“想清楚，说明白，知道说什么、怎么说”，这是每个人都希望达到的沟通境界。但是当我们在演讲、写作、汇报的时候，却常常感觉不知从何说起，或者让对方感到混乱。
如何在沟通中做到“逻辑清晰、条理分明”呢？美国麦肯锡的咨询顾问芭芭拉·明托写了一本叫《金字塔原理》的书，介绍了一种解决这一问题的有效方法。之后，作者离开了麦肯锡，开始向各行各业的人培训这一方法，受到广泛的欢迎和好评。当前，金字塔原理已经成为一种非常重要的沟通工具，被誉为“麦肯锡40年经典培训课程”。
归类分组，将思想组织成金字塔
心理学家发现人的短期记忆无法一次性容纳7个以上的记忆项目，超出后，人的大脑会面临信息超载。有的人勉强可以记住9个，有的人却只能记住5个，而能记住3个的情况更好，能记住1个的情况最佳。这一现象被称为“奇妙的数字7”。
在生活和工作中，我们常常不得不处理多个信息，它们都超过“奇妙的数字7”。
例如你打电话让老公回家顺路去超市采购以下东西：鸡蛋、盐、土豆、牛奶、婴儿纸尿裤、痱子粉、苹果、芹菜、葡萄、辣酱、酸奶。
最后的结果很可能是：你发现还有东西忘记让老公买了，或者老公回家后发现少买了某些东西。
以上这些信息，可以归类分组后，组织成一个金字塔结构。
由于你通过一定的逻辑关系，将信息归类后形成了一个金字塔结构，因此每一层的信息数量都大为下降了。
再举一个例子。
你在办公室，忽然你的下属冲进来，对你说：“老板，我最近在留意原材料的价格，发现钢材涨价了，包装纸也要涨价……刚才物流公司也打电话来说要提价，我又比较了其他几家的价格，但还是没有办法说服他不涨价……还有，我们的竞争品牌最近也涨价了，我看到……对了，广告费最近花销也比较多，如果……可能……”
你听完是不是一头雾水？听了半天你还不知道他究竟要说什么，或者要求你提供什么帮助，或者希望解决什么问题。
如果他这样说，“老板，我认为我们的产品应该涨价20%，而且要超过竞争品牌，因为：第一，原材料最近涨了30%，物流成本也上涨了；第二，竞争品牌全部都调价10%～20%，我们应该跟进；第三，广告费超标，我们还应该拉出空间，可以做广告……老板，你觉得这个建议是否可行？”
这样是不是更清楚？这就是在使用“金字塔结构”。
自下而上思考，概括总结
当你要表达你的想法时，你是否面临过一言难尽或不知从何说起的困境？
比如，在你面试的时候，面试官要求你介绍一下自己；当你负责的区域销售额下滑的时候，你的主管要求你解释原因。在类似的情况下，你该怎样做到思路清晰地表达你的想法呢？
以面试为例，你可以先把你的特点罗列出来。
（1）受过高等教育，毕业于某名牌大学；
（2）在校成绩优秀；
（3）有与面试工作相关的资格证书；
（4）没有与求职岗位相关的工作经验；
（5）善于学习新知识；
（6）有当过学生干部的经历；
（7）热爱类似岗位的工作；
（8）精力充沛；
（9）热情开朗；
（10）相信勤能补拙。
通过分析以上特点之间的逻辑关系，不断地进行抽象和概括，你会发现，你有很多优点，但是只有一项缺点是面试官清楚的，而你的某些优点恰好能弥补你的缺点……
最后，你可能会得出以下的金字塔结构。
如果你在面试之前，对自己做过这样的思考，就不会感到不知从何说起了。此外，当你逻辑清晰、条理分明地做完陈述后，也许马上就能让面试官眼前一亮。
芭芭拉·明托归纳了自下而上思考的三个要点：
（1）列出你想表达的所有思想要点；
（2）找出各要点之间的逻辑关系；
（3）得出结论。
自上而下表达，结论先行
在表达之前，你的思路是自下而上组织起来的，但在表达的时候，你却需要自上而下进行，这是一个重要的顺序。如果你自下而上地表达，有两个风险：第一是容易被打断；第二是对方无法理解你的意图。
例如，你陈述：
（1）要处理天猫店的日常业务，我需要每天加班才能完成；
（2）一些需要及时处理的事情被耽误了；
（3）在我参加公司会议的时候，天猫店的客服就没人做了；
（4）天猫店的页面美化需要专门的美编才能胜任；
（5）天猫店的业务在持续增长中；
（6）只有客户体验好，客户购买行为的转化率才能提高；
（7）我需要增加一个助理；
（8）我的助理需要懂平面设计；
（9）我的助理需要了解天猫店的业务；
……
你的主管在听你陈述的过程中，你每陈述一条，都会刺激他的大脑作出一个反应。例如听完第一条，他会想“你是不是想要更多的加班费”；听完第二条，会想“被耽误的事情造成了多大的损失”。他可能会因为这些想法而立即打断你的陈述，或者先入为主地猜测你的想法，这都会影响到主管对你真实、完整意图的理解。
要让别人尽快理解你的想法，要先建立金字塔结构，然后按照自上而下的顺序表达。
首先你说：“我需要增加一个助理。”
然后分析原因，一方面是因为工作量快速膨胀：要处理天猫店的日常业务，我需要每天加班才能完成；一些需要及时处理的事情被耽误了；在我参加公司会议的时候，天猫店的客服就没人做了；天猫店的业务在持续增长中。另一方面是因为：只有客户体验好，客户购买行为的转化率才能提高；公司天猫店的页面美化需要专门的美编才能胜任。
接着分析增加一个助理的好处：可以兼做客服；可以优化网页；可以改善客户体验；可以节约加班费；问题得到及时解决。
最后提出助理的任职资格：了解天猫店业务；懂平面设计。
用“金字塔原理”沟通的好处
“自下而上思考，自上而下表达”，金字塔原理的精髓就在这些字当中。在沟通中运用金字塔原理的直接好处是，让人能够迅速明白你的想法。
在上面这个例子中，也许主管听你讲了一分钟，就对你说：“我完全支持你的要求，天猫店很重要，尽快去招聘一个称职的助理吧！”
在沟通中有一个“电梯原则”，出自《麦肯锡观点》。
假设你是某个咨询公司的经理，为了一个重要的项目你们团队工作了3个月，准备了厚达300页的报告，包括7个建议36个改进措施以及8套详细的实施方案。
为了证明这些结论，你们还准备了数据分析和调研报告的附录，当然还有很多的原始资料。客户对提案也非常重视，安排了公司所有高管出席，并请到了CEO以及董事会的主要成员。
你们当然更加兴奋，同时还将报告彩色打印出来，并刻录了光盘以便分发给与会者。提案的前天晚上你们团队都再次检查了所有文字，然后提早睡觉以便保证精力。提案当天你们神采奕奕，准时到达客户会议室，做好一切准备工作。
CEO和高管们也已经落座，他们将目光投向你，期待着你精彩的报告。你也清清嗓子，开口说：“女士们，先生们，尊敬的CEO，今天我们……”
突然董事会秘书匆匆走进办公室，对CEO耳语几句，他对你点头表示歉意后离开会议室，5分钟后他们回来，说：“非常抱歉，今天的报告不得不终止，因为我们有件非常紧急的事情，我们必须马上飞去纽约。”
在你们无奈的眼神中，他们匆忙离开。然而就在CEO冲进电梯的那一刻，“等等”，他挡住电梯门，对你招手，“能否利用我到停车场的时间，说说你们报告的主要内容？”就这十几秒钟，你必须说出报告的主要观点，还要争取他的认可和支持。你感觉血一下子冲上脑门，然而，没有第二次机会了，你马上冲进电梯，门一关上，你就转过身对着这一群人说：“我们认为……”
这就叫做“电梯原则”。
你能够用一句话概括你的年度营销报告吗？你能够用一段话说明你品牌的定位以及发展方向吗？你能够在三分钟内说明当前销量下滑的主要原因，并提出三个解决方案，然后让老板做出决定吗……这都是“电梯原则”——简单清楚地说明你的观点。如果三句话说不清楚，那么你一下午也说不清楚。
要实现电梯原则，可以运用金字塔结构，它不仅很有效，也很简单。自上而下地表达，先从结论说起，再说中心思想，然后再向前推演。如此，可以用最短的时间让他人理解你。
用“金字塔原理”沟通的注意事项
运用金字塔原理的另一个好处，是能够让你掌握沟通的控制权。
当很多信息和思想呈现在对方面前时，对方为了便于记忆，会自行归纳分组和总结概括，并得出自己的结论。而运用自上而下地表达，你提出结论和中心思想后，对方会把注意力转移到你的逻辑推理和分析上，并通过你最后逐一呈现的思想信息来验证你的结论的正当性，比较容易理解和认同你的结论。
换句话说，自上而下表达的好处，是自己事先进行“自下而上思考”，但却不让对方有机会“自下而上思考”。因此，当对方向你施展金字塔原理时，你在理解对方的中心思想后，如果想要找出反驳的依据，或者想要保持独立思考，那么你应该罗列对方最后呈现的所有思想和信息，然后进行“自下而上思考”。
另外，在生活和工作中，并不是所有的事情，都适合“自上而下表达”。
比如你认为老板的某个方案行不通，你想反对，你通常这样说：“此方案的A处稍作修改，能减少20%的间接成本。”然后你观察领导的反应，如果领导没有反对，那你可以接着说，“此方案的B处反对的人较多……还有C处……还有D处……”其实你心里的结论是“此方案应推翻重来”。待你把要修改的地方依次讲完后，再征求领导的意见，最终让领导自己去思考并形成结论：这方案要推翻重来。
这的确是需要注意的地方，并不是所有的场合所有的事情，都适合用“金字塔原理”进行沟通。