3.3 管理软件——财务管理的应用载体

3.3.1 管理软件的概念

管理软件是建立在网络和数据库之上，对经济活动中的物流、资金流和信息流进行管理的应用载体。

1.从IT角度看

管理软件是获取企业经营活动全过程的数据，通过加工、存储、检索、整理，将数据转换为信息，并将这些信息及时、准确、高效地提供给信息使用者，以支持管理、提高效率。

2.从管理角度看

管理软件是将企业管理思想、管理模型与信息技术有机融合的软件，它能够将满足企业管理需求的规则、制度、标准、流程管理基础信息进行存储和固化；通过网络获取企业经营活动全过程的数据，并根据规则、制度、标准等进行有效控制；按照管理者的要求生成管理信息，通过网络动态报告信息。

管理软件与网络和数据库不同，它在设计时要充分考虑不同企业的类型、管理模式、管理思想对管理软件应用的影响。因此，这种应用软件是伴随着网络和数据库技术的发展，特别是企业管理模式、管理思想、管理方法的发展而不断发展和完善的。管理软件是将管理思想、管理方法和信息技术有机融合的产物。

3.3.2 管理软件的核心功能

在信息时代，随着管理的进步和需求的不断增加，管理软件成为一种商品，其核心功能模块也随之不断增加和丰富。管理软件总体架构示意图如图3—2所示。

图3—2 管理软件整体架构示意图

目前，软件公司提供了各种商品化的管理软件，其功能不尽相同，为国内外企业管理信息化的不断推进和深化提供了支持。如SAP、甲骨文、微软、用友软件、金蝶软件、浪潮软件等公司，将当前最新的信息技术与管理理论有机融合，为企业提供管理软件，支持企业利用信息技术进行管理创新。

从横向看，企业管理的各个方面都有相应的管理软件或子系统的支持，这些子系统可以相对独立地运行，解决企业管理某一方面(如生产制造、财务管理)的问题；同时又可以集成起来，相互联系、相互作用，共同为企业管理提供支持。

1.生产制造管理

在21世纪竞争多变的市场环境中，制造业面临巨大的挑战，生产制造管理系统正是为了应对这种挑战，按准时制/敏捷制造的管理思路构建的，使系统可对家电、装配等制造类型的企业提供良好支持。生产制造管理主要包括主生产计划、重复生产排程、物料需求计划、生产订单管理等功能。

2.财务管理

为了支持CFO扮演好“管家”和“战略家”的双重角色，目前很多管理软件财务系统提供三个层次的功能模块：财务业务层、财务管理层、财务战略与决策层，并和ERP生产制造管理、客户关系管理、供应链管理、人力资源管理等模块一起动态传递信息，协同管理。

3.人力资源管理

企业间竞争的关键因素之一是人才的竞争，因此，人力资源管理的内容也被纳入管理软件，与财务会计、管理会计以及其他系统有机融合在一起。人力资源管理主要包括：薪酬管理、福利管理、人事信息管理、考勤管理等。

4.供应链管理

为了满足竞争的需要，供应链管理的内容也被纳入管理软件，主要包括：采购管理，即采购合同管理、采购价格管理、供应商评估、采购管理、采购订单管理、发票校验、质量管理；渠道管理，即销售合同、销售价格及渠道的管理；库存管理与存货管理；分销资源计划，即委外加工、配送/运输管理等。

5.客户关系管理

为了满足竞争的需要，客户关系管理的内容也被纳入管理软件，主要包括：服务管理、客户档案管理、机会管理、客户关怀管理、销售管理等，实现实时挖掘潜在客户、实时跟踪现实客户、实时维护重点客户。

6.商业智能

为了满足企业管理层评价和管理的需要，将企业不断创新的模型(如EVA、平衡计分卡、风险管理模型、经营决策分析模型等)与最新的数据挖掘、数据清洗等信息技术有机融合，从战略和决策层为管理者提供支持。

目前，管理软件的功能正随着信息技术和管理需求的发展不断增加，很多企业根据管理需要选择相应的功能模块或系统，搭建管理信息化应用平台，并形成相应的解决方案，使企业置身于集成化的信息环境，实现信息的实时获取、处理、传递和共享，并实时、动态地控制经营活动，从而提高企业的竞争力。

3.3.3 管理软件的层次特征和作用

从纵向看，管理软件可以分为三个层次：业务执行层、管理控制层、决策支持层，如图3—3所示。

图3—3 管理软件的三层功能结构图

1.业务执行层的主要作用

业务执行层的主要作用包括对企业经营全过程的反映，即供应链(采购、库存、销售)、生产、薪酬福利、财务会计、客户资源管理等环节的信息获取、加工、输出等，实时、动态地反映经营活动的实际情况，实现物流、资金流、信息流的有效集成。

2.管理控制层的主要作用

管理控制层的主要作用包括对企业经营全过程的管理和控制，通过管理模型或模式，利用业务执行层的信息对资金、资源、成本等进行有效管理或控制。例如，在供应链管理过程中应用分销资源计划(distribute resources planning,DRP)模型，通过实时获取每个分销网络及分销节点的现存量、要货申请及预测量，测算出每个分销节点要货申请的合理性，自动给出合理的补货建议或调拨建议，完成对分销网络存货水平的自动平衡和控制，从而支持大范围内的物流控制，降低渠道存货成本。又如，在财务管理过程中，基于管理会计思想建立资金集中管理模式、成本控制模式等，应用预算控制等方法对资金和成本进行有效管理和控制，达到提高资金的使用效率和效益、降低成本的目的。

3.决策支持层的主要作用

决策支持层主要通过数据挖掘，及时、准确地获取可供决策的信息(企业内部当前数据和历史数据以及企业外部的合作伙伴、互联网上的信息等)，利用决策模型(筹资决策模型、投资决策模型、企业经济价值评估模型(EVA)等)实时得出各种方案，快速总结业务运作的实际情况以及市场或客户的趋向，从而作出正确、及时的决策。

从图3—3中我们可以看出，财务软件也可分为三个层次：第一层，财务会计层，主要用管理软件解决会计核算问题；第二层，管理控制层，主要是引进管理思想，结合控制方法(如预算控制、标准控制等)实现预算管控、资金管控等，提高财务管理水平；第三层，决策支持层，利用财务信息或非财务信息支持企业的绩效评价与决策活动。

3.3.4 管理软件具备的个性化应用特征

不同企业的组织结构、业务流程、管理制度、管控模式等都不尽相同；即使是同一企业，在不同的时期也会随经济环境的变化而变化。因此，先进的管理软件应该具备以下应用特征：

1.组织结构的个性化应用

组织结构的个性化问题是管理软件必须解决的问题之一，因为组织结构反映企业的业务、人员、核算和管理之间的关系，而且组织控制是实现管理控制的重要方法之一。因此，先进管理软件应该支持企业组织结构的个性化设置和变革，从而支持有效的组织控制。

2.业务流程再造与个性化配置

业务流程合理与否直接影响企业运作的效率和实时控制的质量，无论是国内企业还是国外企业，在激烈的市场竞争中都会面临这一问题。先进的管理软件应该支持业务流程再造，对工作流、单据、界面等进行有效配置，从而保证物流、资金流、信息流在企业内部和企业之间顺畅流动，并为实时控制提供信息。

3.管理制度的个性化设置

当今，企业管理制度的有效执行已经受到越来越多企业管理人员的关注，并希望根据企业环境、业务流程、管理模式的变化，利用管理软件满足不同企业管理制度个性化的需要，将管理制度设置在IT环境中，让各个部门、企业集团的成员单位在IT的制约下有效执行。因此，先进的管理软件应该提供管理制度、控制点和控制指标的个性化设置机制，使不同业务流程的管理者能够在不同的控制点应用相应的控制指标，从而对流程进行有效的控制。

4.管控模式创新与构建的个性化需要

企业的管控模式并不是一成不变的，它随着信息技术的应用和对管理认识的提高不断发展和创新，如手工资金控制模式、电算化资金控制模式，与网络化集中管理环境下的动态资金控制模式截然不同，其控制思想有质的变化。因此，先进的管理软件应该支持管控模式的创新和构建，以适应不同企业在不同时期的需要。

目前，商品化财务软件层出不穷，不同软件公司提供的财务软件中包含的功能模块不尽相同，如应收应付模块、费用报销模块、总账模型等；从系统观来看，人们称之为子系统，如应收子系统、应付子系统、总账子系统等。而且，同一软件公司在不同时期提供的功能模型也不尽相同。可以说，财务软件功能模块的种类随着企业经济业务的发展和扩张在不断增加和完善。