1.4　制作员工通讯录

企、事业单位的内部通讯录，一般是按部门编排的。内部通讯录一般包含下列内容：部门归属、姓名、职务、工作属性、固定电话号码和手机号码等。部分单位的通讯录中还包含了家庭电话号码，这主要是根据公司的实际情况而定。图1.58所示为制作的“员工通讯录”的最终效果。要完成本例的员工通讯录制作，需要进行的操作有插入表格、设置表格边框和底纹，以及添加页眉和页脚等。

在制作前，先收集公司员工的基本信息，然后划分好需要的类别。本例的制作重点是表格的插入和编辑，页眉和页脚的添加可以使表格显得更为专业，并能更好地体现公司的相关信息。

图1.58　员工通讯录效果

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素材文件：第1章\公司图片.jpg

效果文件：第1章\员工通讯录.docx

1.4.1　创建表格和输入基本信息

在制作员工通讯录之前，首先要绘制表格，然后在表格中输入员工的基本信息，其具体操作如下。

1　新建一份空白文档，将其保存为“员工通讯录.docx”。在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮，在打开的下拉列表中选择“插入表格”选项，打开“插入表格”对话框，插入7列20行的表格，如图1.59所示。

2　将鼠标指针移动到表格第一行左侧，当其变为形状时单击选择整行单元格。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令，合并该行单元格，如图1.60所示。

图1.59　新建文档并插入表格

图1.60　合并单元格

3　分别在各个单元格中输入相应的员工基本信息，如图1.61所示。

4　由于之前创建的表格不能将全部员工的信息填写完整，此时需要添加表格。选择表格中的多行单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，在弹出的子菜单中选择“在下方插入行”命令。继续在表格中输入相关的数据信息，如图1.62所示。

图1.61　输入表格文本

图1.62　插入行并输入文本

5　在【页面布局】/【页面设置】组中单击“纸张方向”按钮，在打开的下拉列表中选择“横向”选项，将页面纸张方向设置为“横向”。返回到文档首页，将鼠标光标移到表格中手动调整表格列宽（注意不要超过页面的版心），如图1.63所示。

6　拖曳鼠标选择除“家庭住址”列外的所有列，单击【布局】/【单元格大小】组中的“分布列”按钮，平均分布各列。选择除第一行和第二行单元格区域，单击“单元格大小”组中的“分布行”按钮，平均分布各行，如图1.64所示。

图1.63　页面设置并调整列宽

图1.64　平均分布单元格大小

提示：在Word 2010中，添加多行单元格区域主要有以下两种方法：一是复制并选择“以新行的形式插入”的粘贴选项，然后按【F4】键；二是选择一行表格，在【布局】/【合并】组中单击“拆分单元格”按钮，在打开的对话框中设置列和行即可。

1.4.2　设置表格内容

在创建表格并输入信息后，可对表格中的文本内容进行设置，其具体操作如下。

1　选择表格的前3行单元格区域。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，在弹出的子菜单中单击“水平居中”按钮，如图1.65所示。

2　使用相同的方法设置表格中的“姓名”和“所属部门”列。选择表格第一行单元格中的文本，设置其字符格式为华文中宋、加粗、小一，如图1.66所示。

图1.65　设置单元格对齐方式

图1.66　设置单元格文本格式

3　选择表格A2：G3单元格区域，设置其文本的字符格式为“加粗”。选择整个表格，设置英文字体为“Times New Roman”，如图1.67所示。

图1.67　设置加粗和英文字体格式

1.4.3　设置边框和底纹及页眉页脚

完成表格的内容设置后，可对表格的边框和底纹及页眉、页脚进行设置，下面将为表格设置边框和底纹及页眉、页脚，其具体操作如下。

1　在【设计】/【绘图边框】组中单击“擦除”按钮，此时鼠标指针变为形状。将鼠标指针移到要擦除的表格线上单击，将表格第2行中的竖排表格线擦除，完成后单击“擦除”按钮，退出表格的擦除状态，如图1.68所示。

2　在【设计】/【绘图边框】组中单击“绘制表格”按钮，此时鼠标指针变为形状。将鼠标指针移到表格中，按住鼠标左键不放绘制表格线，绘制时显示的表格线为虚线，如图1.69所示。

图1.68　擦除单元格

图1.69　绘制表格

3　完成绘制后，单击“绘制表格”按钮，退出表格的绘制状态。然后将文本剪切到所需的单元格中，并选择该行单元格区域，最后平均分布各列，如图1.70所示。

4　选择表格的第一行，在【设计】/【表格样式】组中取消显示表格的上框线、左框线和右框线，如图1.71所示。

图1.70　添加文本

图1.71　设置边框效果

5　选择除第一行外的所有单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。在“设置”栏中选择“自定义”选项，设置颜色为“水绿色，强调文字颜色5，深色25%”，宽度为“2.25磅”，在“预览”栏中单击相应的按钮设置要显示的边框。单击按钮，如图1.72所示。

6　返回文档中可以查看到表格的具体效果，如图1.73所示。

图1.72　设置单元格边框

图1.73　查看表格效果

7　按【Crtl】键选择除第一行外的所有偶数行单元格区域。在【设计】/【表格样式】组中单击按钮，在打开的下拉列表中选择“水绿色，强调文字颜色5，淡色40%”颜色，如图1.74所示。

8　根据相同的方法继续选择除第一行外的其余奇数行单元格区域，设置底纹颜色为“水绿色，强调文字颜色5，淡色80%”，如图1.75所示。

技巧：将文本转换为表格。首先要为转换为表格的文本添加段落标记和分隔符，其方法如下（建议文本最好以逗号隔开，并且是英文状态下的半角逗号）。选择文本，在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮，在打开的下拉列表中选择“文本转换成表格”选项，将打开“将文字转换成表格”对话框，在其中可设置列数，若列数为1（实际为多列），表明分隔符使用不正确。

图1.74　设置单元格底纹

图1.75　设置其他单元格底纹

9　由于表格被分为3个页面，因此需要在下页的表格上方添加表头。在首页选择第3行单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，然后分别选择第2页和第3页的首行单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，在弹出的菜单中单击“以新行的形式插入”按钮粘贴行，如图1.76所示。

10　选择每页最后一行单元格区域，设置其下边框的边框线与表格的外边框线相同，如图1.77所示。

图1.76　复制行单元格

图1.77　设置边框线

11　进入页眉编辑状态，在其中插入“公司图片.jpg”图片，然后输入公司名称，设置格式为宋简体、五号、左对齐。在页面底端插入页码，样式为“普通数字1”，然后退出页脚编辑状态，如图1.78所示。

提示：步骤10中在设置页面最下方一行单元格区域的下边框线后，由于表格是相连的，因此下一页中首行单元格区域的上边框也会应用相同的设置。

图1.78　设置页眉和页脚