1.2 实例实现

联合公文是同级机关、部门或单位联合发文的形式。关于联合公文要注意的内容是：①行文的各机关部门必须是同级的；②联合公文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的；③几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关；④联合公文应当确有必要，且单位不宜过多。

公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。但不是每一份公文都全部包含这些内容。

1.2.1 Word文档的新建

建立新的Word文档，首先要启动Word 2016，启动步骤如下。

1）执行“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office 2016”→“Microsoft Office Word 2016”命令，启动Word 2016。

2）单击“空白文档”按钮，如图1-2所示，新建一个空白Word文档。

1.2.2 页面设置

由于公文的特殊性，对公文的纸张、页边距等均有明确的规定，因此对公文的页面设置也有一定的要求。页面设置要求：纸张采用A4纸，纵向，上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为2.5厘米。具体操作步骤如下。

1）选择“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组右下角的对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框。

2）单击“纸张”选项卡，从“纸张大小”的下拉列表中选择“A4”。

3）单击“页边距”选项卡，将“纸张方向”设置为“纵向”，将“页边距”按要求设置，上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为2.5厘米，如图1-3所示。

4）单击“确定”按钮，完成页面设置。

1.2.3 文字录入

页面设置完成以后，就可以进行文字录入了，具体操作步骤如下。

1）将光标插入点位于文档的首行。

2）按〈Ctrl+Shift〉组合键启动中文输入法。

3）输入“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”字样，按〈Enter〉键将光标移到下一行。

4）用相同的方法输入公文正文内容，如图1-4所示。

5）将光标定位于正文尾部“××市联众商贸责任有限公司”后，按〈Enter〉键将光标移到下一行。选择“插入”选项卡，在“文本”功能组中单击“日期和时间”按钮，打开“日期和时间”对话框。在“可用格式”列表框中选择所需的日期格式，如图1-5所示。单击“确定”按钮，完成时间的插入。

6）继续录入，完成公文其他内容的输入。效果如图1-6所示。

1.2.4 设置文本格式

文本格式设置是指对文本中各种字符的字体、字号、字形和颜色等的设置，也称为对文本字符的格式化。在Word 2016中，对文本进行操作，必须先选定要设置的文本，即“先选中，后操作”。操作步骤如下。

1）选中“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”字样。

2）选择“开始”选项卡，在“字体”功能组中，设置字体为“华文中宋”，字号为“初号”，加粗，字体颜色为“红色”，如图1-7所示。

3）选中“关于开展2019年节能宣传周活动的通知”字样，在“字体”功能组中，将其字体设置为“华文中宋”，字号为“二号”，加粗。

4）选中从“公司人事部、宣传部：”到正文文档结尾“二〇一九年三月二日”内容，在“字体”功能组中，将其字体设置为“仿宋”，字号为“三号”。

5）用同样的方法将“主题词”设置为“华文中宋、小二、加粗”，将抄送机关、发文单位、发文日期设置为“宋体、四号”。

6）利用格式刷，将“××发〔2019〕5号”的格式刷成和公文正文一样的格式。

实现方法：将光标插入点置于公文正文中，选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”功能组中的“格式刷”按钮，之后用小刷子形状的光标选中“××发〔2019〕5号”字样，松开鼠标，即可完成格式的复制。

1.2.5 设置段落格式

段落指的是以按〈Enter〉键作为结束的一段文本内容。在Word中以段落为排版的基本单位，每个段落都可以有自己的格式设置。

在文档录入过程中，如果按〈Enter〉键，那么表示换行并且开始一个新的段落，这时新段落的格式会自动设置为上一段落中的字符和段落格式；如果按〈Shift+Enter〉快捷键，则表示文字将换行但不换段；如果按〈Ctrl+Enter〉快捷键，则表示文字将换行、换段，并开始新的一页。

如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。

格式化段落主要使用“段落”功能组和“段落”对话框。在对段落进行格式化之前，必须先选中该段落。

图1-1所示效果图的具体操作步骤如下。

1）选中“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”段落，选择“开始”选项卡，单击“段落”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“段落”对话框，在“常规”组中，设置“对齐方式”为“居中”，在“间距”组中，将“段后”微调框的值设置为“6磅”，“行距”为“单倍行距”，如图1-8所示。

2）将光标置于发文号“××发〔2019〕3号”之前，按一次〈Enter〉键，之后选中此段落，打开“段落”对话框，在对话框中设置段落“对齐方式”为“居中”，“行距”为“单倍行距”。

3）将光标置于“关于开展2019年节能宣传周活动的通知”前，按一次〈Enter〉键，之后选中此段落，打开“段落”对话框，在对话框中设置段落“对齐方式”为“居中”，“段前”“段后”均设置为“0.5行”，“行距”为“1.5倍行距”。

4）选中“一年一度的节能宣传周活动即将来临”至“分别以书面和电子文件形式于2019年3月20日前提交公司节能减排工作领导小组办公室。”的内容，打开“段落”对话框，在“常规”组中设置“对齐方式”为“两端对齐”，“特殊格式”为“首行缩进”，“缩进值”为“2字符”，“行距”为“单倍行距”。

5）选中“公司人事部、宣传部：”，将其段落的“行距”设置为“单倍行距”。

6）用同样的方法，将落款单位、日期的“对齐方式”设置为“右对齐”，“行距”为“单倍行距”。

7）最后将主题词、抄送机关、发文单位的“行距”设置为“最小值”，“设置值”为“12磅”。

1.2.6 使用项目符号和编号

项目符号和编号可以使要点和分类更加突出，使文档内容显得更加层次分明。项目符号和编号可以通过“开始”选项卡的“段落”功能组中的“项目符号”“编号”按钮实现。具体操作步骤如下。

1）选中要添加编号的文本，“认真组织安排，全员参与”“开辟专版，交流经验、加强宣传”“自我检查，深入整改”“认真总结，宣传表彰”。（提示：可以按住〈Ctrl〉键配合鼠标进行选择。）

2）单击“段落”功能组中的“编号”按钮，在下拉列表中选择“编号库”中的第二行第一个编号，如图1-9所示。完成对所选文本内容的编号。

使用了编号以后，在删除某一行或插入一行后，数字或字母编号会自动调整。

1.2.7 制作文件头

文件头由发文机关名称和“文件”二字组成。对于联合公文，一般应该将两个机关名称合并在一行内显示，置于“文件”二字前面。要实现这样的效果，需要使用Word中的“双行合一”功能。具体操作步骤如下。

1）选中“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”字样。

2）选择“开始”选项卡，在“段落”功能组中单击“字符缩放”按钮，在下拉列表中选择“双行合一”选项，如图1-10所示。

3）在弹出的“双行合一”对话框中可以看到“文字”列表框中要进行双行合一的文字和预览效果，如图1-11所示。（注意：在操作过程中，如果对预览效果不满意，可通过空格对要处理的文字进行调整，直至达到满意效果。）

4）单击“确定”按钮，完成文本“双行合一”的设置。

如果发文机关超过两个，也可以用插入表格的方法来实现机关名称的合并显示。

1.2.8 绘制水平直线

在发文号和发文标题之间有一条水平直线，要求线条颜色为红色，粗细为3磅。具体操作步骤如下。

1）选择“插入”选项卡，单击“插图”功能组中的“形状”按钮，在下拉列表中的“线条”组中选择“直线”选项，如图1-12所示。

2）将光标移到文本中，光标变成十字指针，在发文号与标题之间的合适位置，按住鼠标左键的同时按住〈Shift〉键，水平拖动鼠标即可绘制出一条水平直线。

3）选中刚刚绘制的直线，选择“绘图工具”→“格式”选项卡，单击“形状样式”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“设置形状格式”窗格。在窗格的“线条”组中选择“实线”单选按钮，设置“颜色”为“红色”，设置“宽度”的值为“3磅”，如图1-13所示。

4）用相同的方法，为文档最后的主题词、抄送机关、发文单位三行添加黑色、0.75磅的下画线。

1.2.9 页码设置

公文中需要插入页码，要求页码位于页面底端，居中显示。页码格式为1、2、3……，起始页码为1，具体操作步骤如下。

1）选择“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”功能组中的“页码”按钮，在下拉列表中选择“设置页码格式”，如图1-14所示。打开“页码格式”对话框，设置对话框中“编号格式”为“1，2，3…”，在“页码编号”组中选择“起始页码”单选按钮，并在其后的微调框中设置起始页码的值为“1”，如图1-15所示。单击“确定”按钮，完成页码格式的设置。

2）再次单击“页码”按钮并在下拉列表中选择“页面底端”级联菜单中的“普通数字2”选项，如图1-16所示。

1.2.10 保存文档

文档首次保存，单击“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中，设置保存路径和文件名，文件名为“联合公文”，如图1-17所示。

设置完成后，单击“保存”按钮，即可实现文档的保存。

在日常工作中，为了避免死机或突然断电造成文档数据的丢失，可以设置自动保存功能。具体操作如下。

执行“文件”→“选项”菜单命令，弹出“Word选项”对话框，选择“保存”选项，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在后面的数值框中输入自动保存的间隔时间，如图1-18所示。

公文具有特定的格式，为了保持公文格式的统一，可以将公文保存成公文模板，供以后使用。打开“另存为”对话框，在对话框中设置模板文件的名称，并将“保存类型”设置为“Word模板”，如图1-19所示。设置完成后单击“保存”按钮即可。

由于公文具有其特殊性，有些公文为了防止其他人修改或删除重要内容，可以为其进行加密保护，具体操作步骤如下。

执行“文件”→“信息”菜单命令，在右侧单击“保护文档”按钮，在下拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如图1-20所示。弹出“加密文档”对话框，如图1-21所示。输入密码，单击“确定”按钮，实现对文档的加密。