因此，可以花1周左右的时间记录下自己在不同时间段的精力状态，以后就可以将需要深度思考或挑战最大的工作尽量放在精力最好的时间段来完成。

人体的基本生物钟也是遵循一定规律的。比如，14：30人体的协作性良好，这个时候可以做一些需要团队合作的工作；15：30人体处于精力高潮期，可以适当安排一些需要灵敏的反应力和高度自我控制力的工作；而在情绪临界期，则应尽量避免需要用到大段时间和集中精力的工作模式，这样就能做到大脑活动的自由切换和区域的交替使用。大脑控制的行为习惯和生理习惯也是基于日常生活中人体对外界因素的不断调整和适应，其中占比最大的外界因素便是光照，光照会严重影响人们的睡眠质量，因此拥有一个良好的作息习惯是有序生活的必需。

五、效率与效能法则

马克思说过，“较高级复杂的劳动，是这样一种劳动力的表现，这种劳动力比较普通的劳动力需要较高的教育费用，它的生产需要花费较多的劳动时间。因此，具有较高的价值。时间价值无可替代，因此对时间利用率的研究也至关重要。而对时间利用率影响最大的无疑是时间管理”。这里面提到的“时间利用率”，也就是花费了时间做出的成效，等同于时间的效率。

效率是一种质量性、内质连续性，反映出有效程度、有效性、有用性。从字面上看，效率即有效程度，有效即有效用，是一种能满足预定用途的性质，也即效率是指满足预定用途的程度，即有效程度。

效率取决于工作技能、工作方式、工作责任心。一般责任心可以在短期内反映，而坚持心、精进心却须长期才能反映。责任心是心神凝聚于事业的专注，保持不松懈则为有毅力的坚持心，保持不松懈而且向深度扩展，则为精益求精的精进心。这些才是真正的敬业精神。责任心是“见”，坚持心是“定”，精进心是“行”。所以，短时间看效率，只有做事有效率了才能看到效能。

《庄子•列御寇》中关于朱漫萍的故事提到，他潜心三年拜师学习杀龙技艺，比一般人更快地学成，之后却发现无处施展这一本领，到头来却浪费了时间做了无用功。这说明充分利用时间还体现在“效能”上，即“做正确的事情”，而非单单指“效率”。一个人如果偏离了目标，效率越高反而在错误的道路上走得越远。就像美国人伯纳姆认为的，不是所有的工作任务都要做，面对工作要“有所为，有所不为”，要能够有所取舍。没有办法取舍时要想办法合并，不能够合并时要思考有无替代的方案。

时间管理大师彼得•德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出：“效率”是“正确地做事”，效能则是“做正确的事”。效率和效能不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同等的重要性。人们一般希望能同时提高两者，但在“鱼”和“熊掌”不可兼得时，应先着眼于效能，然后再设法提高效率。

因此，我们要谈的时间管理，首先要确定要做的正确的事情，然后再追求效率，这样才能有真正有价值的效能。我们不妨想一想，手头的事情是为了追求速度还是为了达成目标，是为了应付任务还是为了促成结果。做正确的事情需要我们积极地思考，而不只是为了完成而完成。