第5章 行政组织结构设计

第一节行政组织结构类型选择

一、职能型行政组织的结构

职能型行政组织的结构的适用范围及结构特点如下：

1.适合大、中型综合企业行政管理；

2.除总务和办公室外，其他部门都可以在一定范围内作为独立的职能部门来对待，总务和办公室主要负责行政管理的事务型工作；

3.采取该行政组织结构的企业行政总监对管理部、人事部、财务部、采购库存等工作的控制、指导职责降低；

4.该行政组织结构主要体现不同工作部门的职能，每个部门都有专门的负责人和较固定的岗位。

二、综合型行政组织的结构

综合型行政组织的结构综合型行政组织的结构的适用范围及结构特点如下：

1.适合于小型企业的行政管理需要；

2.该行政组织结构的功能及职能进行了相对的平衡；

3.该行政组织结构下的行政总监主要负责企业的政务工作，其他人员大都负责企业行政管理的事务性工作；

4.该行政组织结构下行政工作范围较广，但工作人员数量较少，往往一个人身兼数职；

5.该行政组织结构灵活性、机动性大。

三、混合型行政组织的结构

混合型行政组织的结构的适用范围及结构特点如下：

1.适合中小型企业行政管理的需要。

2.该行政组织结构部分管理事务从总务和办公室独立出来，由专门的工作人员去负责。

3.该行政组织结构行政总监或行政副总经理主要肩负行政事务的总体管理工作。

4.行政性工作主要由管理部和行政秘书组负责；事务性工作主要由总务和办公室的人员负责；人事部（或人力资源部）、财务部、采购库存主要按其专业管理体系进行管理，并逐渐从企业行政事务管理工作范围中脱离。

5.这样的组织结构兼有结构灵活性和职能管理性的双重特点。

第二节企业行政组织结构设计模板

一、大中型企业行政组织结构设计模板

大中型企业行政组织结构的主要特点如下：

1.适合大中型现代企业行政事务管理的需要。

2.决策性工作基本上都从企业行政事务管理范围中分离出来，成为独立的职能部门，总务部和总经办主要负责行政管理的事务性工作。

3.负责企业行政事务管理的企业主要负责人除了对行政管理以外，对其他部门，如管理部、人力资源部、财务部及采购部等工作的控制、指导职责减少。

4.这种组织结构主要体现不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对固定的岗位。

二、中小型企业行政组织结构设计模板

中小型企业行政组织结构的主要特点如下：

1.适合中小型现代企业行政事务不定管理的需要。

2.部分管理事务从行政部和办公室独立出来，由专门的人员负责。

3.行政副总经理（行政主管）和行政助理主要肩负行政事务的总体管理工作。

4.这样的组织结构具有灵活性和职能管理性的双重特点。

三、小型企业行政组织结构设计模板

小型企业行政组织结构的主要特点如下：

1.适合于小型现代企业的管理需要。

2.功能及职能较为综合。

3.行政副经理或行政主管肩负企业管理的行政管理工作，其他人员负责企业行政管理的事务性工作。

4.工作范围较广，但工作人员数量较少，往往一人身兼数职。

第三节行政组织结构设计工作细则

一、行政组织结构设计时应考虑的基本因素

行政组织结构设计时，必须考虑以下因素。

1.明确组织等级

行政组织结构设计时，在明确权利与责任的基础上设立组织等级结构，但需要具体的规章制度以保证等级结构的可实现性。

2.统一指挥

每位员工只向一个直接上级负责，可以越级投诉，但不可以越级汇报；可以越级检查，但不可以越级监督。

3.控制适当的管理幅度

管理者直接控制下属人员的数量应具有一定的限度，一般来说，3~6人比较适合。幅度太大，则无法有效控制；幅度太小，则控制力度又不够或造成人力浪费。

4.明确授权

企业领导人授权时应使各级人员都明确自己应做什么，报告请示什么，工作成绩如何评定等问题。

5.责权相应

权力和责任都应在企业的规章制度中明确界定，相互统一。

6.协调配合

分工后的企业行政不是各自为战、独立操作，而需要密切协调配合，共同为企业的战略目标奋斗。

7.非人情原则

传统的行政组织崇尚规章制度的约束和程序的规范，不考虑人的情感因素，以避免个人偏好和成见的影响——行为科学的行政组织设计理论。

二、行政组织结构设计时应坚持的基本原则

1.彻底分权原则

要让基层员工能够对自己的工作负责，同时让基层员工握有解决自己面临问题的主动权，积极参与企业的决策。

2.人性化原则

要从人性的角度考察企业组织，力图在企业行政组织设计中加入价值、文化、心理等因素，使企业文化真正起到作用。

3.人本主义原则

毫无疑问，现代企业中人才是企业最核心的竞争力，企业的其他组成要素都围绕着员工进行安排、设计。行政人员的主要职责在于为广大员工提供足够好的工作条件和工作环境。

4.组织结构形态扁平化原则

这是现代企业的必然趋势，它要求企业尽量减少中层主管的数量，企业行政的重点在于高层的战略把握和实施以及现场管理人员的直接控制与管理。

5.以员工的心理需要为出发点的原则

将员工视为企业真正的主人，在行政组织结构设计及职位安排时，根据员工的心理需要和个性特点安排工作，最大限度地发挥员工的潜能，满足员工的兴趣、爱好，缩小上下级之间的心理距离。

6.重视非正式组织原则

非正式组织是企业内部的心理群体，具有很大的情绪感染力和精神号召力。

三、行政组织结构设计的基本要素

企业行政组织设计的基本要素如下：

（一）划分权力

在划分企业行政组织权力时需要把握以下几个原则：

1.明确责任与权力。

2.对权力之间进行均衡与制约。

3.要培养掌权者的民主作风。

（二）劳动分工

劳动分工既可以很好地实现企业目标，又可以充分发挥企业行政人员的聪明才智，减少资源浪费，提高工作效率。

（三）确定管理幅度与层次

影响管理幅度和管理层次的因素主要有领导者的知识、能力、经验，被领导者的素质、业务熟练程度和工作强度，管理业务的复杂程度，所承担任务的绩效要求，工作环境以及信息沟通方式等。

（四）建立部门

建立部门，即部门化，它是企业行政组织建立的基本方式和实现途径，也是企业对专业分工形成的行政活动进行协调的方式。部门化一般有四种方式：功能部门化、产品或服务部门化、用户部门化、地区部门化。

部门化形成企业行政组织的基本构架，为企业行政组织的进一步发展奠定了基础。

四、行政组织结构设计的基本内容

企业行政组织结构设计工作的主要基本内容如下：

（一）职务设计

进行职务设计工作时主要把握两个基本原则：专业化和自主性。

1.专业化。职务设计专业化是指把企业行政任务进行精细分工，把企业行政目标层层分解，最后每个人只承担很细小、很简单的一项任务。

2.自主性。职务设计自主性是指行政人员履行职务时，决定自己工作的自由度：将专业化程度高低与自主性程度高低结合起来。

（二）群体设计

群体组合包括部分或全部任务和人员的安排，其具体做法可分为两个阶段：

1.把整个组织中的工作流程、任务和有关人员的关系图绘制出来，分析任务、人员与工作流程的相关联系。

2.任务和人员构成活动区，搞清活动区之间的联结关系，确定执行任务的活动组，这种活动组便构成各种群体。

（三）结构设计

进行结构设计工作时需要把握以下六点工作要求：

1.明晰。在组织结构中，每个人（包括经理和工人）都明确自己处在什么位置，应该做什么，不应该做什么。

2.经济。企业行政费用要降到最低，以期获得最大效益。

3.效能。结构设计应能使企业员工的注意力和活动都指向企业的绩效而不是指向企业本身，指向工作成果而不是工作本身。

4.决策迅速有效。结构设计应能增强决策程序运行的有效性，减少决策的偏差和失误。

5.稳定性和适应性。企业行政组织结构一经建立，需要一个相对稳定期，同时又要求有高度的适应性。

6.自我更新。企业行政组织要能够促使员工在工作中学习和发展，顺应新的形势并形成新的观念。

五、行政人员配备与素质要求标准

行政工作由于其独特性，对相应的工作人员也有不同的要求，具体基本要求如下：

1.具有良好的敬业精神和服务理念。企业行政管理工作大都是重复性、烦琐性工作，只有具有良好敬业精神和为其他员工服务观念的人才能安心于本职工作，把每一件细小的工作做好，才能提高整个企业行政管理的质量和水平。

2.具有相关知识及经验。管理部、人事部、财务部、行政秘书组的工作人员必须具有专业技术职称、较丰富的相关工作经验和良好的个人素质，既熟悉本职工作且具有一定的工作经验。

3.具有较强的责任心和全局观念。行政管理工作大都是日常性工作，企业领导不可能每天都布置需要从事的工作，而是要求工作人员发挥各自的主动性，积极承担相应的工作。

4.具有良好的应变能力和适应能力。企业行政管理结构，可能因为企业状况的变化，相应改变行政管理工作人员的工作范围，而且企业行政管理工作也常会遇到一些突发情况，只有具有良好适应能力和应变能力的人员才能较好地控制企业的行政管理工作。