1.3　制作会议日程安排表

要安排好公司会议，必须了解会议的基本流程、会议发言稿的撰写和会议记录的编写等，这样才能高效合理地安排好会议。图1.38所示为安排公司会议所涉及的4个文档效果预览图，其中每个文档都需在编写内容后设置其字符格式和段落格式，主要包括字体、字号、颜色和对齐方式等，以及段落对齐方式、段落缩进、项目符号和编号等段落格式。

图1.38　公司会议安排所需的文档效果

下载资源

效果文件：第1章\日程表.docx、发言稿.docx、会议通知.docx、会议记录.docx

1.3.1　创建和编辑表格

会议日程安排表以表格的形式制作可以更直观地表达各时间段的安排。首先新建“日程表.docx”文档，输入引导语后插入表格，并对表格进行文本编辑及边框和底纹的设置，其具体操作如下。

1　新建“日程表.docx”文档，输入“会议日程安排表”文本，设置其格式为“黑体、小二、居中”，如图1.39所示。

2　输入引导语内容，设置段落格式为“首行缩进、2字符”。按两次【Enter】键空出一行后，插入一个9行3列的表格，如图1.40所示。

图1.39　输入文档标题文本

图1.40　插入表格

3　输入表格内容，选择第一列单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。在“表格”和“单元格”选项卡中设置水平和垂直对齐方式均为“居中”，如图1.41所示。

4　设置时间、地点和有关要求等重要部分的文字为加粗格式。选择整个表格，在【开始】/【段落】组中单击按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框，如图1.42所示。

提示：在为表格设置边框和底纹时，应对表格底纹颜色与表格数据颜色进行对比，一般来说，深色底纹用浅色文本，浅色底纹用深色文本。

图1.41　设置单元格对齐方式

图1.42　选择“底纹和边框”选项

5　在“边框”选项卡中单击和按钮取消表格左右两侧的边框，并将边框宽度设置为“0.75磅”。在“底纹”选项卡中设置表格底纹为“白色，背景1，深色5%”，单击按钮，应用设置，如图1.43所示。

6　在表格下方换行输入备注文本。设置备注文本的字符格式为“宋体、五号、左对齐、加粗、下划线、红色”。对文档进行适当的调整后保存文档，如图1.44所示。

图1.43　设置表格边框和底纹

图1.44　输入和设置备注文本

1.3.2　设置字符和段落格式

会议发言稿的格式和语言风格都必须简洁明快，可以将自己的观点、经验收获以及体会融入其中。一般情况下，会议发言稿是部门发言人对工作的总结性报告。会议记录文档是通过整理在会议过程中的各种资料而形成的记录式文档。除了包含会议的基本信息外，还应包含本次会议的最终结果。下面讲解会议发言稿和会议记录的编写、设置方法，其具体操作如下。

1　新建“发言稿.docx”文档，然后编写发言稿称谓。换行编写发言稿正文。在发言稿最后对1本次发言进行总结，完成发言稿的编写操作，如图1.45所示。

2　将会议发言稿标题格式设置为方正小标宋简体、小二、居中，称谓部分的字符格式设置为小四、加粗，并将内容中的条例部分加粗显示，如图1.46所示。

图1.45　新建文档并输入文本

图1.46　设置标题文本字体格式

3　选择内容部分，在【开始】/【段落】组中单击对话框启动器按钮，打开“段落”对话框。设置行距为“1.5倍行距”，特殊格式为“首行缩进、2字符”，单击按钮，如图1.47所示。

4　新建“会议记录.docx”的文档。根据资料编写会议记录的内容，如图1.48所示。

图1.47　设置段落格式

图1.48　新建文档并输入文本

5　为第一段文字应用“标题”样式。选择文档中的“时间”“地点”等文字，并设置其字符格式为小四、加粗。为“会议议题”和“讨论结果”下的内容分别应用编号样式。设置落款和日期的字符样式为小四、加粗，并使其文本右对齐，如图1.49所示。

提示：一些公司习惯将会议记录制作成表格式的文档。表格式的文档与文字性文档相比更为直观，但内容大致相同，都包含会议的基本内容和最终结果等。一些公司在表格式的会议记录文档的最后还有会议记录人员的签章等，以表示会议记录的真实性。

图1.49　设置文本格式

1.3.3　应用样式和发送文档

会议通知与前面制作的通知格式大致相同，但需根据制作完成的会议日程安排表确定通知的具体内容，通知内容包括会议时间、会议地点、与会人员、会议议程和注意事项等内容。下面通过编辑“会议通知.docx”文档来了解样式的设置和文档的发送方法，其具体操作如下。

1　新建“会议通知.docx”的文档。根据通知格式编写通知的内容，如图1.50所示。

2　在标题上定位鼠标光标，在【开始】/【样式】组中选择“标题”选项。将鼠标光标定位在正文第一段文本中，拖动标尺设置首行缩进两个字符，如图1.51所示。

图1.50　输入文档文本内容

图1.51　设置文本样式

3　设置“会议时间”“会议地点”等重点部分格式为小四、加粗。选择“会议主要内容”下的4段文本，在【开始】/【段落】组中单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的列表框中选择一个编号样式，如图1.52所示。

4　选择“有关要求”的内容，在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的列表框中选择一种项目符号样式。设置落款和日期的字符格式为小四、加粗，段落格式为文本右对齐，如图1.53所示。

图1.52　设置段落编号

图1.53　设置段落项目符号

5　文档格式设置完成后，单击“保存”按钮保存文档。在【文件】/【保存并发送】命令下选择“使用电子邮件发送”中的“作为附件发送”选项，如图1.54所示。

6　打开发送邮件的界面，会议通知文档将自动上传至附件，单击按钮，如图1.55所示。

图1.54　选择电子邮件

图1.55　单击“收件人”按钮

7　选择列表框中的联系人，单击按钮将联系人添加到文本框中，单击按钮，如图1.56所示。

8　返回Word界面，单击按钮即可发送邮件，如图1.57所示。

图1.56　选择收件人

图1.57　发送邮件