六、项目采购流程

（一）项目采购的基本流程

项目采购流程，主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。一个完整的项目采购流程应包括以下环节：

1.确认需求

采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定等。

采购部门应协助生产部门预测物料需求。要求生产部门在填写采购订单时尽量采用标准订单，尽量减少特殊需求订单和紧急订单。

2.需求说明

即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

一般的需求说明应包含下列内容：

（1）采购日期。

（2）采购品编号。

（3）采购申请的发出部门。

（4）采购所涉及的金额。

（5）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述。

（6）采购品需要的日期。

（7）任何特殊的发送申请。

（8）授权申请人的签字。

3.选择供应商

选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的素质直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。

为了更有效地进行采购，项目采购部门必须做到以下几点：

（1）对合同的履行情况进行监控。

（2）提供所购货品项目的分类表。

（3）做好供应商记录。

（4）提供合同样本。

4.确定价格

确定所需支付的价格是采购过程中的一项重要决策。选定可能的供应商后，项目采购部门应对供应商的报价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。为此采购人员必须了解各种定价方法及其使用时机，并能利用价格谈判技巧来取得满意的支付价格。

5.订单安排

价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，必须予以说明。一份详细的项目采购订单应包括以下几个要素：

（1）采购品序列编号。

（2）采购订单发出的日期。

（3）接受订单的供应商名称和地址。

（4）所需货品的数量和描述。

（5）发货日期。

（6）运输要求。

（7）价格。

（8）付款条件。

（9）对订单有约束的各种条件。

由于合同形式使用不当，很可能带来严重的法律争议。所有企业都有备好的采购订单，但究竟是使用企业的自备订单还是使用供应商的销售协议，取决于项目采购部门和供应商相互协商后所制定的战略。

6.货物跟催

采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按时、按量交货，应依据合同规定，督促供应商按规定交运。

跟踪是对订单所作的例行追踪，以确保供应商能履行其发货的承诺。如果产生了问题，如质量或发运方面的问题，企业就需要对此尽快了解，以便采取相应的行动。跟踪通常需要询问供应商的进度，有时甚至有必要到供应商那里走访。这就是项目采购人员对订单的跟踪。

催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所作的发运承诺，提前发运货物或是加快已经延误的订单所涉及的货物的发运。催货应仅适用采购订单的一小部分，因为如果企业对供应商能力已经作过全面分析的话，那被选中的供应商就应是那些能遵守合同的可靠的供应商。当然在物资匮乏的时候，催货具有重要的意义。

7.核对发票

厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。

8.验收货物

货物验收的基本目的是为了确保货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量质量是否与订单相符合。这样才能将货物送往下一地方进行储存检验或使用。接受部门要将与接收手续有关的文件进行登记并送往相关人员。凡供应商所交货物与合同不符的或验收不合格者，应依据合约规定退货并立即办理重购。

对货物进行验收时，有时会发现短缺现象，若有此类情况发生，项目采购部门要及时向供应商提交货物短少报告。

9.记录并保存档案

经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。需要保存的项目采购档案有以下几种：

（1）采购订单目录。目录中所有的订单都应被编号并说明结案与否。

（2）采购订单卷宗。所有的采购订单副本都被顺序编号后保管在里面。

（3）商品文件。记录所有的主要商品或主要项目的采购情况（日期、供应商、数量、价格和采购订单编号等）。

（4）供应商历史文件。列出了与交易金额巨大的主要供应商进行的所有采购事项。

（5）合同管理。指明所有主要供应商与企业所签合约的状况（合约到期日）。

（6）投标历史文件。指明主要货品项目所邀请的投标商、投标额、投标的次数、成功的中标者等信息。这一信息可以清楚反映供应商的投标习惯和供应商可能存在的私下串通。

（7）工具和寿命记录。指明采购的工具、使用寿命、使用历史、价格、所有权和存放的位置等。

注：采购档案的保管应有一定的时限规定。如：一张可以作为和外界所签合同的证据的采购订单一般要保存7年，而作为备忘录的采购申请单保存的时间更长。

（二）项目采购流程设计注意事项

项目采购作业流程设计应该注意的要点如下：

1.注意关键点的设置

为了便于控制，使各项正在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管制，譬如，国外采购，询价、报价、申请输入许可证、开信用证、装船、报关、提货等，均有管制要领或办理时限。

2.注意划分权责或任务

各项项目采购手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。譬如，请购、采购、验收、付款等权责应予以区分，并指定主办单位。

3.注意先后顺序及实效

在设计项目采购流程时，应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。需注意如下三项：

（1）避免同一主管对同一采购案件做多次的签核。

（2）避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式。

（3）避免一个采购案件会签部门过多，影响作业实效。

4.注意价值与程序相适应

程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或工程采购项目的重要性或价值的大小相适应。

凡涉及数量比较大、价值比较高或者容易发生舞弊的项目采购，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。

5.处理程序应适合现实环境

应当注意程序的及时改进。早期设计的项目采购处理程序或流程，经过若干时间段以后，应不断完善或改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。

6.避免作业过程发生摩擦、重复与混乱

注意变化性或弹性范围以及偶发事件的应对措施，譬如，在遇到“紧急采购”及“外部授权”时应有权宜的办法或流程来特别处理。