第一节 会议

一、会议的基本含义

会议最基本的含义，就是“会集而议”。“会”就是见面，“集”就是聚众，“议”就是交流、讨论。从原始社会到现代社会，有人群的地方就有会议，会议无处不在。

汉语《辞源》（2001）对于“会议”的解释是：“聚众议事。”《现代汉语词典》（2012）对“会议”的解释是：“有组织有领导地商议事情的集会。”美国《韦伯斯特2l世纪词典》对于会议（Meeting）的解释是：“多人聚会，旨在讨论或决定事情。”这些词典对于会议的注解都集中说明“聚众”“议事”是会议最基本的特征。

澳大利亚联邦旅游部对于会议的定义是：“所有的聚会，包括集会、大会、协商会、研究会、讨论会和座谈会，都是人们为了一个共同的目标——共享信息而聚到一起。”这个定义突出了会议信息交流的本质。

北京市政府对于会议的界定：“会议是指三个人或三个人以上参与的、有组织的、有目的的一种短时间聚集的集体活动方式。”该定义反映了会议的集体性、组织性、目的性、时间性等重要特征。

国内外不少学者对会议的定义都已达成基本的共识：交流信息、商议事情的集会。这反映了会议具有的基本特征：“有组织”“信息交流”“议事”。

综合以上国内外辞典、政府部门、学者对于会议的定义，可以将会议界定为：会议是指多人有组织、有目的地在一定时空内聚集，旨在交流信息、商讨事项的一种集体活动方式。

二、会议的特点

会议是一种“聚众”行为。这种“聚众”首先要保证人数，即会议的参与者至少为三人，而且必须是因为有一定的连接关系而聚，这就使得会议的参与者必须有共同的特征。例如，论坛的参与者对某一问题有共同的兴趣或者是在同一领域有一定的研究成果。

会议是一种有目的的行为。“研究事理，达成决议，解决问题，以收群策群力之效”即是会议召开的目的。会议的参与者聚到一起，或者是由于在团体内对某些问题存在分歧，而进行交流、讨论；或者是为了成员都能受益，而促进某件事情的发展和进行。

会议是一种有组织的行为。“循一定之规则”即是强调会议有一定的程序和形式。对那些大型的、周期性举办的会议来说，一次会议的举办要经过会议的筹备阶段、召开阶段和后续阶段。许多大型年会还设有会议的常设机构，负责处理相关的日常事务，例如博鳌亚洲论坛，它的最高权力机构是会员大会，由秘书处作为常设机构。对于那些一般性的会议，一次会议的召开也要由会议的相关人员来负责会议的准备、召开等相关的工作。

三、会议人员构成

虽然会议有规模大小和时间长短之分，但是为了顺利实现会议的目标，任何会议都需要各方人员的通力合作。与会议相关的主要人员包括主办者、承办者、与会者。

1.主办者

会议通常都是由主办者（主办方）举行的。“主办者”是对出资举行会议的组织者的统称。主办者通常分为三种：一是公司，二是协会，三是非营利性机构。

2.承办者

承办者是指被指定来负责会议组织工作的某个人或某个组织，有时这个人也会被冠以其他头衔，比如规划人员、会议规划人员、设计人员、顾问、会议指导等。在此，本书把会议的主要负责人称为“承办者”。当然，出于工作需要，承办者也可组成工作团队。

3.与会者

参加会议的人通常被称为“与会者、参与者、注册者”等，本书统称为“与会者”或“与会人员”。当举办的会议是国际会议时，与会者中会出现一部分国际与会者。作为会议承办者，应努力为国际与会者参加会议提供方便。

四、会议的基本类型

在现实生活中，出于各种各样的目的，每天都有大量各式各样的会议召开。为了更深入地了解会议，需要按照一定的标准对会议进行分类。

（一）按会议的组织形式划分

年会（Convention）：同一公司、社团、财团、政党等政治、社会、经济团体所举办的资讯交流以及政策商讨会议。其目的在于使与会者建立共识并形成决策。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议，可以单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。

代表会议（Congress）：某些专业群体召开的，相同或相关领域的，由正式代表参加的定期会议。此类会议一般一年、两年或多年举办一次，会议一般要求注册且付费参加。全国性的代表会议通常每年一次，而国际性的代表会议通常多年一次，而且其举行的频率通常都是事先确定的。

论坛（Forum）：与会者（与会者的身份均要事前被认可）为了共同兴趣或为了某个主题而举办的，进行公开讨论的研讨会。论坛的特点是反复深入地讨论，一般由小组组长或者演讲者来主持，并有不少听众参与，其中，小组组长和听众可以提出各种各样的相关问题进行讨论。

专题学术讨论会（Symposium）：与论坛相类似，通常由某一领域的专家召集，就某一特定主题发表观点，与会者共同对问题进行讨论并提出建议。专题学术讨论会一般参与人数较多，会期为2～3天，进行方式比较正式。

研讨会（Workshop）：由几个人进行密集讨论的集会，一般要求各小组参加全体会议，就专项问题或任务进行讨论。与会者旨在交流知识、技能以及对问题的见解。研讨会的特点是面对面，让所有与会者充分参与进来。

座谈会（Panel Discussion）：由主持人主持，一小群专家作为座谈小组成员，针对专门课题提出观点再进行讨论。有时仅限于小组成员自行讨论，有时小组成员也开放性地同与会者一起进行讨论。

（二）按会议的内容划分

商务型会议：公司和企业因业务和管理工作需要而参加的会议。商务型会议一般在酒店召开，出席这类会议的通常都是企业的管理人员和专业技术人员，与会者素质较高。

度假型会议：企业以及事业单位利用周末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会议。这种类型的会议既能加深员工之间的了解，增强企业自身的凝聚力，又能解决企业面临的问题。度假型会议一般选择在旅游景区、度假区，或者风景区的酒店举办。

展销会议：主要是由参加商品展销会、交易会和展览会的各类机构或代表召开的会议。这类会议一般在酒店举行。举行这类会议的同时，主办者还常举办招待会、报告会、谈判会和签字仪式等活动。

文化交流会议：通常是指各种民间和政府组织举行的跨区域性的文化学习和交流活动，这类会议通常以考察、交流等形式进行。

专业学术会议：通常是指某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研讨会、学术报告会、专家评审会等。

政治性会议：国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而召开的会议，此类会议可根据具体的内容采用大会讨论和分组讨论等不同形式来进行。

培训会议：在一定会期（一周或更长的时间）内，对某类专业人员进行的有关业务实施方面的技能训练或新概念、新知识方面的理论培训。培训会议多采用讲座、讨论、演示等形式举行。

（三）按会议举办的主体划分

会议举办的主体就是会议的主办方。公司和协会代表了两种主要的会议主办单位，除此之外，非营利性机构如政府机关、社会团体和宗教团体也举办年会、展示会。因此，可以根据会议的主办单位将会议划分为三大类型：社会团体类会议、公司（企业）会议、其他组织会议。

以上介绍了几种比较常见的会议类型，基本涵盖了现实生活中召开的各种会议形式。当然，会议的分类并不是固定不变的，根据认识和研究问题的需要，完全可以按照其他的标准对会议进行分类。比如说，按照会议的性质，可以将会议分为正式会议和非正式会议；按照会议的规模，可以将会议分为大型会议、中型会议和小型会议；按照与会代表是来自国内还是来自国外，又可以将会议分为国内会议和国际会议。