2.出纳上岗
出纳上岗,首先要知道自己日常工作包括哪些范围,要做哪些具体工作,有哪些注意事项。
办理完交接手续,楚楚将现金、票据和财务印鉴等锁到了保险柜,将自己的物品放到了办公桌的抽屉里。这时,财务部钱经理通知她和王丽一起到他的办公室开会。
楚楚和王丽进了钱经理的办公室,钱经理分别给了她们一张表。楚楚的表是出纳岗位(一)职责(主要任务为日常收支)。其主要内容如下:
1.及时整理在手单据,移交会计主管,并编制记账凭证。
2.定期核对现金与账目。
3.及时收回公司各项收入款,开出收款收据或增值税专用发票,收回的现金及时存入银行,杜绝坐支现金。
4.按照财务制度,办理现金的收付和银行转账业务。
5.严格执行支票领用手续,按规定签发现金支票和转账支票。
6.每天工作日结束前,及时盘点库存现金。
7.每周五下班前将资金周报表、现金盘点表交会计主管及财务负责人审核。
8.每月及时发放职工工资和其他应发放的经费。
9.每月最后一天将资金月报表、银行存款余额调节表及现金盘点表交会计主管及财务负责人审核并装订。
10.办理办公用品采购、报销等综合事项。
楚楚明白出纳岗位(一)的职责,就是自己以后日常工作的主要内容。但楚楚这时就有疑问了,自己拿到的是出纳岗位(一)职责,难道还有出纳岗位(二)职责?钱经理似乎看穿了楚楚的心思,告诉她,王丽手中拿着的正是出纳岗位(二)职责(主要任务是银行、税务及销售事务)。其主要内容如下:
1.每月增值税专用发票抵扣联的收集、登记与认证。
2.每月按照规定时间申报纳税。
3.每月与各银行对账。
4.每月在规定的时间内及时缴纳五险一金。
5.整理各类合同,进行电子扫描并分类归档,进行印花税的清缴。
6.5月31日前完成上一年度所得税汇算清缴。
7.融资工作,配合财务经理完成各银行贷款所需要资料的收集、整理并报送。
8.配合销售部工作,与销售部对接,核查销售款的入账,督促销售员应收账款的催收进度。
钱经理同时说明,楚楚未到岗时,出纳岗位(一)和出纳岗位(二)的工作都是王丽在办理。从现在开始,出纳岗位(二)就是王丽的日常工作。
钱经理讲了此次岗位分设的原因:一是随着公司业务的发展,财务要储备人才和资源;二是随着公司应收账款的增加,也需要一个专门办理对外业务的财务人员,包括对外催收应收账款,办理银行、税务事项等。从出纳岗位分工来看,一个是对内的日常工作,另一个是对外的日常工作。
接着,钱经理介绍了财务的大岗位工作制。所谓的大岗位工作制,就是对应岗位的每个员工,必须能够熟练操作这一岗位上的所有工作。对出纳岗位来说,要能够熟练操作出纳岗位(一)和出纳岗位(二)的工作。
前面王丽移交的只是出纳岗位(一)的工作,她现在还从事着出纳岗位(二)的工作。钱经理希望王丽在休产假前多带楚楚,让她快速适应出纳岗位(一)的工作,并在此基础上熟悉出纳岗位(二)的工作。
王丽对楚楚今天的表现相当满意,对楚楚未来的工作充满了信心,向钱经理表态一定按钱经理的安排,多指导楚楚,让她尽快上手。从内心来说,王丽对公司是心存感激的,包括对财务部的同事及领导钱经理。因为知道王丽怀孕之后要休产假,公司及财务部未雨绸缪,提前进行了人事规划和岗位调整。王丽也想早点带会楚楚,这样自己才能安心休产假。
刚上岗便接了出纳岗位(一)的工作,楚楚觉得自己头上已经如孙悟空一样,戴上了一个紧箍咒。
过一会儿王丽出去了,钱经理单独找楚楚谈话:“自工作交接以来,你已经上岗,从此就是公司的财务人员了,以后要学习的知识和技能还有很多,需要逐步在实践工作中掌握。目前重点要说明和注意的事项有两个。一是三个月的试用期。根据公司规定,员工入职有三个月的试用期。试用期满后,经过考评合格,才能签订正式劳动合同。虽然未签订正式劳动合同,但也会签临时劳动合同,这三个月试用期,公司也会按照规定,办理五险一金。二是出纳的保密意识。”
楚楚理解三个月的试用期,她在其他单位面试时,也有试用期,一般都是三个月。试用期合格,达到企业任用的标准,才能正式录用。这三个月,就是对自己工作的考验期。楚楚心里知道,能不能留下来在这个公司工作,就看自己未来三个月的表现了。
出纳岗位很重要,长期接触公司的重要资产——货币资金,出纳经办公司所有重要经济事项的收付,知晓公司几乎所有经济事项的秘密,必须要有严格的保密意识,做到守口如瓶,即使是对自己最亲密的人,也不能透露丝毫信息。
钱经理
关于出纳的保密意识,钱经理说得通俗易懂:“嘴上要有一个把门的!”
其实公司与员工签订正式劳动合同时,都签有保密协议,员工必须保守公司秘密。但因为财务人员岗位的特殊性,钱经理等不到楚楚三个月试用期满,与她签正式劳动合同时再告诉她,保密意识要从她上岗的第一天起就要培养,所以交接完后,钱经理在第一时间就告知楚楚这一财务纪律。
钱经理还告诉楚楚可以告知的对象和不能告知的对象。直接对口的财务人员,如钱经理、艾会计、财务总监、总经理等,有权了解财务相关信息的人员是可以告知的;除此以外,一定要“六亲不认”,最亲密的人都不行。当钱经理问楚楚,有没有信心做好出纳工作,严格遵守保密规定时,楚楚清脆地回了一个字:“有!”
这一表态,终于让钱经理把心放到了肚子里面。
这时,楚楚收到了王丽在QQ上传过来的一张电子表格。楚楚一看,是公司员工通信录,上面有部门、职务、姓名、电话、微信、QQ等信息。楚楚最关心的是财务部的人员,艾会计的名字是艾蓉、王出纳的名字是王丽,钱经理的名字是钱兴旺,这些都是自己以后每天要打交道的人,都是自己的师傅,今天就已经接触很多次了。楚楚接着看到了行政部经理任洋的名字,还有领导一栏中财务总监赵玉平、总经理郑谦等人的名字。楚楚在心里自言自语道:“要记住的东西太多了,脑子要当计算机用才行!”
正当她思索的时候,QQ、微信都来了信息,是公司群管理员邀请她加入群的信息。行政部的人事专员吴慧慧专门发了“欢迎新员工楚楚加入我们大家庭”的欢迎语,王丽在微信中发了一个欢迎的烟花。楚楚马上回了大家的信息:新人报道,请多关照!
这时,王丽又转给了楚楚一篇她从网络转载过来的出纳工作“三字经”。
出纳员,很关键;静头脑,清杂念。
业务忙,莫慌乱;情绪好,态度谦。
取现金,当面点;高警惕,出安全。
收现金,点两遍;辨真假,免赔款。
支现金,先审单;内容全,要会签。
收单据,要规范;不合规,担风险。
账外账,甭保管;违法纪,又罚款。
长短款,不用乱;平下心,细查点。
借贷方,要分清;清单据,查现款。
月凭证,要规整;张数明,金额清。
库现金,勤盘点;不压库,不挪欠。
现金账,要记全;账款符,心坦然。
虽然楚楚还不能深刻理解这里面的含义,但她觉得这个顺口溜朗朗上口,肯定对以后的工作有帮助。她马上收藏起来,以备工作时查看。