1.2 Excel在会计中的应用与其他财务软件的不同

目前，企业利用电子计算机解决财务问题有很多是直接利用财务软件进行的。利用专用财务软件虽然简单方便，但也有一定的局限性：一方面由于企业的业务种类繁多并不断变化，有时会出现一些专用财务软件解决不了的问题；另一方面，由于财务软件的功能有限，在财务管理方面，很难应对不同管理制度和管理风格下的问题，从而不能充分满足企业管理的需要。因此，财务人员在熟练操作财务软件的同时，还应该掌握更多的处理财务数据的工具，只有这样广开思路，才能化解工作中的不同问题，提高工作效率。

作为通用的办公软件，严格地说，Excel在财务中的应用并不能说是完善的会计电算化，而只是一个财务平台，一个数据环境。在这个环境中提供了各种工具和方法库，基本上满足了现代会计的各种需求；在这个平台上所能操作的财务事项的范围远远超过了专用的财务软件，所能解决的问题比专用的财务软件要多得多。

另外，Excel的使用者并不需要请专业的编程人员来操作，只要掌握了Excel的基本操作原理，解决具体的财务问题就靠自己了。也就是说，再也没有必要像过去编写软件那样，将自己的要求写出来，请专业的编程人员去开发，一旦出现环境改变、参数改变、管理流程改变的情况，还需再请开发人员做出相应的修改和维护——即使购买了通用的财务软件，后期的维护也是必不可少的，但是使用Excel则可以做到“自力更生”。

图1.1所示形象地说明了Excel与专用财务软件在适用范围上的区别。专用财务软件的适用范围仅是财务处理的一部分，Excel作为通用的电子表格工具软件，涵盖了绝大部分的财务处理问题，同时还能处理许多非财务问题——不排除少量较特殊的财务问题没有涵盖。

在实际的工作中，我们往往还遇到下面的问题：企业使用财务软件生成一些内部管理报表，但在数量和质量上存在一定的局限性，因为在企业财务管理中的各种业务层出不穷，不同工作情景、条件和要求都不同，所以很难制作出统一的财务软件来满足企业财务管理的所有需求。另外，一些职能部门，比如税务机关，需要把企业的部分数据带回去研究，但是不应也不能把企业的账套整体输出。这时，Excel与财务软件结合使用就显得很迫切了——配合使用Excel，从财务软件中提取基本数据信息，然后根据需要和要求，制作出想要的各种报表、图表，来达到经营和管理的需要。这样，通过Excel与财务软件的结合使用，会使Excel和财务软件的功能发挥得相得益彰。