第三节　土地整治档案的作用

土地整治档案是土地整治项目建设的一个缩影，不同于文书档案，是土地整治规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸照片、声像制品等档案资料，它是土地整治项目建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录，同时又是真实记录土地整治建设发展过程的第一手资料，它既维护着土地整治行业发展历程的真实性，又对土地整治工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还承担着维护和保障各参与方利益的重要作用。

一、行业发展的历史记录

在土地整治事业的发展历程中，各地积累了众多土地整治工作成果，形成了数量庞大、种类繁多的土地整治档案，这些土地整治档案真实记录了土地整治的发展过程，反映了土地整治事业的时代变迁。从第一部《中华人民共和国土地管理法》诞生并对相关工作作出原则性规定开始，土地整治工作经历了探索起步期（1986—1997年）、发展壮大期（1998—2007年）和跨越发展期（2008年至今）3个阶段。在1998年以前以“土地整理”概念为标志，1999—2007年以“土地开发整理”概念为标志，党的十三届三中全会第一次在中央层面提出“土地整治”概念，它是对“土地整理”和“土地开发整理”概念的继承和发展。总体来看，20世纪80年代中期以来，特别是1998年以来，土地整治工作得到了长足发展，内涵不断深化、外延不断扩展，总体上呈现出“规模扩展、内涵延伸、品质提升”的发展态势，社会关注和认知程度不断提高，综合效益日益凸显。

二、维护和保障各参与方的利益

（一）土地整治档案发挥凭证依据作用

土地整治档案是项目质量管理的重要记录，是土地整治项目施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证，也是出现工程质量安全事故时的认定依据。土地整治项目建设过程中，有许多工序是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后是看不到摸不着的，也难以检测，只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程进行评定，工程档案在这方面的作用就是无可替代的，一旦出现质量安全事故时，监管部门必须对工程建设期间的相关档案材料进行综合分析，从而认定事故的具体性质及原因，界定各参与方应承担的责任。土地整治档案的凭证作用，还体现在土地整治项目后期管护阶段，土地整治工程在后期管护阶段难免会出现各种质量问题，管护单位可以根据土地整治项目施工阶段的档案，制定相应的管护对策及维修方法，做到心中有数，有的放矢，从而确保群众的基本利益。

（二）土地整治档案提供参考依据作用

土地整治工程技术人员在承接一项工程设计项目时，首先应查询档案以确定是否已有过类似的项目设计。利用原有的土地整治工程档案，参考、学习、借鉴前人的成果，扬长避短，少走弯路，拓宽工程技术人员的思路，使所采用的设计参数更加合理。利用技术档案，直接套用其中一部分，可缩短设计周期。可以说任何一个新的土地整治工程都不可能是全新的设计建设，很多情况下是利用旧的设计图纸的适用部分，进行局部修改。尤其是设计单位，承担项目所利用的设计档案，一般可占设计文件材料的30%～40%，如机耕桥、节制闸、泥结石路、混凝土路，现行颁布的标准化通用图设计均可以重复参考使用，极大地节省了设计时间，缩短了设计周期。不仅提高劳动生产率，节约劳动时间，降低劳动成本，而且因为重复利用的图纸往往是经过实践证明得来的正确成果，使得设计质量更有保证。因而尽可能地发挥土地整治档案作用，充分利用原有土地整治工程档案，无疑是降低劳动成本，提高经济效益的重要途径之一。

（三）土地整治档案是财务审计及计量支付的依据

土地整治项目作为一项复杂的系统工程，工程计量和财务审核必须要根据和利用完整的档案才能够完成。工程计量的依据有：①质量合格证书；②工程量清单和技术规范；③设计图纸。承担、施工、监理、审计等单位的计量支付档案的收集整理，对工程建设财务审计十分重要。尤其是工程设计变更、工程量变更、合同变更、工程项目概预算调整等，是审计检查的重点。完整齐全的档案资料，解释、补充并说明了工程各种变更、概预算调整的合理性、合法性和必要性。在计量支付过程中，支付必须建立在真实合法有效的计量档案基础上才能实施，而计量档案则是在各种施工档案和业主监理档案等相应认可档案基础上形成的合法性档案，所以在保管和利用土地整治档案之际，一定要保证土地整治档案的系统性和完整性，此外更要保证它的科学性和准确性，只有在这个前提下，档案的利用价值才能真正地发挥和体现。