序言

“乱花渐欲迷人眼”，本书中的一段引文借用白居易的这句诗来描述当今时代数字档案管理的现状，它与早春风光确有几分相像。一个“乱”字活脱脱地勾勒出百花渐次吐艳、园内花芜相间的景色，“迷”字则道出了看花人的失神迷离。数字信息是人类记录方式的一次大改变，当比特跳跃着表达文字、图像、声音、影像时，其传播和存留方式也随之大不一样了。电子文件（包括本书讨论的数字档案）是数字信息中对于社会最具价值且管理要求最高的一部分，传统的管理制度方法很多已不适用，全世界的专业人员都付诸心力寻找应对之策，针对不同问题的解决方案如同朵朵簇簇的小花陆续开放。而面对纷乱的改变，许多文件档案管理者陷入迷茫，不知该沿着哪条小路摘取哪一枝花束装扮自家的园地，期盼着能有一双慧眼，把问题、路径和前景看真切、看明白。

刘越男教授率领的年轻团队一脚踏进了这片乱花丛中，从多样的管理形态中爬梳透视，希望和读者一起走出“雾里看花”，从而“把握这摇曳多姿的季节”。我拿到书稿时先是对选题愣了一下，因为此前几乎没有人以此为题系统研究，待一章章读下来，不禁感叹本书选题和内容的独到见地和现实价值。按照行政区划集中管理档案是现代社会最基本、最普遍的做法，是国家档案管理的基础形态，而在数字时代这个惯常的做法面临很多新要求和新可能，直涉其社会功能和生存价值，如果拿不出科学有效的应对之策，最大的风险是各地区日益增长的数字文件陷入凯文·凯利所说的“失控”状态，进而威胁国家对基础信息资源的控制能力。这个题目值得研究的另一个理由在于，行政区域内的数字档案管理，即本书所指的“地方政府数字档案管理”是一个可以有统一理论架构，可复用、可辐射的大范围问题，对于不同层级的行政区具有直接的应用价值，对于其他类型的社会组织具有很强的参照参考价值，对于国家层面的数字档案管理有不少共通的道理和实务，同时也是世界范围的共同话题。

为了拨开纷繁，得出具有普遍意义的结论，作者下力气寻找其中的本质和规律，把研究目的确定为“揭示出真正符合档案集中管理发展规律的模式”。这需要对大量的个别现象进行筛选、识别、归纳和概括，使认识从具体达到抽象。事实上，对于行政区域范围数字档案管理体制和方法的探索已是形形色色，对此进行的归纳和对比研究也可罗列，而本书所作的提炼自成一说，明确地把地方政府管辖范围内数字档案管理的要点指向“集中”，进而总结出集中托管、集中保存、集中利用、电子文件（档案）管理系统（ERMS）集中建设和数字档案馆系统集中建设五种模式。这种归纳的特色至少有三条，一是包含了所述范围的多样化现象，而不是某一个单独视角；二是以管理任务、功能定位为划分依据，而不是管理主体和既有实践；三是对每一种模式按照资源、业务、系统、组织、制度五层结构分别界定，从而形成了一个五类五层的立体化、系统化、模型化解决方案，超越了多样的个别，实现了从现象到规律的深化。

作者用丰富的学术思维支撑了这个逻辑抽象过程并赋予其更高的理论价值和适用性，给予复杂变化的现实以辩证合理的解释与应对。本书归纳的五种模式之间、要素之间枝杈交错，形态多样，作者以主干聚类，条分缕析，整体线索十分清晰，各自边界及相互关系也说得很清楚。书中主张的集中管理并非机械的物理归并，而是包括物理集中和逻辑集中，强调逻辑控制，使文件（档案）处于受控状态的能力，且包括多种集中管理的主体类型。作为本书基本支点和线索的五种管理模式，在作者看来也并非刻板的模具和非此即彼的切分，而是富含柔性、包容与条件性。一方面，模式的存在状态是多样的，每一种模式中还有不同的类型，各种模式之间互有交叉、包含和渗透；另一方面，模式的应用是多样的，既可以选择应用某一种模式，也可以多模式并用或单模式多样化，作者还特别分析了每一种模式的适用性，明确提出了相应的条件和时机，预言多种模式的融合发展将成为一种趋势。

规律是现象本质的、稳定的、普遍的关系，揭示数字档案管理的规律就不能只为传统档案管理披上一件数字外衣。与以往的管理模式相比，本书提炼的五种集中管理模式不仅有专属于数字环境的ERMS和数字档案馆系统的集中建设，更深层的改变是用先进的管理理念统领、丰富、改造现有档案管理理论与实践，把数字档案管理带进一个富有科学精神和时代气息的新境界。全程管理、风险管理等文件管理理念在书中的贯穿应用自不必说，政府治理和社会管理的现代理念在书中也多有应用。比如，对于地方政府的数字档案，作者相信多主体管理的可能和必要，提倡第三方参与并具体讨论其实现机制；主张减少行政指令性管理，强化法规和标准遵从，辅之以合作、协商、沟通、契约、服务等新型关系缔结；强调技术进步、系统升级、业务要求、外部环境对于数字档案管理模式的影响，注重管理方法、技术乃至模式的动态调整，扩大管理认知和行为的开放性；对于国外的成功做法进行本土适应性分析，把模仿变成理解基础上的合理应用。这些新理念渗透在体制、机制、模式、方法讨论的各个角落，不时冲击着成规旧序下的惯性思维，引发读者的反思和新思考。

说到这里，我却想把话题回到现象上来。物理学家康普顿关于现象的一段话已成为名言：“现象并不被看作通向真理的线索，但我们似乎没有任何别的线索。”规律和现象本来就是一对共生概念，规律是现象的规律，必须以丰富生动的现象为基础，这正是本书的一个重要特点。书中的材料极为丰富，既有理论溯源穷流，也有实践探索案例；每一种模式、每一种管理业务都有点面结合的实例，国际上引证多个国家，国内遍及20多个省地市，包括既有体制内的实践和各类社会组织、商业组织的探索，仅国外数字文件托管情况就列举了美国8个州文件中心，美、英、澳、加等国6个商业文件中心，以及国内5个省市、6个商业代理机构的事例，这些材料本身对于读者而言就非常有用了。更有益的是作者对于各种模式现状和问题的分析以及案例点评，不兜圈子不耍花枪，直击要害，很有针对性和启发性。作者对于数字档案管理业务和相关技术的深刻理解也让人叹服，不仅有体制机制策略层面的探讨，还有针对各种模式的涵盖管理活动全流程的功能梳理，细微之处有操作指南之效。这种讲通道理、讲明做法的研究需要行走于天地虚实之间，是见积累见功力的，而对于读者来说，特别是地方文件与档案工作者，这本书在区域性电子文件管理的路径选择、体系设计等方面一定会有所启发和帮助。

前几天读到“贝叶斯定理”，是讲主观概率的，其中的推导公式我不懂，却读懂了它蕴含的深刻道理，即人的认知会因新出现的事实而改变，它符合人们对事物的认识是由现象到本质无限深化的过程这一认识论原理。电子文件管理是信息化进程的伙伴，信息技术永不停歇的脚步及其相应的种种变革都会波及于此，因此它不可能静止于某一状态。本书作者希望通过此作和读者一起“从更多层次、更广维度思考数字档案资源管理工作及其集中的可能性”，并认为“集中管理尚有很大的发展空间，也许会有更多的集中管理模式出现”。是的，具体的管理模式还会推陈出新，或是局部变化，而这本书带给我们的方法论价值和重要观点却会留在这个进程之中。

2016年11月