1.4 经验技巧

1.4.1 录入技巧

1.快速输入省略号

在Word中输入省略号时经常采用选择“插入”→“符号”菜单命令的方法。其实，只要按〈Ctrl+Alt+.〉组合键便可快速输入省略号，并且在不同的输入法下都可以采用这个方法快速输入。

2.快速输入当前日期

在Word中进行录入时，经常遇到输入当前日期的情况，在输入当前日期时，只需在“插入”选项卡的“文本”功能组中单击“日期和时间”按钮，在“日期和时间”对话框中选择需要的日期格式，单击“确定”按钮就可以了。

3.频繁词的巧妙输入

在Word中可以利用两种功能来完成频繁词的输入。

（1）利用Word的“自动图文集”功能

利用Word的“自动图文集”功能的操作步骤如下。

步骤一：建立高频率使用词。

如“××市四方网络科技有限公司”为这篇文件中一个高频率词，则先选中该词，然后单击自定义快速访问工具栏中的“自动图文集”按钮，在下拉列表中选择“将所选内容保存到自动图文集库”选项，打开“新建构建基块”对话框。然后输入该“自动图文集”词条的名称（可采用实际的词语名称简写，如“sf”），完成后单击“确定”按钮（注：一般情况下，“自动图文集”按钮未显示在快速访问工具栏中，需要通过自定义方式将其添加到其中）。

步骤二：在文件中使用建立的高频率词。在每次要输入该类词语的时候，只要单击自定义快速访问工具栏中的“自动图文集”按钮，然后从下拉列表中选择要输入的词汇即可。

（2）采用Word的替换功能

首先对于这个频繁出现的词在输入时可以以一个特殊的符号代替，如采用“sf”（双引号不用输入），完成后再在“编辑”功能组中单击“替换”按钮（或直接利用〈Ctrl+H〉组合键），在打开的“查找和替换”对话框中输入查找内容“sf”及替换内容“××市四方网络科技有限公司”，最后单击“全部替换”按钮即可快速完成这个词的替换输入。

4.英文大小写快速切换

在对文件录入时，文件中的大小写英文字母时常需要进行切换。对已输入的英文词组进行全部大写或小写变换时，可以先选中需变换大小写的文字，然后重复按〈Shift+F3〉组合键即可在“全部大写”“全部小写”和“首字母大写、其他字母小写”3种方式下进行切换。

5.快速输入大写数字

由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字（特别是财务人员），但由于大写数字笔画大多比较复杂，无论是用五笔字型还是拼音输入法输入都比较麻烦。在Word 2016中可以巧妙地完成大写数字的输入。

首先输入小写数字如“123456”，选中该数字后，选择“插入”选项卡，在“符号”功能组中单击“编号”按钮，出现“编号”对话框，选择“壹，贰，叁…”选项，单击“确定”按钮即可。

1.4.2 编辑技巧

1.同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，逐一保存每个文件既费时又费力，有没有简单的方法呢？

用以下方法可以快速保存所有打开的Word文档。具体操作步骤如下。

用鼠标右击“文件”上方的快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，打开“Word选项”对话框。在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，选择“不在功能区中的命令”选项，在下方的列表框中选择“全部保存”选项，单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮返回，“全部保存”按钮便出现在快速访问工具栏中了。有了这个“全部保存”按钮，就可以一次保存所有文件了。

2.关闭拼写错误标记

在编辑Word文档时，经常会遇到许多绿色的波浪线，怎么去掉它？Word 2016有拼写和语法检查功能，通过它用户可以对输入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的，因而在编辑文档时，对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪线，有时候这会影响用户的工作。这时可以将它隐藏，待编辑完成后再进行检查。方法如下。

1）右击状态栏上的“拼写和语法状态”图标，从弹出的快捷菜单中取消选择“拼写和语法检查”命令后，错误标记便会立即消失。

2）如果要进行更详细的设置，可以执行“文件”→“选项”菜单命令，打开“Word选项”对话框，在左侧选择“校对”选项后，对“拼写和语法”进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义词典等项。