2.4.4　对数字档案集中管理必要性的思考

从档案管理发展的历史长河来看，澳大利亚国家档案馆电子文件保管模式的两次选择，只是档案集中管理的小插曲，这个插曲却给整个档案界带来很深的思考。一方面，电子文件的技术特点曾经使档案馆几乎要丧失自己的阵地，电子文件长期可读、可用性技术方案的设计与实现又使得档案馆重拾信心，这提醒我们要充分重视档案部门的技术能力建设。数字档案管理的投入和产出无不渗透技术的因素，集中管理也需要技术的支撑。另一方面，即使面临信息技术强大的冲击力，在尚且无法全面、系统地计算分散保管和集中保管的成本效益的情况下，分工机制、控制机制和服务机制依然稳定地发挥其作用，让档案界从技术恐慌中逐渐清醒：社会赋予档案馆以集中地、永久地保管档案的神圣职责，并不会因为档案记录方式的改变而改变；分散保存在各政府机关的电子档案，若没有极其严格的监管和标准制约，最终可能导致大量技术过时的异构历史数据无法处理，也无法利用，国家对其核心信息资源的整体控制力，依然需要以集中管理的方式来保证；数字时代公众利用档案信息的需求，呼唤着“一站式”服务的实现。

当然，我们还是无法回避成本机制的问题，这曾经是跨机构档案管理最强劲有力的动因。那么，对于数字档案而言，分散保管和集中保管的成本比较到底如何呢？成本机制在数字环境中还会发挥作用吗？

在数字世界中，保管空间、保管装具不再是衡量数字档案管理成本的重要尺度，其重要性甚至可以用微不足道来形容，取而代之的是系统建设的费用。这里的系统建设费用，包括软硬件产品购置费、系统开发费用和维护费用，其中前两项比较明显，后者更为隐形化，比例也更大。有数据表明，一般情况下，软件维护费用与开发费用的比例为2∶1，一些大型软件的维护费用甚至达到了开发费用的40~50倍。[7]

根据Meta Group的调查，应用系统的数据量年增长达到125%，其中的80%是非活动数据。Enterprise Strategy Group预计永久数据占企业数据总量的60%甚至更多。[8]这意味着这些数据不能删除。如此快速的数据增长，一方面已经远远超过硬件设备价格每年30%的降幅，从而增加了服务器、存储等硬件设备的投资，另一方面带动了系统维护费用的增长，包括在数据备份、容灾、带宽等方面成倍的增加。此外，数据增长还会严重降低应用程序的性能和稳定性。[9]正是出于成本的考虑，即便在立档单位内部，也并非所有数据都能以在线的方式存储在主存储设备中，信息技术部门会采用专门的归档软件另外存放历史数据，或者干脆将其直接存储在脱机载体中。根据研究小组对税务、电信、海关等行业的调查，经过多次系统升级、更新之后，很多历史数据名义上仍然保存在特定载体上，但实际上已经无法被新系统使用，进入了一种近似“名存实亡”的状态。因此，分布式保管的设计者们关于“保存在原单位更有利于数字档案的可用”的设想，在成本机制的作用下，并不能实现。

与此同时，由于立档单位内部资源的有限性，通过更为经济的方式购买第三方提供的一些信息技术服务也变得日益普遍，如特殊载体的存储、数字化加工、备份以及基于云计算的软件服务等。这意味着除了档案馆对数字档案的集中管理之外，尚存在其他类型的集中管理。

因此，数字档案的集中管理，仍然和纸质环境下档案集中管理一样，存在着很强的必要性，遵循同样的原理，符合成本机制、分工机制、控制机制和服务机制的要求。同时，我们也应当充分认识到，由于信息技术的冲击和影响，数字档案的集中管理，不可能一成不变地沿袭纸质环境下档案集中管理的内容和方法。

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注释

[1]See National Archives and Records Administration，“History of the Electronic Records and ERA”，http://www.archives.gov/era/about/history.html＃eop，accessed on Mar.9,2016.

[2]See Simon Davis，Looking Back to the Future：30 Years of Keeping Electronic Records in the National Archives of Australia，National Archives of Australia，Canberra，2004.

[3]参见戴维·比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，223~234页，北京，中国人民大学出版社，2000。

[4]参见章燕华、马林青：《澳大利亚国家电子文件保管模式的转变及其启示》，载《浙江档案》，2007（10）。

[5]See Linda J.Henry，“Schellenberg in Cyberspace，”American Archivist 61，Fall（1998）：309-327.

[6]参见章燕华、马林青：《澳大利亚国家电子文件保管模式的转变及其启示》，载《浙江档案》，2007（10）。

[7]参见陈禹：《信息系统工程师教程》，222页，北京，清华大学出版社，2006。

[8]参见存储在线：《静态数据充斥主存储抬高存储成本》，http://www.dostor.com/article/2008-10-03/7519283.shtml，发布日期：2008-10-03，访问日期：2016-06-21。

[9]参见顾利斌：《Snap Archiving-Oracle历史数据归档与查询管理软件》，http://blog.csdn.net/dsg_gulibin/article/details/1665015，发布日期：2007-06-04，访问日期：2016-06-21。