前言

从1997年翻译特里·库克的《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》开始，我走上了电子文件管理、档案信息化的研究之路，并有幸加入冯惠玲教授带领的电子文件管理研究团队。我们从机构层面电子文件管理的方法变革研究开始，逐渐转向国家层面的电子文件管理战略研究。位于机构层面和国家层面中间地带的地方档案信息化，也逐渐引起我们的关注和思考。在我国，地方政府向下贯彻国家意志，向上传递地方情况，既是上传下达的关键层次，也是创新实验的重要基地。多个国家政策的背后，是地方经验的支撑。跨越单个政府机关开展的数字档案集中管理，是信息化领域中观层面典型的研究问题，我将这个问题作为一个新的研究起点。

21世纪之后，我国各地档案信息化的实践发展异常迅速，以电子文件中心、数字档案馆为代表的数字档案集中管理项目不断推陈出新，“苏南模式”“安徽模式”“青岛模式”“杭州模式”“萧山模式”等经验总结也令人耳目一新。相比而言，我们所跟踪观察的一些发达国家地方政府开展的档案信息化工作，则基本上依靠法规政策的引领、标准的完善来逐步引导项目建设，鲜有模式的归纳和总结，当然，其法规、政策、标准、项目的侧重点也各不相同。那么，我们要研究的数字档案集中管理模式又是什么呢？在纷繁复杂、变化多端的实践世界面前，研究小组陷入研究的困局。

一片混沌之中，科学研究最基本的法则——问题导向忽至脑海。对于本研究而言，最关键的研究问题到底是什么？我们研究的是地方层面跨机构的数字档案集中管理，那么哪些档案管理工作是可以跨机构开展的呢？念及此，顿有柳暗花明之感。很快，我们调整了研究思路，不再一味被实践现象牵着向前，所有实践现象背后都有它要回答和解决的问题。抓住了问题，才是抓住了研究的根本。因此，在接下来的研究中，我们坚持“以问题为导向，以模式引领策略”。所谓“以问题为导向”，就是紧紧抓住在地方层面可以集中开展的政府数字档案管理的工作（即问题），所有的研究都是为了发现并回答这些问题而展开。所谓“以模式引领策略”，即模式识别在前，策略研究紧随其后。本书将“模式”定义为“遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案”，地方政府数字档案集中管理模式即地方政府在开展跨机构数字档案集中管理的过程中，针对遇到的反复出现的问题所固定使用的解决方案。每一种数字档案集中管理模式都要有配套的策略支持。策略服务于模式的构建与完善，策略是模式的组成部分。只有寻找出可能反复出现在地方层面的政府数字档案集中管理问题，我们总结的模式才更有稳定性，所归纳的解决方案才更具针对性，所推荐的策略才可能落地有声，我们的研究才更具实践价值。

全书一共包括9章。

第1章为导论，界定了本研究涉及的几大核心概念——档案、文件、数字档案、电子文件、地方政府、数字档案集中管理、模式、策略，并阐述了研究背景、研究问题、研究思路、研究内容、研究方法，总结了可能存在的创新和不足。

第2章是原理篇，通过纸质环境下和数字环境下档案集中管理的对比，构建了数字档案集中管理的内容框架，包括资源、业务、系统、组织、制度5个层次，分析了档案集中管理的动力机制——成本机制、分工机制、控制机制、服务机制及其在数字环境下的发展。上述5层框架为数字档案集中管理模式的识别和策略建议提供了坐标体系，为比较不同地方政府的举措提供了观测维度。

第3章的核心是模式识别，在明确申明研究思路和系统梳理现有成果的基础上，按照基于功能的原则，识别出同质性较强，方法相对成熟、明确，有较大的资源投入，责任切分相对清晰的5种数字档案管理业务——存储、处置、利用、系统建设、长期保存，作为数字档案集中管理模式的标识；并通过进一步的归纳、分类，总结出5种典型的地方政府数字档案集中管理模式——集中托管式、集中保存式、集中利用式、电子文件（档案）管理系统集中建设式、数字档案馆系统集中建设式。本章同时指出在实际应用中，存在多模式并用、单模式多样的情况。

第4章到第8章分别就集中托管式、集中保存式、集中利用式、电子文件（档案）管理系统集中建设式、数字档案馆系统集中建设式5种模式的含义、特点、适用性、关键内容和方法、国内外现状、问题和策略展开阐述，并对各模式的典型案例予以剖析和评价。

第4章阐述了地方政府数字档案集中托管模式，该模式是指本应由多个地方政府机关各自存储维护的数字档案，由一个机构代为存储维护。国外商业文件中心和部分政府文件中心已经推出大量相关业务，包括数字化加工、在线存储、脱机存储、载体转换、销毁、备份、灾难恢复、检索利用等，并呈现出在线化、集成化的发展趋势。我国“中转站型”电子文件中心有一定程度的发展，商业文件中心的数字档案代管业务则刚刚开始起步，存在政府部门档案托管意识不足、数字档案代管服务供给不足、缺乏质量监控、标准规范有待完善和整合等问题，我们建议地方政府采取倡导购买托管服务、完善行业标准规范、建立第三方监管与服务机制、适当发展政府文件（档案）中心等发展策略。本章分析了绍兴市电子文件中心这个数字档案集中托管的典型案例，并指出数字档案集中托管模式将逐渐走向和电子文件（档案）系统集中建设模式的融合发展。

第5章阐述了地方政府数字档案集中保存模式，该模式是指政府机关将属于进馆范围内的数字档案交由档案馆长期保存和提供利用，这是一种法定的集中管理模式，其核心业务是移交接收和包括格式管理、元数据管理、迁移、仿真、留存原始技术等多项工作在内的长期保存。发达国家中国家层面数字档案集中保存工作的发展先于地方层面，近年来地方政府也加强了数字保存工作。我国地方层面的数字档案移交接收已经普遍展开，尚存在集中保存制度操作性和执行程度不足、长久保存方法实施不足、系统开发模式相对单一、原生性电子文件管控不力等问题，我们建议地方政府采取规范政府机关的电子文件管理、细化电子档案移交接收和长期保存的制度规范、推行科学的数字档案长久保存方法、加强档案馆自身建设和外部合作等发展策略。本章分析了澳大利亚维多利亚州数字档案馆、江西省电子档案接收管理系统平台两个典型案例。

第6章阐述了地方政府数字档案集中利用模式，该模式是指多个政府机关和（或）档案馆将数字档案资源交由某一个机构或多个机构进行统一组织，并提供查询利用服务，其核心工作包括著录信息交换、检索、利用、系统建设等。发达国家出现了以历史文化资源服务为主要类型的、多文化机构参与的档案集中利用项目。我国档案集中利用的行动从档案目录中心的建设起步，先后开展了民生档案馆际共享远程服务、开放档案信息资源共享平台、城市记忆工程等地方层面的实践探索。尚存在档案馆藏开放程度低、档案著录的规范化程度有待提高、缺乏对外合作机制、历史文化型在线服务不足等问题。我们建议地方政府采取逐步推动构建档案开放的社会环境，立足本土实践、借鉴国际经验、提高数字档案资源的标准化，建立广泛合作机制，加强历史文化型数字档案资源的在线服务等发展策略。本章分析了加州在线档案馆、天津市档案信息资源共享工程两个典型案例。

第7章阐述了政府机关电子文件（档案）管理系统（ERMS）集中建设模式，该模式是指通过统一采购和（或）统一部署实施、统一维护的方式集中建设各政府机关的ERMS，其核心工作包括系统规划、分析、设计、采购、实施、维护，以及数据存储等。本章根据GB/T 29194-2012，详细分析了集中建设的ERMS的功能模块。在标准的引领下，发达国家ERMS商业通用软件发展日益成熟，部分地方政府统一采购ERMS，商业文件中心也推出ERMS服务。20世纪90年代起，我国一些地方档案局统一推荐、开发档案管理软件和ERMS，近年来ERMS集中部署模式逐渐出现，尚存在地方档案局（馆）对立档单位服务机制尚需完善、ERMS服务能力尚需加强、ERMS标准符合性有待提高、政府机关系统建设参与程度较低等问题。我们建议地方政府采取完善系统建设和服务机制，推动地方档案局（馆）和政府机关的组织变革、提高ERMS建设的规范化水平、试点先行等发展策略。本章分析了杭州市电子文件中心的典型案例。

第8章阐述了地方政府数字档案馆系统集中建设模式，该模式是指将由一个地方综合档案馆（通常是上级档案馆）建设统一的数字档案馆系统，并向其他多个地方综合档案馆提供使用，其核心工作包括系统规划、分析、设计、采购、实施、维护，以及数据存储等。本章根据OAIS参考模型，详细分析了集中建设的数字档案馆系统的功能模块。发达国家数字档案馆系统大多分头建设，少见集中建设的情况，但开源软件的盛行提供了软件分享的经验。我国部分行业领域启动数字档案馆系统集中建设，部分地方档案馆以指定、派发软件的方式推动数字档案馆系统的统一，北京、江西等地开始探索数字档案馆系统的集中部署维护。该模式有助于数字档案管理科学方法的普及，有助于解决下级档案馆信息化资源短缺的问题。我们建议地方政府抓住技术机遇，探索数字档案馆系统集中建设的可行性，完善系统建设和服务机制，通过试行可信数字仓储认证体系提升上级档案馆的可信度，并加强合作，通力建设数字档案馆系统。本章分析了青岛市数字档案馆系统集中建设的典型案例。

第9章是总结和展望篇。本章从对象、业务、系统、组织、制度5个层面总结了上述5种模式的区别和联系。我们发现数字档案集中管理是由成本效益机制驱动的，地方政府档案主管部门是集中管理的主导者，服务商正承担越来越重要的角色，合作协议是重要的制度规范。我们认为地方政府数字档案集中管理将呈现融合发展、前后衔接、共同治理和系统突破的发展趋势。

全书内容由刘越男设计并统稿。第1、2、3、7、9章由刘越男执笔，第4章由刘越男、梁芙蓉、曹玲执笔，第5章由刘芳、刘越男执笔，第6章由刘越男、祁天娇、吴云鹏执笔，第8章由杨建梁、刘越男、徐弋加执笔。此外，庞萍、康晶晶、唐沁、孙宇、赵丽、施倩、马林青、章燕华等参加了资料收集和整理工作。

本书从酝酿到交付出版花了6年的时间。在这6年的时间里，全球的数据量从2010年的1.2ZB增长到2016年的12ZB，这个增长量约相当于有史以来所有书籍数字信息量的200亿倍。按照3~5年的信息系统生命周期来看，信息系统在6年间已经历了两次升级。我们所跟踪的很多案例在此期间也发生了巨大的变化，比如，美国联邦档案与文件署（NARA）在其电子文件档案馆（ERA）项目设计阶段确定了同时覆盖NARA和联邦文件中心业务的功能目标，但是到了系统实施阶段，ERA却只支持NARA的业务；澳大利亚的6个州2个领地中，在2010年我们着手调查的时候只有维多利亚州建有数字档案馆系统，而2014年新南威尔士州也建成了数字档案馆系统；我国地方政府档案信息化的情况变更则更加迅速，一些原来的项目无疾而终，新的项目又不时出现。如何在零碎、变化的信息中寻找事物之间的关联，并把它清晰地描摹在读者面前，成为研究小组最大的挑战，乃至于我们需要不断修改、更新材料和认知。在如此巨大的冲击下，我们被信息的迅速老化不断碾压，以至于到了最后一稿，数据更新、文字修改的体量仍然高达近三分之一。

感谢全国社科规划办对本书创作的孕育和支撑，感谢研究小组年轻的成员们对项目持续的参与和热情的投入，感谢中国人民大学出版社潘宇老师多年来的支持，感谢宋义平老师、骆骁老师及其他同仁专业、细致、高效的工作。

出于主客观的局限性，本书一定存在不少疏漏甚至错误，恳望专家和广大读者批评指正。

刘越男

2016年7月21日