2.2 显示一条数据

为了方便说明，这里仍以上述数据为例，查看上述数据中“地区4”的产品销售情况。如前面所述，可以通过筛选、隐藏等多种不同的操作方式来完成。但是，如果还想查看“地区6”的数据，则需要先取消本次操作，让所有数据全部显示，再通过逻辑调整显示“地区6”的数据。可以看到，想要频繁地查看不同区域的数据，使用筛选、隐藏等方式操作起来就比较麻烦了。

这里，在另外一个区域复制原始数据的表头，然后在表头的下面一行建立一个下拉列表，通过选择下拉列表项目的形式，完成特定项目的展示，如图2-5所示。当选择不同的区域后，则在其右侧显示该区域所对应的产品销量。

在图2-5中，用来显示地区的下拉列表是通过“数据验证”实现的。这一功能在Excel的较低版本中被称为“数据有效性”，虽然高低版本中的称呼不一样，但本质上是一回事。

要使单元格内容能够呈现出上述的下拉列表效果，可以通过“数据验证”功能实现，将单元格的“验证条件”中的“允许”设置为“序列”，“来源”设置为要显示的具体列表项。

这里，将用来显示“地区”的单元格进行数据验证设置。首先，单击“数据”选项卡中“数据工具”组内的“数据验证”，然后在弹出的下拉菜单中选中“数据验证”。在出现的“数据验证”对话框内，选择“设置”选项卡，如图2-6所示。在其“验证条件”中的“允许”下拉列表内选择“序列”，在“来源”位置选择原始图表内的所有区域单元格“B3:B8”，即可完成设置。

在对话框中通过选取方式填入到“来源”中的单元格区域“B3:B8”，会被对话框自动调整引用关系，将其转换为绝对引用形式“=$B$3:$B$8”。必要时，被选取的单元格区域还会被自动加上工作表名称。

在本例中，右侧数据的显示要借助VLOOKUP函数实现。VLOOKUP函数用来实现查找功能，其语法结构为：

VLOOKUP(查找值A，查找区域B，返回列号C，查找模式D)

该函数的含义是在“查找区域B”的首列中查找“查找值A”，如果找到了，则返回这一行中第“返回列号C”列的值，作为返回值。查找时，可以通过“查找模式D”来决定进行精确查找还是模糊查找。

例如，在图2-7中，使用公式“=VLOOKUP(I2, A1:G7,4, FALSE)”，使用精确查找方式（通过参数“FALSE”决定），在“A1:G7”区域中首列查找值为“地区4”的第“4”列，返回值为“80”。

在图2-5中，每种产品的销量通过VLOOKUP函数获取，以单元格C12为例，其公式为：

=VLOOKUP(B12, B2:H8,2, FALSE)

单元格区域C12:H12引用的公式分别如表2-1所示。

在数据处理过程中，通常需要确保公式具有一定的通用性，以保证能够实现自动填充。例如，如果单元格C12中使用了合适的公式，那么直接向右拖动单元格C12的填充柄就能在单元格区域D12:H12内显示正确数据。为了完成上述功能，需要做出如下改进。

1．确定查找值的引用形式

可以看到，在单元格区域C12:H12中，不同的单元格引用的查找值都是单元格B12。因此，公式中对该单元格的引用可以考虑使用绝对引用形式。

这里是否必须要使用绝对引用呢？进一步分析可知，每次在行方向上，由于当前只有一行，不涉及行方向的变化问题，因此对于行来说，既可以使用相对引用，也可以使用绝对引用。在列方向上，每次都要引用特定的列，所以要保持列的绝对引用形式。综上，对于单元格B12的引用，可以使用$B$12或者$B12两种引用形式中的任意一种。

2．确定查找区域的引用形式

在引用的过程中，对单元格区域B2:H8的引用要一直保持不变。因此，对单元格区域B2:H8的引用要使用绝对引用的形式，即要采用“$B$2:$H$8”的引用形式。

3．调整引用列形式

从表2-1中可以看到，单元格C12在使用VLOOKUP函数进行查询时，查询的是单元格区域B2:H8内的第2列。在其右侧的单元格区域D12:H12，依次引用的是查询区域B2:H8的第3/4/5/6/7列，每次引用的数字都是递增的。在Excel的公式引用中，单元格能够随着引用关系的变化而发生变化，但引用的数字并不会随着单元格的变化而发生变化。

既然这样，可以考虑是否能够将引用的数字2变换成对单元格的引用。函数COLUMN(单元格)正好可以满足这一需求。函数COLUMN(单元格)能够返回引用单元格所在的列编号，如“=COLUMN(B2)”能够返回当前单元格B2所在的列序号“2”。当然，也可以使用COLUMN函数返回当前选中整列的列编号，如“=COLUMN(B:B)”同样可以返回2。

当单元格C12引用“=COLUMN(B:B)”时，拖动单元格C12的填充柄向右填充，则会在单元格D12内自动引用“=COLUMN(C:C)”。这是由于当前的列发生了变化，引用公式内的列也要同步发生变化。当C12变为D12时，向右侧移动了一列，会导致其引用的公式“=COLUMN(B:B)”内的B列也同步向右移动一列，变为C列，公式即为“=COLUMN(C:C)”。

综上，使用公式“=VLOOKUP($B$12, $B$2:$H$8, COLUMN(B:B), FALSE)”能够满足需求。

根据当前选择的地区数据，可以生成一条独立的折线。如图2-8所示，左侧是全部数据的折线图，右侧是选择“地区3”时所生成的折线图。可以看到，右侧只有一条折线的折线图更方便观察数据的变化情况。