2.5.3　系统层

系统层为数字环境下的档案集中管理提供工具的支持，主要包括开发或选购系统、实施和维护系统、评价和更新系统等工作内容。这是数字环境下档案管理工作新增的内容。

贯穿于文件整个生命周期的系统通常包括三类。

1.文件形成系统

顾名思义，文件形成系统就是形成文件的系统，国际档案理事会（ICA）称之为“业务系统”（business system），澳大利亚国家档案馆称之为“业务信息系统”（business information system），国际合作项目“电子文件永久真实性保障”（International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems，InterPARES）则称之为“文件形成系统”（recordmaking system），该类系统的主要任务是支持文件形成单位日常业务工作的开展，在此过程中形成合格、完整的电子文件，比如OA、ERP、PDM、财务管理软件、人事管理软件等。

2.文件管理系统

文件管理系统是指应用在文件形成单位、集中管理各类文件的系统，比较通行的称呼是“电子文件管理系统”（electronic records management system，ERMS），InterPARES项目以及澳大利亚等国家也称之为“文件保管系统”（recordkeeping system），通常以电子文件的捕获为起点，以处置为终点。也可以将ERMS理解为电子文件的档案化管理系统，只是ERMS较之传统的实体档案辅助管理系统，管理范围更大，涵盖那些没有保管期限但是需要作为凭证管理的信息记录；管理思路上更为动态化，电子文件捕获之后要进行动态维护，对维护过程应进行全程跟踪。为了照顾国内档案界的使用习惯，本书也使用“电子文件（档案）管理系统”的说法。

3.文件保存系统

文件保存系统是指长期保管各类具有永久价值的电子文件，保证其真实、准确、可理解的系统，InterPARES项目称之为“文件保存系统”（record preservation system），我国亦称为“数字档案馆系统”。由于这类系统要始终维护寿命长于系统的文件的可信性，国际上也将此类系统归入“可信数字仓储”（trusted digital repository，TDR）的范畴。TDR主要应用在国家档案馆以及其他承担文件长久保存任务的单位。[3]本书采用我国档案界比较熟悉的概念：数字档案馆系统（digital archives system，DAS-TDR）。

对于跨机构的数字档案集中管理而言，系统的集中建设和维护是必不可少的内容。而集中建设和维护的系统类型可以是文件形成系统、文件管理系统或者文件保存系统，通常档案界更为关注文件管理系统和文件保存系统的集中建设和维护。随着云计算的兴起，信息技术的运营维护逐渐向集中化、专业化发展，这使得部分甚至大部分系统建设和维护的任务可以外包给专业的云服务提供商。