先说付款程序

我和新来的小姑娘在吃饭的时候多聊了几句，也许是因为我不是她的直接领导，她比较轻松地来了个竹筒倒豆子，告诉我她叫李小田，刚刚毕业，学的是会计专业，却根本不知道是干什么的。看来她还是个小菜鸟，一点都不懂办公室的艺术，还好进的是财务室。

过了午休时间，主管不在，不知道又忙什么去了，我手上没有着急的工作，小刘也没什么要干的，所以整个财务室都很清闲。

正在大家发呆的时候，采购部的小吴进来了，手里拿着一张付款申请单，进了门就往主管的桌子方向看，看到座位上空着，眼睛就溜来溜去地看着我们几个。

“别看了，主管不在，一切需要付款的票据都不能过。”小刘在小吴开口前，先把人家的话堵回去了。

小吴是什么人？采购部混了那么多年的老油条了，别的练不出来，脸皮早就练出来了。

“刘姐，你给通融通融。”小吴嬉笑着说。

“不行，你要是着急，叫你们采购经理找老总特批去。”小刘一口回绝，毫不留情。

小吴耸耸肩，悻悻地走了。

财务部门是一个公司的心脏，对公司来讲是十分重要的，日常的款项和现金往来需要进行严格的控制。

有的小公司，尤其是小型私有企业，没有严格的财务制度，往来款项非常混乱。有时往往一个人一句话，没有任何制度和程序，钱就出去了，到最后时间久了，大家就忘了，至于钱是怎么花的，给了谁，该不该花，谁也说不清楚，甚至有时候都不知道钱到底去哪里了。

正规的公司有严格的财务制度来控制款项支付。比如，根据制订好的生产计划或者客户的订单，生产部要计算出下一期的生产用量，根据库存原材料的数量，得出需要购买原材料的数量，确定一切统计及计算的数据无误后，由生产部的经理签字确认，然后报送到采购部。

采购部要根据生产部报送的数据，填制“采购申请单”（如表1-1所示），采购申请单上要写明事由、数量、名称等。填制完毕要由采购部经理签字确认，然后请公司老总签字（有的也不一定非要老总签字，如果公司很大，比如集团公司，情况会很复杂）。

采购部根据老总签字的“采购申请单”联系供货方，双方讨价还价之后确定应付款项，然后确定是货到付款还是先付款再发货，要么就是先付一部分，等货物来了再付尾款。

采购部与供货方签好合同后就要填制“付款申请单”（如表1-2所示）了。同样，付款申请单上要注明对方公司名称、账号、付款金额等。填好后要由采购部经理签字确认，报请老总再次对所付款项签字确认，之后“付款申请单”就要离开采购部了。

采购部将“付款申请单”送到财务部，主管会计要再次签字确认，然后让出纳根据“付款申请单”上的信息完成付款。值得说明的是，出纳只认主管会计的签字，其他签字是不管用的。此外，如果款项付出之后供货方发现了问题，就会和采购部直接联系，然后采购部再把问题反馈给财务部。

这是生产部门的付款问题，其他部门也是同样的处理方法。

比如，销售部如果要购买相关耗材，也要先经过采购部，之后是老总，最后是财务部的程序，这是一个制度，不能改变，如果今天有这个情况通融了，明天有那个情况通融了，久而久之，公司的财务就乱了。在一个制度严格、完善的企业里，财务制度是不允许混乱的。

像上面所说的找老总特批到底是对还是错呢？答案很简单，当然是错的。这样不仅违反了财务制度，而且如果老总想要自己的公司健康发展，他也不会给你特殊对待的，公司是他的，他当然比你更爱护它，不会把制度放一边的。

看到这里，肯定有人还会问，那平时的预支费用呢？这就要看每个公司的制度是什么样的了。

有的人可能认为反正员工预支费用还会还回来的，没必要那么严格，到时候多退少补不就行了，为什么那么麻烦。其实不然，员工出差什么情况都可能发生，如果他支取的费用比较大，然后携款潜逃了，谁来负责呢？如果他出了事故，或者他被偷了呢？这种情况下公司也不能让他承担全部损失，最好的情况也就是员工本人承担一部分，公司分担一部分，那公司就会有损失，所以支取的时候就要限制金额的多少。

那谁来把关，谁来复核呢？对，就是部门领导和老总。

程序并没有什么新意，以销售部为例，有时员工送货或者做售后要支取现金，都要由销售部经理确认金额是否合理，然后找老总批复，之后到财务室经过主管确认签字，出纳再给他支取现金。而支款的票据第一时间就入账了，不能留在保险库里当白条。

有的单位程序会相对简化一下，就是不通过老总，只要部门领导签字确认就好了，那么这个责任就由签字人来负责，财务部是不负这个责任的，当然这是由公司财务制度决定的。

还有一种方法，就是规定每个出差的员工每次最多领取多少预备款。这种方法相对简单一些，比如某个员工要出差，只要经过部门领导的签字确认就可以到财务部领款。这种情况下，每个出差员工领到的备用款是相同的，而这个数字也是经过计算的，一般情况下不会多出太多，也不会因为不够而让员工自己填补太多。

小刘用实际行动给新来的小李上了一课：只认签字不认人，关于财务的一切都要白纸黑字写清楚，千万马虎不得。