第二章 企业用工规章 制度的制定及风险防范

第一节 企业用工制度的民主与合法

俗话说“国有国法，家有家规”，企业规章制度就好比企业内部的“法律”。制定完善有效的规章制度，是企业实现规范化管理和企业用工自主权的重要方式和依据。但是，一个好的规章制度，除了必须严格遵守法律规定外，还应当从本企业的实际出发，具备合理性和较强的操作性，否则，看起来再完美的制度也只不过是一张废纸。

实践中我们常常见到企业自以为合法完善的规章制度，却往往被法院认为是无效的，不能用以约束员工。那么，怎么制定一个合法的规章制度，同时又能保证制度的合理可行、符合企业的实际管理需求呢？

一、什么样的规章制度才是合法有效的

一个企业的规章制度要具有法律效力，能有效地约束员工，应当具备三个条件：第一，规章制度内容具有合法性，即内容合法；第二，制定和通过经过讨论协商，即民主程序；第三，向劳动者公示公告，即公示程序。

（一）内容合法

内容合法是指用人单位的规章制度，其内容应符合《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》及相关的法律法规，法律有明文规定的，用人单位可以依据法律规定对规章制度进行细化；对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的，用人单位可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则制定规章制度。

（二）民主程序

依据《中华人民共和国劳动合同法》的规定，用人单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

这里的“规章制度”应作广义的理解，是指企业为了加强劳动关系管理，在企业内部实施的规范劳动者义务和保障劳动者权利的全部行为准则，包括劳动合同管理制度、岗位职责制度、绩效考核制度、薪酬福利制度、考勤制度、休假制度、奖励与惩罚制度和培训制度等。

“民主程序”主要包括两个步骤：第一步是讨论程序，即与全体职工或职工代表讨论规章制度草案提出方案和意见；第二步是协商确定程序，即用人单位与工会或者职工协商确定规章制度文本。

（三）公示程序

《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”作为企业内部的规章制度必须对其适用的人进行公示公告。

实践中，企业可用作公示或告知的手段很多，比如，很多企业将规章制度张贴在公告栏中进行公示，还有一些公司利用内部办公系统进行公示，或发送公共邮件等，这些方法虽然简洁高效，却不能有效地防范法律风险，由于存在举证困难的问题，一旦员工否认，企业将会非常被动。因此，为了方便证据的固定和保留，我们建议用人单位首选发放员工手册的办法来作为公示手段，即将企业的规章制度汇编成册并融合进企业的员工手册里，让员工签收，并确认已知悉该规章制度的全部内容且同意遵守。如内容有增加、更改的，需针对修改内容履行签收手续。

二、什么样的规章制度才是完善合理的

（一）内容合理

关于“合理”标准，很难有一个统一的界定，必须具体情况具体分析。由于用人单位各行各业千差万别，同样的规章制度放在不同的企业，其效力和适用结果很可能大相径庭。比如，对于生产烟花爆竹的企业，员工在车间内吸烟是极其危险的，因此，在规章制度中将吸烟作为劳动合同的解除条件是合理的；但是对于一般公司而言，吸烟行为就是一般的违纪行为，若企业将该行为作为解除条件，就存在很大的不合理性。再比如，对于生产型企业，流水线上的一个员工的迟到可能会造成停产，给企业带来重大损失，因此，约定员工迟到累计两次解决劳动合同有其合理性。但是对于普通公司而言，如果工作的性质对于时间性的要求并不高，并且迟到并不会给公司带来相对重大的损失，则这样的规定显然过于苛刻，缺乏合理性。

（二）细化标准

实践中，很多企业不是没有规章制度，而是有相对全面且繁多的规章制度，对于企业经营管理涉及的方方面面均有规定，但是真正需要靠规章制度来解决劳动争议和纠纷时，却发现规章制度根本不管用。原因就在于企业的规章制度虽然多而全，但是实际操作性不强，缺乏明确的适用标准，导致解决实际问题时成了一纸空文。

规章制度不应只是法律规定和条文的简单罗列，更应是一套符合企业自身实际、切实可行的标准化手册。通过相关制度的完善和标准的细化来形成对自己有利的局面，从而在法律允许的范围内实现更自主的用工管理。

三、企业规章制度没有经过民主程序是否全部无效呢

一般不同地区的审判实践有所不同，规章制度虽未经过民主程序，但规章制度的内容合法且经过公示程序，劳动者没有异议的，也可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。

如果规章制度经“平等协商确定”程序无法达成一致，企业可以最终自行决定。根据《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定的“平等协商确定”主要是指程序上的要求，如果企业和职工或工会经平等协商无法达成一致，那么最后的决定权还在用人单位手里。该规章制度违反法律法规的规定，给劳动者造成损害的，劳动者可依法寻求救济。

当然，即便企业没有组建工会，也不会影响规章制度的效力。工会作为企业职工自愿结合的组织，在法律并不强制企业建立工会。如果企业职工没有组建工会，制定和修改规章制度可以与职工民主选举的代表平等协商，亦不会影响规章制度的效力。