2.1.2 外国政府、国际组织档案资产管理实践

外国政府、国际组织的档案资产研究以文件资产、电子文件资产的提法为主。

欧美国家中，英国的《信息资产登记》（2000）是英国皇家文书局制定的一套立足于信息资产登记系统的信息资源标识体系，其明确提出电子文件既是社会公共信息资源，也是有价值的机构信息资源与资产，属于资产管理的重要内容；与《信息资产登记》（2000）相对应的具体实施方案《评估信息资产：政府组织机构电子文件的鉴定》（2000）要求每个政府机构都在其网站上设立信息资产登记目录，该目录包括政府以前的文件、新文件、未公布的电子文件等所有的信息资源如数据库、统计数据、研究报告等。英国可以说是商业运营政府文件资产最为成功的，据调查，英国政府每年从公共信息的销售、许可中可以得到大约3.4亿英镑的税收，每年政府公共信息的市场价值大约有5.9亿英镑。加拿大《政府信息管理框架》（2004）及《加拿大信息管理政策》（2007）中提出电子文件应作为国家信息资源和资产来进行管理。

亚洲国家以新加坡和日本为代表。新加坡《网络信息资源评估标准》（1997）与《电子交易法》（1998）中提出电子文件是重要的业务文件及机构知识资产。日本的《JISC0909-1: 2005-信息与文献——文件管理》认为文件是机构的资产。

国际组织以国际标准化组织、国际档案理事会、国际文件管理者和指导者协会、美国商业化文件信息服务业行业协会、欧盟为代表。

国际标准化组织2001年出台的ISO15489文件管理国际标准指出，文件含有的信息是有价值的资源和重要的业务资产，目前ISO15489已被英国、澳大利亚、法国、新西兰、葡萄牙、丹麦、西班牙、意大利、瑞典、俄罗斯、乌克兰、韩国、日本等十几个国家采纳为国家标准，被美国、加拿大等国家采纳为引用标准。此后，国际标准化组织以及其信息与文献技术委员会档案/文件管理分技术委员会制定并发布的系列国际标准中，均有直接说明文件是资产的观点。例如，ISO30300（2011）中说明文件是组织或个人作为证据和资产的信息；ISO30301（2011）、ISO30302（2015）、ISO15489（2016）中均强调文件是作为与业务过程相关的证据和业务资产而形成、捕获、管理的，也就是说，文件是形成单位的重要业务资产是国家标准化组织一直以来十分推崇和强调的观点，该组织也一直积极推行和提升文件资产对组织的作用力和影响力。

国际档案理事会（ICA）在2004年修订的章程（第81条）中提到ICA的档案寄存在法国国家档案馆，这些档案是ICA的财产，并应提供开放利用，该组织没有直接表明档案是资产，但强调要积极发挥档案“财产”价值。国际文件管理者和指导者协会（ARMA International）的术语手册（Glossary of Records and Information Management Terms, April 2007）对文件中心的解释——保存其他组织的文件并以赢利为目的提供有偿服务的文件中心。美国商业化文件信息服务业行业协会PRISM的宣传手册《为什么要外包》详细说明了专业化文件信息服务的价值，主要在于帮助客户降低运营成本、增值文件信息资产和减少由此带来的诉讼风险，从而为客户提供低成本、高效率的文件管理和信息服务，其对会员的承诺之一就是要求“对保管客户信息资产的职责达成共识”。欧盟更是直接估算，欧盟国家以电子文件为主体的政府信息资产约达4700亿欧元。

可见，文件作为资产、信息资产或知识资产，抑或是电子文件作为资产、信息资产或知识资产于2000年前后在国际上得到广泛认可，并通过制定政策、标准和法规等来确保和促进文件资产价值的广泛实践，取得了可喜的成果。