任务2　画图说明外贸单证的工作流程

情境导入

你的单证分类完全正确，邹经理夸你反应快、基本功扎实、思路清晰。现在邹经理问你：“如果有一单外贸单证业务交给了你，你准备如何开始工作呢？你知道一般的外贸单证工作流程吗？”

任务引出

邹经理请你先思考，然后画图，最后口头说明外贸单证的工作流程。

相关知识

一、外贸单证工作的意义

外贸单证是国际结算的基本工具，外贸单证工作则是经营管理的重要环节，是政策性很强的涉外工作，是相关企业业务和素质的体现。

二、外贸单证工作的主要内容

外贸单证工作分为进口单证工作和出口单证工作。

进口单证工作主要涉及信用证的开立申请、修改、审单付汇等；出口单证工作主要包括制单、审单、交单和归档，在信用证支付项下，首要步骤应是审证。托收和信用证贸易项下，交单是向银行交单；汇付项下，交单是向进口商直接交单。

在出口单证工作中，尤其要注意区分出具单证涉及的相关主体部门。一般来说，出口商缮制并出具的单据有商业发票、装箱单、报检单、托运单、装船通知、投保单、出口货物报关单、汇票、受益人证明等；公共部门负责出具一般原产地证、普惠制原产地证、检验证书、出入境货物通关单、一般原产地证书、需使馆认证的单据证明、出口货物报关单、出口许可证等；其他机构负责提供L/C通知书、结汇水单、资信证明、投保单、保险单、检验证书等。

三、外贸单证制作的要求

外贸单证制作必须符合商业习惯和实际要求。一般来说，外贸单证特别是出口单证制作的要求用十个字来进行概括：正确、完整、及时、简明、整洁。

（一）正确

外贸单证“正确”要求做到：

（1）“三相符”，即“单证相符”（单据与信用证相符）、“单单相符”（单据与单据相符）、“单同相符”（单据与贸易合同相符）。信用证项下，单证相符是前提与基础；

（2）符合国际惯例和进口国相关规定和法令（如符合《跟单信用证统一惯例》）；

（3）“单货相符”。银行只要求前两个相符，而对于外贸企业，则还要加上一个“单货相符”。信用证是一种自足的单据，一旦开立出来，则依照自身来运作，独立于合同之外。如果发现信用证与合同不符却对信用证不加修改，则必须按照未加修改的信用证执行。信用证项下交货，银行不对货物进行处理，只管单证是否一致。

（二）完整

单证“完整”有如下要求：单证群体完整成套，每一种单据所填内容必须完备齐全，单据的份数齐全。

（三）及时

外贸单证“及时”要求制单及时、交单及时。各种单据的出单日期必须合理可行，不能超过信用证有效期或商业习惯的合理日期。

（1）制单及时：保险单必须不晚于提单的签发；提单不得晚于合同或者信用证要求的装船期限；装船通知书必须在货物装运后立即通知进口商。各单据日期的早晚次序：发票日期<检验证书日期或保险单日期<提单装船日期<信用证最迟装运日期<汇票出票日期<信用证最迟交单日期或信用证有效期。

（2）结汇及时：向银行交单议付不能超过信用证规定的交单期。如果信用证未规定交单期，银行将拒收迟于运输单据出单日期21天后提交的单据，但单据也不得迟于信用证到期日提交。

要做到外贸单证“及时”，必须弄清以下几个期限之间的联系和区别：1）有效期：UCP600规定，一切信用证均须规定一个到期日和一个交单付款、承兑的地点。规定的付款、承兑或议付的到期日，将被解释为信用证的有效期。2）交单期：信用证还应规定一个运输单据出单日期后必须提交符合信用证条款的单据的特定期限，即“交单期”。3）装运期：装运期是指卖方将货物装上运往目的港的运输工具或交付给承运人的日期。信用证可以没有装运期，只有有效期，在实际业务中叫做“双到期”，即信用证的有效期和最迟装运期为同一天。

（四）简明

单证“简明”要求单证内容简明扼要。

（五）整洁

单证“整洁”要求单证表面清爽。单据上不准做多次涂改；更改时必须加盖校对章或简签。

四、外贸单证工作的主要程序

（一）制单依据

制作和审核出口单据的主要依据是买卖合同、信用证、有关商品的原始资料和国际惯例、国内管理规定等。

（1）买卖合同是制单和审单的首要依据。从商品名称、规格、数量、价格条件以至运输方式、支付方式等均应符合买卖合同的规定。

（2）贸易对方来函的有关内容也可使用。在信用证支付方式的交易中，信用证取代买卖合同而成为主要的制单依据，因为银行的付款原则是“只凭信用证而不问合同”，各种单据必须完全符合信用证的规定，银行才承担付款的责任，如果信用证的条款与买卖合同互相矛盾，要么修改信用证，以求得“证单一致”，否则应以信用证为准才能达到安全收汇的目的。商品的原始资料一般由生产单位提供的交货单和货物出厂装箱单等单据显示，包括货物具体的数量、重量、规格、尺码等。

（3）国际贸易中有关的国际惯例。如国际商会的UCP 500和UCP600，以及第522号出版物《托收统一规则》、INCOTERMS 2000和INCOTERMS2010等文件，都是正确处理一些单证问题的依据。

（二）制单程序

（1）了解合同、交货单、信用证等信息，先制作发票。有的企业先制作货物明细单或货物出仓单，再填制发票。

（2）以发票为基础，根据合同、交货单、信用证、贸易对方来函等，制作包装单据、托运单、报检单、报关单、投保单、产地证、（被动配额）许可证等。

（3）根据需要制作出口商证明、装船通知、船公司证明、汇票等，分别将单据交有关方。

（三）制单工作方式

（1）掌握必要的资料和数据。例如缮制装箱单或重量单，先要取得供货单位或加工仓库提供的商品包装资料；缮制商业发票，必须综合装箱单和重量单内容并参照信用证或合同条款。缺乏基础资料就无法进行制单工作，因此及时收齐各项基础资料是制单工作的前提。

（2）资料备齐后必须经过核对。例如装运数量与信用证规定出运的数量是否相符，商品的品质、规格、包装是否符合信用证，制单前还有许多计算工作需要完成，例如商品的数量、重量、尺码以及总价等，某些商品根据行业习惯或客户需要还要提供具体的细码单，逐码核对和计算累积数量也是非常重要的。

（3）按一定顺序制单。出口单证一般以发票、装箱单为基础单据，发票是一切单据的中心，一般先缮制发票，然后按发票内容分别缮制海关发票、产地证、投保单等单证。报运需用的托运单、报关单等按正常的操作程序制单，其内容也是参照发票内容缮制的。

（四）单证的管理

建立并完善单证档案管理制度，经常分析并提高单证工作的质量和效率。

操作演示

你按照邹经理的要求画出图1—1所示的外贸单证工作流程图，并进行了口头解释。

图1—1　外贸单证工作流程图

同步训练

项目导入

为了巩固学到的外贸单证及其工作的相关知识，你找出了下列检测题来检测和提高自己。

项目要求

请根据外贸单证及其工作的相关知识，完成下列训练题。

一、判断题（如为正确陈述，在括号中打“√”，如为错误陈述，在括号中打“×”）

1.任何情况下，银行审核单据总是以UCP600为依据。（　　）

2.信用证项下“单证不符”，开证行可以拒付货款；托收项下“单据不符”，买方可以拒付货款。（　　）

3.根据UCP600，运输单据有以下八类：海运单据，不可转让海运单，租船合约提单，空运提单，多式联运单据，公路、铁路和内河运输单据，专递和邮政收据以及运输行出具的单据。（　　）

4.信用证业务中，“单证相符”以“单单相符”为前提。（　　）

5.在信用证支付方式的情况下，卖方凭以向客户收取货款的，不是实际货物，而是与来证要求完全相符的全套单据。（　　）

6.与跟单托收或协定贸易支付方式不同，信用证支付方式下，单据的作用非常重要。（　　）

7.信用证项下单据应在信用证有效期和交单期内向银行提交。如果信用证对交单期未做规定，则交单期不得迟于运输单据日期后的15天，并且不得迟于信用证的有效期。（　　）

8.国际贸易货物的单据化，是指商品买卖可以通过单据买卖来实现。（　　）

9.联合国设计推荐使用的运输标志（唛头）由代码、收货人简称、合同号、目的地和件号组成。（　　）

10.UN-LAYOUT KEY FOR TRADE DOCUMENTS是一种为实现国际贸易单证标准而采用“一次制单法”设计的单证格式。（　　）

二、单项选择题

1.以下关于联合国设计推荐使用的地名代码表述正确的是（　　）。

A.由五个英文字母符号组成，前三个符号代表国名，后两个符号代表地名

B.由五个英文字母符号组成，前两个符号代表国名，后三个符号代表地名

C.由五个英文字母符号组成，前两个符号代表地名，后三个符号代表国名

D.由五个英文字母符号组成，前三个符号代表地名，后两个符号代表国名

2.根据联合国设计推荐使用的用数字表示的日期代码，2004年10月9日应表述为（　　）。

A.2004/10/9

B.2004/10/09

C.10-9-2004

D.2004-10-09

3.联合国贸发会议中专门从事单据简化工作研究的独立机构是（　　）。

A.简化贸易程序特别项目

B.国际贸易程序简化措施

C.贸易单证中的代码位置

D.套合式国际贸易发票设计样式

4.创造“套合一致”单据形式的国家是（　　）。

A.美国

B.英国

C.瑞典

D.日本

5.在信用证项目的业务中，各有关方面当事人处理的是（　　）。

A.单据

B.货物

C.服务

D.其他行为

6.采用信用证支付方式，受益人向客户收取货款的凭据是（　　）。

A.已装运的实际货物

B.寄单银行要求开证银行付款的书面通知

C.信用证的全套单据

D.买卖合同内容一致的全套单据

三、多项选择题

1.以下关于信用证项下及时出单表述正确的是（　　）。

A.收到信用证后应立即制作全套单据

B.单据的制作日期应符合商业习惯的合理日期

C.单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期

D.向银行交单的日期不能超过信用证规定的交单期限

2.企业审核单据的标准是（　　）。

A.单据与信用证相符

B.单据与贸易合同相符

C.单据与单据之间相符

D.单据与所代表的货物相符

3.每种单据尽管用途不一，但约有80%的内容相同。这些相同内容的项目是（　　）。

A.货物的名称和数量

B.收货人和发货人

C.起运地和目的地

D.单据签发人

4.以下关于单证制作要求表述正确的是（　　）。

A.单证表面清洁，美观、大方

B.内容记载清楚，简洁明了

C.单证格式力求标准化和规模化

D.更改处加盖校对章或简签

5.银行审核单据的标准是（　　）。

A.单据与信用证相符

B.单据与贸易合同相符

C.单据与单据之间相符

D.单据与所代表的货物相符