3.6 录入初始数据

在金蝶K/3系统中，每个模块在启用前都必须录入期初余额（除非本单位是一个新建单位，在启用计算机会计信息系统前没有任何账务需要处理），否则将导致账套数据不准确。

3.6.1 录入总账初始数据

总账初始数据包含科目初始数据和现金流量初始数据。科目初始数据是录入各会计科目的本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额和期初余额，涉及外币的要录入本位币、原币金额，涉及数量金额辅助核算的科目要录入数量、金额，涉及核算项目的科目要录入各明细核算项目的数据；现金流量初始数据是指年中启用的账套，只有录入启用前的现金流量数据后，系统才能计算“全年”的现金流量表，不需要使用“现金流量表”时可以不录入“现金流量初始数据”。

1.科目初始数据录入

科目初始数据录入的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【总账】系统功能选项，如图3-116所示。

步骤 02 单击其下的【初始科目数据录入】选项，即可打开【总账系统-科目初始余额录入】对话框，如图3-117所示。

步骤 03 在“币别”下拉列表中选择币种，若选择外币，则会自动切换到外币录入界面，需要分别在“原币”和“本位币”列相对应的科目中输入初始数据，如图3-118所示。

步骤 04 如果某个科目设置了核算项目，系统会在科目的“核算项目”栏中显示“√”标记，单击“√”标记，即可弹出【核算项目初始余额录入】对话框，单击核算项目列的空白行，在该列的右侧即可出现一个按钮，如图3-119所示。

步骤 05 单击按钮，即可打开相应的核算项目管理窗口，从中选取需要的核算项目，如图3-120所示。

步骤 06 可以随时在【核算项目初始余额录入】对话框中进行核算项目的修改或删除，在相应的栏中输入初始数据，如图3-121所示。

步骤 07 单击【保存】按钮保存设置，单击【还原】按钮恢复原始状态，单击【插入】按钮则增加一个空白行，在其中输入其他的数据，数据输入完毕后单击【关闭】按钮，即可返回科目初始数据，输入的数据可显示出来，如图3-122所示。

步骤 08 初始数据录入窗口最左侧显示的数字按钮1、2、3表示科目的级次，选择不同的数字，可以录入不同级次科目的初始数据。单击工具栏上的【过滤】按钮，即可打开【过滤条件】对话框，从中设置科目的级次和代码等内容，如图3-123所示。

步骤 09 在“列选项”选项卡中可设置科目的“数量列”和“损益列”，如图3-124所示。单击【确定】按钮，即可在科目初始数据录入窗口中显示所需要的科目。

步骤 10 数据全部录入后，需要查看数据是否平衡。单击工具栏上的【平衡】按钮，系统将对录入的数据进行试算平衡，并弹出试算平衡表以报告试算结果，如图3-125所示。

如果试算结果不平衡，则要返回【科目初始余额录入】窗口检查数据，直到试算结果平衡为止，否则将不能结束初始化启用账套。外币科目有初始化数据时，试算平衡一定要选择“综合本位币”状态。

2.现金流量初始数据录入

账套为年中启用时，需要对启用前的现金流量的数据进行录入，系统才能计算“全年”的现金流量。年中启用账套时，现金流量初始数据录入操作如下。

在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【总账】系统功能选项，然后双击【现金流量初始数据录入】选项，即可打开现金管理【总账系统-现金流量初始余额录入】窗口，如图3-126所示。在其中输入正确的数据后，单击【保存】按钮，保存现金流量初始数据即可。

3.结束初始化

当科目初始化数据和现金流量初始数据录入完成并试算平衡后，就可以结束初始化工作，进行日常业务处理。结束初始化的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【总账】系统功能选项，然后双击【结束初始化】选项，即弹出【初始化】对话框，如图3-127所示。单击【开始】按钮，系统开始检查初始化数据是否有误。

步骤 02 检查通过后系统将弹出“成功结束余额初始化工作”的操作信息，如图3-128所示。单击【确定】按钮完成结束初始化操作。

3.6.2 录入应收款初始数据

应收款管理系统通过销售发票、其他应收单据和收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地为客户提供往来账款余额资料及各种分析报表，帮助用户合理调配资金，提高资金的利用效率。

在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【应收款管理】系统功能选项，在其中可以看到应收的初始数据包含初始销售发票、初始预收单和初始应收票据等，在录入期初时选择相应选项，如图3-129所示。

1. 新增销售增值税发票

新增销售增值税发票的具体操作步骤如下。

步骤 01 双击【应收款管理】系统功能选项下的【初始销售增值税发票-新增】选项，即可打开【初始化_销售增值税发票-新增】窗口，如图3-130所示。

步骤 02 在其中选择核算项目类别、核算项目名称（可单击按钮，或按F7快捷键查找）、往来科目，录入摘要信息、发生额，并取消勾选“本年”复选项，获取部门、业务员等信息，如图3-131所示。单击【保存】按钮，保存各项数据。单击【新增】按钮，可增加一张空白单据，继续录入其他初始发票。

为快速完成初始化，可以把每个往来单位的所有未结算完成的初始化单据资料汇总成一张单据录入，这样做优点是可以提高工作效率，缺点是初始化时所有单据只能在一张单据中进行处理，不利于对初始化的明细数据进行管理。单据资料不是很多时，可以按明细单据逐笔录入，虽然工作量很大，但结束初始化后便于对初始化明细数据进行跟踪处理。

2.修改、删除销售增值税发票

单据录入完成后，如发现错误或其他原因需要修改或删除，可通过如下方法操作。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【应收款管理】系统功能选项，双击【初始应收单据-维护】选项，即可打开【过滤】窗口，如图3-133所示。在“事物类型”下拉列表框中选择要处理的单据类型和过滤条件（这里选择“初始化销售增值税发票”选项），单击【确定】按钮。

步骤 02 打开【初始化_销售增值税发票序时簿】窗口，如图3-134所示。在其中选择需要修改或删除的单据后，单击工具栏中的【修改】按钮或【删除】按钮，即可对单据进行相应的操作。

3.其他单据

在应收款管理系统中，还有一些单据（如销售普通发票、应收单、预收单、应收票据、期初坏账等），这些单据使系统更加完善。初始化时，应收账款的金额是应收票据核销后的余额（即应收账款不包括应收票据的金额）。

应收票据录入的是已收到票据并已核销了应收账款且未进行背书、转出、贴现、收款处理的票据。已收到票据但没有核销应收账款的应收票据应在初始化结束后录入。

在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【应收款管理】系统功能选项，然后双击【初始应收票据-新增】选项，即可打开【初始化_应收票据-新增】窗口，如图3-135所示。

票据编号是票据的号码，系统根据用户设置的单据编码规则自动编号，票据编号必须唯一，允许手工修改。如果在系统设置中勾选“应收票据与现金系统同步”复选框，系统将根据该号码与现金管理系统的票据进行一一对应。初始化时应收款管理系统的票据与现金管理系统的票据分别录入，初始化结束后可以互相传递、同步更新。

退出了应收款管理系统的往来核算范围后，为了对期初坏账在以后收回的往来账款进行管理，可以在此处录入期初坏账。录入初期坏账的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【应收款管理】系统功能选项，双击【初始数据录入-期初坏账】选项，即可打开【过滤条件】对话框，如图3-136所示。在其中选择坏账涉及的核算项目类别和币别等资料，单击【确定】按钮，即可进入【坏账备查簿】窗口。

步骤 02 单击【坏账备查簿】窗口工具栏上的【新增】按钮，即可打开【期初坏账录入】对话框，如图3-137所示。在录入期初坏账数据后，单击【存盘】按钮，即可保存期初坏账信息。

4.结束初始化

结束初始化操作前必须经过数据检查。在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【应收款管理】→【初始化】系统功能选项，双击【初始化检查】选项，系统将弹出“初始化检查已经通过”提示信息，如图3-138所示。

如果系统弹出“检查未通过”提示，只需根据提示修改相关初始化数据即可。当应收款系统与总账系统连接使用时，为了保证应收款系统下的数据与总账系统下的科目数据相等，在初始化结束之前需要进行“初始化对账”。具体步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【应收款管理】→【初始化】系统功能选项，然后双击【初始化对账】选项，即可打开【初始化对账-过滤条件】对话框，如图3-139所示。

步骤 02 在其中选择要进行对账的核算项目类别、币别和科目代码，在科目代码处录入“1131”，并勾选“显示核算项目明细”复选框。单击【确定】按钮，即可打开【应收款管理系统-初始化对账】窗口，如图3-140所示。

若“差额”栏中无数据则表示对账通过，应收款系统可以结束初始化；若“差额”栏有数据则表示对账未通过，需要根据差额检查错误并修正后再进行对账，直到无差额，才可以结束初始化。结束初始化的操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【应收款管理】→【初始化】系统功能选项，然后双击【结束初始化】选项，即弹出如图3-141所示的检查提示信息。单击【是】按钮，可弹出“初始化检查已经通过”提示框。

步骤 02 单击【确定】按钮，即可打开如图3-142所示的调汇和对账提示框。

步骤 03 因为前面已经对账通过，所以这里单击【否】按钮，系统将弹出如图3-143所示的“系统成功启用”提示框。单击【确定】按钮，即可结束初始化工作。

在结束初始化后，系统中的初始化数据不可以进行新增、修改和删除等操作，必须要“反初始化”后才能进行初始化数据的新增和修改等。

3.6.3 录入应付款初始数据

应付款管理系统通过发票、其他应付单和付款单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料及各种分析报表，帮助用户合理地进行资金的调配，提高资金利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能，帮助用户及时支付到期账款，以保证良好的信誉。

应付款系统的初始数据录入与应收系统基本相同，请参照应收款系统初始数据的录入方法录入并结束初始化工作，具体步骤这里不再赘述。

3.6.4 录入现金管理初始数据

现金管理初始数据涉及单位的现金科目和银行科目的引入、期初余额及累计发生额录入、银行未达账及企业未达账初始数据的录入和余额调节表的平衡检查、综合币的定义等内容。

1.科目维护

现金管理系统没有自己的科目，必须从总账系统中引入现金和银行科目。具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【现金管理】系统功能选项，然后双击【初始数据录入】选项，即可打开【现金管理系统-初始数据录入】窗口，如图3-144所示。

步骤 02 选择【编辑】→【从总账引入科目】菜单项，即可打开【从总账引入科目】对话框，如图3-145所示。在其中采用默认设置，单击【确定】按钮，即可将引入的数据显示在【初始数据录入】窗口中。

步骤 03 引入的数据将显示在【初始数据录入】窗口中，如图3-146所示。

步骤 04 在“科目类别”下拉列表框中选择“银行存款”选项，显示属于银行存款科目的要填写好“银行账号”，如图3-147所示。

要从总账引入科目，其科目必须已选择“现金科目”或“银行科目”，否则科目不能引入；引入时只引入总账中的明细科目。从总账引入科目后，还可增加综合币科目。综合币科目是多个科目的合并，用来对多个科目和银行账户进行银行对账。可以将多币别或多银行科目合并成本位币日记账，进行综合币科目的银行对账，产生综合币余额调节表。是否使用综合币科目可由用户根据自己的业务决定。

选择【编辑】→【新增综合币科目】菜单项，即可打开【综合币科目】对话框，在其中输入综合币科目的代码和科目名称并选择要合并的科目代码，如图3-148所示。单击【确定】按钮，即可成功新增综合币科目。新增综合币科目要求选择两个以上的科目代码项进行操作。此外，结束新增科目初始化时必须引入余额。

新增综合币科目后可选择【编辑】→【维护综合币科目】菜单项，修改综合币科目代码和科目名称。如想修改综合处包括的科目代码，则需先删除综合币科目后再重新增加综合币科目。

2. 余额调节表

在【初始数据录入】窗口中还可查看未达账和银行未达账。存在未达账时，企业单位银行存款日记账余额和银行对账单余额往往不相等，可通过单击工具栏中的【余额表】按钮打开【现金管理系统-余额调节表】窗口查看，在其中进行调整，如图3-149所示。

具体调整方法：银行存款日记账的余额+银行已收企业未收的金额-银行已付企业未付的金额=调整后（企业账面）余额；银行对账单的余额+企业已收企业未收的金额-企业已付银行未付的金额=调整后（银行对账单）余额。调整后两者的余额相等，表明企业银行存款相符。

在结束初始化操作时，还需要对余额调节表进行平衡检查。平衡检查主要检查所有银行存款科目的余额调节表是否都平衡，系统会给予相应提示。当科目维护完成、所有银行存款科目的余额调节表都平衡后，可选择【编辑】→【结束新科目初始化】菜单项，按系统给出的提示进行结束初始化操作。

3.6.5 录入固定资产初始数据

固定资产系统初始数据录入是指把启用期间以前的固定资产初始数据通过新增固定资产卡片方式录入到系统中。该系统初始化的位置与总账、应收、应付等系统略有不同。

1. 基础资料

固定资产的基础资料主要包括变动方式类别、使用状态类别、折旧方法定义、卡片类别管理和存放地点维护，以上资料都要在初始化之前设置完成。

（1）变动方式类别

变动方式指固定资产的增加和减少方式，如购入、接受捐赠及出售等。

在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【固定资产管理】→【基础资料】系统功能选项，然后双击【变动方式类别】选项，即可打开【变动方式类别】对话框，如图3-150所示。在其中可以对变动方式进行新增、修改、删除或打印等操作。在此采用默认值，以后可以随时在该对话框中进行设置。

（2）使用状态类别

使用状态类别可以设置固定资产的状态，如正常使用、融资租入或未使用等，并可根据状态设置是否“计提折旧”。在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【固定资产管理】→【基础资料】系统功能选项，双击【使用状态类别】选项，即可打开【使用状态类别】对话框，在其中可以对使用状态类别进行新增、修改、删除或打印等操作，如图3-151所示。

（3）折旧方法定义

实现自动计提折旧功能时，必须预先在固定资产卡片中设置好折旧方法，如平均年限法、工作量法等，这样系统在计提固定资产折旧时会根据折旧方法、使用年限等数据自动计算出应计提的折旧费用。定义折旧方法的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【固定资产管理】→【基础资料】系统功能选项，然后双击【折旧方法定义】选项，即可打开【折旧方法定义】对话框，如图3-152所示。系统预设了9种折旧法，包括直线法和加速折旧法的静态和动态方法，能分别针对无变动的固定资产和变动折旧要素后的固定资产计提折旧。

步骤 02 选择【折旧方法定义说明】选项卡，在其中可查看各折旧方法定义的说明，如图3-153所示。

步骤 03 选择【编辑】选项卡，在其中可对折旧方法进行新增、修改等操作，如图3-154所示。

（4）卡片类别管理

为了方便管理固定资产，可以对卡片进行分类管理。卡片类别管理的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【固定资产管理】→【基础资料】系统功能选项，然后双击【卡片类别管理】选项，即可打开【固定资产类别】对话框，如图3-155所示。在其中可进行新增、删除、修改等操作，也可自定义项目。单击【自定义项目】按钮，即可打开【卡片项目定义】对话框。

步骤 02 如图3-156所示，在【卡片项目定义】对话框上方显示了“自定义项目”列表，可以对其进行新增、删除操作；下方显示“系统固定项目”列表，不能修改和删除。单击【增加】按钮，即可打开【卡片项目】对话框。

步骤 03 在【卡片项目】对话框中可以定义项目、设置显示名称和字段类型等，如图3-157所示。自定义项目时必须先选中要定义的“类别”。①设置完毕后单击【保存】按钮保存设置内容，②再单击【增加】按钮，即可将新增的自定义项添加到【卡片项目定义】对话框的“自定义项目”列表中。

步骤 04 单击【关闭】按钮返回【固定资产类别】对话框，在其中单击【新增】按钮，即可打开【固定资产类别-新增】对话框，如图3-158所示。在其中输入代码和名称并设置各项内容，新增完成后单击【关闭】按钮返回【固定资产类别】对话框，即可显示新增的固定资产类别。

（5）存放地点

为了方便固定资产管理，还提供了“存放地方”管理，这样在卡片中就能清晰地了解固定资产归哪个部门使用和存放在什么地点。存放地点管理的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【固定资产管理】→【基础资料】系统功能选项，然后双击【存放地点维护】选项，即可打开【存放地点维护】对话框，如图3-159所示。单击【新增】按钮，即可打开【存放地点-新增】对话框。

步骤 02 在其中输入相应内容，如图3-160所示。单击【新增】按钮保存设置内容，继续新增其他存放地点。新增完成后，单击【关闭】按钮返回【存放地点】对话框，在其中可显示新增的存放地点。

2.增加卡片

在基础资料设置完成后可录入初始卡片。可以直接录入，也可以使用“标准卡片引入”，在这里重点讲述直接录入的方式。增加卡片的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【财务会计】标签，展开【固定资产管理】→【业务处理】系统功能选项，然后双击【新增卡片】选项，系统弹出一个信息提示框，提示用户输入卡片后将不能更改启用账套的会计期间，如图3-161所示。单击【是】按钮，即可进入卡片管理窗口并弹出【卡片及变动-新增】对话框。

步骤 02 在其中设置固定资产类别、编码、名称、计量单位、数量、入账日期、存放地点、经济用途、使用状况、变动方式、规格型号、产地、供应商、制造商、摘要、附属设备、自定义项目等信息（录入初始固定资产卡片时，入账日期只能是初始化以前的日期），如图3-162所示。

步骤 03 如果当前固定资产有附属设备，则单击【附属设置】按钮，即可打开【附属设备清单-编辑】对话框，如图3-163所示。单击【增加】按钮，即可新增附属设备清单，如图3-164所示。

步骤 04 选择【部门及其他】选项卡，在其中设置固定资产科目和累计折旧科目、使用部门和折旧费用分配，如图3-165所示。使用部门若有两个以上，则选取【多个】单选按钮，单击按钮，即可打开【部门分配情况-编辑】对话框，如图3-166所示。单击【增加】按钮，即可打开【部门分配情况-新增】对话框。

步骤 05 在其中输入使用部门及分配比例，如图3-167所示，单击【保存】按钮，即可将设置信息添加到部门分配情况列表中。

步骤 06 折旧费用分配若有两个以上，则选取【多个】单选按钮，单击按钮，即可打开【折旧费用分配情况-编辑】对话框，如图3-168所示。单击【增加】按钮，即可打开【折旧费用分配情况-新增】对话框。

步骤 07 在其中根据提示输入相应的部门、科目和相应的分配比例，如图3-169所示。单击【保存】按钮，即可将设置信息添加到折旧费用分配情况列表中。一定要保证使每一个使用部门的所有费用科目的分配比例之和均为100%，否则不能完成多费用科目的设置。

步骤 08 选择【原值与折旧】选项卡，在其中需要设置固定资产原币金额、币别、汇率、开始使用日期、预计使用期间、已使用期间、累计折旧、预计净残值、净值、减值准备、净额、折旧方法及购进原值、购进累计折旧等信息，如图3-170所示。设置完毕后单击【计算折旧】按钮，即可自动按所选折旧方法计算出月折旧额。

步骤 09 单击【确定】按钮，即可在【卡片管理】窗口中显示出所增加的固定资产记录，如图3-171所示。

对于录入的初始卡片资料，在结束初始化之前，用户可以在该窗口中进行查看、修改或删除等操作。固定资产购进原值、购进累计折旧为备注信息，反映资产在购入时的原始信息，例如：评估后的资产，购进原值与评估后的原值不一致，可反映在“购进原值”项目中。备注信息不参与计算，属非必录项，系统默认与原币金额和累计折旧一致。

3.将初始数据传递至总账

在结束初始化之前，可将固定资产对应的固定资产、累计折旧、减值准备科目的数据传递到总账。可以重复传递，数据以最后一次传递为准。

在【卡片管理】窗口中选择【工具】→【将初始数据传送总账】菜单项，系统将弹出如图3-172所示的提示信息，单击【是】按钮完成操作，系统将弹出传送成功的提示，如图3-173所示。若总账系统已经结束初始化，则不能进行数据传递。

4.结束初始化

在核对原值、累计折旧、减值准备的余额与账务相符之后，即可将固定资产管理系统结束初始化并进入正常使用状态。结束初始化的具体操作步骤如下。

步骤 01 在金蝶K/3主控台窗口的左侧列表中单击【系统设置】标签，展开【初始化】→【固定资产管理】系统功能选项，然后双击【初始化】选项，即可打开【结束初始化】对话框，在其中选择【结束初始化】单选按钮，如图3-174所示。单击【开始】按钮，即可开始结束初始化操作。

步骤 02 完成后会弹出一个信息提示框，如图3-175所示。单击【确定】按钮，即可完成初始化的结束操作。