2.4.1　分布式保管的提出

20世纪80—90年代，美国学者戴维·比尔曼首先在理论上提出分布式保管的设想，即对于社会具有永久保存价值的电子文件并不像传统永久档案那样，需要移交给文件中心或档案馆集中保管，而是应留存在原形成单位。其原因有两个：第一，电子文件的分散保管并不会影响其集中利用，电子文件并不一定要物理集中；第二，将电子文件留在原始环境中，相比转移给文件中心或档案馆而言，成本更为低廉。这是因为某些电子文件，比如天文、气象、环保、工程等种类的文件，需要存储在价值昂贵的大功效计算机中，需要专门的复杂软件才能阅读，设备、软件的购置和维护都需要大量的人力、物力和财力，保管的费用很高；而档案部门的技术和资源非常有限，无法承担保管职责。因此，将这些电子文件继续放在其形成系统中是最佳管理办法，可以保证具有长期利用价值的文件顺利地迁入新系统或实现迁移（migration）。[3]

分布式保管模式的提出，从表面上来看是一个无奈之举，反映了档案馆在应对电子文件保管问题上技能、方法的缺失，是对既有阵地的失守，却也折射出档案馆新的工作机会——为了监督、引导形成单位完成长期保存电子文件的任务，档案馆工作人员的工作中心应从文件内容转移到文件形成背景上，从文件自身转移到产生文件的职能活动上，从被动地管理、提供利用档案转移到主动地介入文件形成过程和规范形成者行为上，由此形成“后保管模式”。该理论在全球范围内得到了很多人的积极响应，代表性人物包括理查德·考克斯、玛格丽特·海兹乔姆、特里·库克、查尔斯·多拉尔等。