3.2 数据库——存储和管理数据的黄金宝库

3.2.1 数据库的概念

计算机数据处理的应用领域中存在大量需要存储、处理和调用的数据，因此在计算机应用科学中开展了对数据库的研究工作。几十年来，伴随着网络技术的发展，数据库技术不断发展和完善，推出了越来越适用的数据库系统。

早在20世纪50年代后期和60年代，就出现了主要由文件系统来实现的数据库系统，70年代出现了面向数据处理方式的数据库系统，如1979年甲骨文公司推出了第一个商品化的SQL关系型数据库(RDBMS)。80年代后期，网络技术的发展把关系数据库推向高峰，客户/服务器网络模式将应用系统一分为二，数据库服务器负责数据管理部分，客户机负责接口，彼此通过网络交换信息，其中Sybase公司开发出的与C/S紧密集成的数据库系统闻名业界。进入90年代，Internet/Intranet以及Web技术在全球流行，丰富的多媒体信息与业务信息组成了新的业务处理对象，为此，数据库必须能够存储和处理一些新的非结构化数据类型，如图像、图形等。目前又出现了面向对象的数据库管理系统(object oriented database manage system，OODBMS)。

随着数据库的发展，人们对它的认识不同，给出的定义也不同：数据库是有组织的数据集合，服务于多种应用；是相关文件的集合；是计算机数据的集成化；是相关文件的超级集合；是一个信息的集合，在这个集合中可以按照信息的逻辑结构对其进行组织与存储。^注21

本书认为，数据库的概念有广义和狭义两种。

●从狭义上理解：数据库是一个数据或信息的集合，这些数据按照逻辑结构进行存储。

●从广义上理解：数据库应该理解为数据库管理系统，它是能够定义数据库的逻辑组织结构，并对数据库进行存取访问，对数据进行存储和管理的系统。

值得一提的是，从严格意义上讲，数据和信息是有区别的，但在通常情况下，人们将这两个名词混用。

3.2.2 数据库的主要特征

1.信息集合

对于企业来说，当一项经营活动发生时，就会产生反映经营业务的信息：采购活动会产生采购信息(采购价格、数量、供应商等)；销售活动会产生销售信息(销售价格、销售数量、销售税金等)。同理，在经营活动发生的同时会产生支持活动的信息，如财务信息、人事信息、生产信息等。数据库就是存放这些信息的“仓库”，并构成巨大的信息集合。

2.逻辑结构

数据库中的信息并不是随意存放的，而是按照逻辑结构进行组织和存放的,即按照文件、记录、字段进行存放。

●数据库由若干相关联的文件组成。

●每个文件由若干记录组成，它包含一个实体集合的所有记录。

●每条记录由若干字段组成，表示实体特定属性，对于一个实体的每一个属性都要用字段描述。

●字段是数据库的最小单元，它有名称、类型、长度、格式等属性。

图3—1给出了某企业客户文件的逻辑结构。

图3—1 数据库的逻辑结构

3.信息中的逻辑关系

从物理上看，数据库中的文件是独立存在的。但是从管理和控制角度看，这些独立存在的文件之间必然存在密切的联系，正是通过这种密切的联系，才能为管理和控制提供所需的信息，即在获取一个文件中信息的同时获取与该文件相关的其他文件中的信息。因此，数据库的另一个特征就是：在数据库中能够为每个文件指定一个特定的字段，称为主关键字。正是通过两个或多个不同文件中共同的主关键字，建立起文件之间的逻辑关系，从而满足管理需求。

4.信息的组织方式

信息在存储器中存储的方式称为组织方式。组织方式主要包括以下两种：

(1)顺序组织方式：是指记录按照先来先存储的先后次序依次在一个文件中存储的方式。

在管理信息系统中，各种信息被存储在数据库的文件中，一般来讲，各种单据文件，如采购发票文件、销售发票文件、记账凭证文件等，都是按照顺序组织方式，即严格按照业务发生时间的先后次序存储在数据库文件中。表 3—1 给出了某公司的现金收支文件，其信息就是按时间顺序组织，并形成顺序文件的。

表3—1某公司的现金收支文件单位：元

续前表

(2)索引组织方式：是指文件中的记录按照关键字从小到大或从大到小的次序安排在一个文件中存储的方式。

不同的组织方式导致信息的存、取、增、删、改等操作方法不同。

如果从管理的角度看，需要按经济业务的分类进行统计，以便按分类进行资金支出的控制。这就需要将上述现金收支文件按索引组织方式进行存储，并形成一个新的索引文件。表3—2给出了现金收支文件按关键字“分类＋月＋日”形成的索引文件。

表3—2索引文件单位：元

3.2.3 从财务管理的视角理解数据库的作用

目前数据库管理系统(简称数据库)非常多，如DB2，Oracle，SQL Server等，它们不仅能够组织和存储数据，而且能够定义数据、查询数据、控制数据，在数据存储量、数据处理能力、数据系统的安全性、数据的自动复制和数据权限管理等方面具有强大的功能。

从财务管理与控制的角度看，数据库能够起到如下作用：

●定义数据结构：建立并修改数据库的逻辑结构，使得信息的使用者能够按照管理需要获取数据。

●存储数据：按照特定逻辑结构和组织方式存放反映经营活动状况的数据。

●处理数据：查询、增加、修改、删除数据库中的信息，确保管理所需数据能够根据经营活动的进展情况，实时、动态、全面地反映和更新。

●管理数据：确定谁能使用数据、使用哪些数据、数据备份和恢复方法等。

通过分析可知，数据库存放大量数据不是最终目的，更重要的目的是在数据库中定义数据、处理数据、管理数据，使管理者能够利用信息对经营活动过程进行控制，为有效地控制资金、成本等，保障企业战略目标的实现提供支持。