4.采购报账

出纳要根据报销人所持凭据进行审核，符合要求，方能付款。

楚楚听到王丽对自己的认可，正乐不可支的时候，采购员张强进了财务部，他是来报销的。

张强跟司机杨华一样，不认识楚楚，一看财务部多了一位美女，不好意思直接跟楚楚搭讪，直接到王丽桌前，将自己的差旅费报销单交给王丽。王丽接过单据，快速浏览后交给楚楚，并给他们相互介绍。

楚楚接过差旅费报销单（见表4-1）后，王丽并没有像上次那样直接告诉她可以付款，看来王丽是要看自己如何处理业务了，楚楚惴惴不安。

单据很简单，差旅费共用了1 730.00元，交通费和住宿费都有发票，附在了差旅费报销单后面。楚楚一看发票上的金额，都和差旅费报销单上的一致，原借支2 000.00元，核销1 730.00元，退回270.00元，这都能理解。张强将以前的借款单也一并带来交给了楚楚。

关键是“出差补贴”，这是怎么回事呢？看来还是要向王丽请教。

王出纳，他这张差旅费报销单后面的发票金额都是对的，签字手续也都齐全，但是“出差补贴”是什么，我不懂，您能教教我吗？

王丽从档案柜中找出了资料，看楚楚急得脸都红了，忙安慰道：“不慌，不慌。我找的就是这方面的资料。”那边张强听了王丽的介绍，方才知道楚楚是新来的出纳。现在听楚楚问王丽，知道她对公司差旅费的管理规定还不熟悉，也在一边解释道：“这是公司的规定，我们是按公司规定填写的。”

楚楚接过资料，还是那本《公司管理制度汇编》，看来这是自己以后工作的主要依据，有空的时候要认真学习一下。王丽已经翻到了公司差旅费用管理办法这一页。

第一章 总则

第一条 为加强和规范公司差旅费管理，厉行节约、反对浪费，完善经济活动管理制度，结合公司实际，有效控制差旅费，制定本办法。

第二条 差旅费是指工作人员因公参加会议、考察调研、学习交流等出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等。

第三条 公司从严控制出差人数和天数，严格差旅费预算管理，如实填写“出差审批单”，具体包括出差人员姓名、出差事由、地点、预计天数等。严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游及无实质内容的学习交流和考察调研。

第四条 公司按照分地区、分等级的原则制定差旅费标准，并根据市场及消费水平变动情况适时调整。

第五条 差旅费的管理原则：差旅费实行预算控制原则，按年初预算实行总额控制，在预算内按部门进行明细核算，将预算分解到月、季，及时进行预警提示，超过预算的不予报销。出差期间应勤俭节约，不奢侈浪费，严格按照预算开支。

第二章 城市间交通费

第六条 城市间交通费是指工作人员因公出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具发生的费用。

第七条 差旅费具体标准。

1.出差人员应当按规定等级乘坐交通工具，具体标准为：公司董事长、总经理（含常务副总、副总经理）出差可乘坐飞机经济舱、火车软卧席、高铁/动车一等座、全列软席列车一等软座、轮船二等舱。

中层管理人员出差可乘坐飞机经济舱、火车硬卧席、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座、轮船三等舱。

其他人员出差可乘坐火车硬卧席、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座、轮船三等舱。如遇特殊情况确需乘坐飞机（乘坐飞机需事先填写“乘坐飞机审批表”）、火车软卧席、轮船二等舱的，必须经部门负责人审核，由主管副总特批后方可报销。

2.乘坐火车硬座的出差人员，连续12小时或夜间（20：00—24：00、1：00—7：00）连续6小时以上，或需累计换乘12小时以上者，按硬座票价的50%给予补贴。

3.乘坐长途汽车出差人员，报销时需提供长途汽车票，实报实销。夜间（20：00—24：00，1：00—6：00）乘坐长途汽车、轮船最低一级舱位超过6小时的，每人每夜补贴30元。

4.副总及以上人员出差，因工作需要，随行人员可乘坐同等级交通工具。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

第八条 到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公事、确保安全的前提下，应当选乘相对经济便捷的交通工具。

第九条 乘坐飞机的人员，民航发展基金、燃油附加费可以凭票据报销。

第十条 乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的人员，每人次可以购买交通意外保险一份。公司统一购买交通意外保险的，不再重复购买。

第三章 住宿费

第十一条 住宿费是指工作人员（含司机）因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）而发生的费用。

第十二条 副总及以上公司领导住单间或标准间，其他人员住标准间。

第十三条 住宿费具体标准如表4-2所示。

第十四条 出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆。住宿费在标准限额之内凭票据实报销，超过上限的住宿费用由个人自理。

出差人员如无住宿费发票，一律不予报销。住宿费发票原则上应当根据公司提供的信息开具增值税专用发票。

第四章 伙食补助费

第十五条 伙食补助费是对工作人员因公出差期间给予的伙食补助费用。

第十六条 伙食补助费标准为每人每天100元。

第十七条 伙食补助按出差自然天数计算，伙食补助按标准发放后不再凭票报销出差期间的餐费。

出差期间发生的招待费应按招待费报销规定报销，不随差旅费报销。

第五章 市内交通费

第十八条 市内交通费是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用。出差地市内交通费用按出差自然天数计算，按规定标准包干使用。

第十九条 出差地市内交通费，按省外每人每天80元、省内每人每天50元包干使用。

公司副总及以上人员因公出差，可报销出租车票。报销出租车票的，不再发放出差地市内交通费，随行乘坐人员，也不再发放出差地市内交通费。

公司副总及以上人员使用公车出差的，不再发放出差地市内交通费，随行出差人员也不再发放出差地市内交通费。

第六章 报销管理

第二十条 出差人员借款需填写“借款单”（一式三联），附总经理同意的出差审批单，按《公司费用支出管理办法》中关于“内部借款”的规定办理借款。

第二十一条 出差人员返回后，应于返回后5个工作日内办理报销手续，清理借款。

第二十二条 差旅费报销时应当提供出差审批单、飞机票或火车票、住宿费发票等凭证。

第二十三条 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭单据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费凭单据报销。

第二十四条 单位财务部门应当严格按规定审核差旅费开支，对未经批准出差及超范围、超标准开支的费用不予报销。

出差当天返回的，可凭出差审批单报销飞机票或火车票、伙食补助费和市内交通费。

出差当天不能返回、发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

第二十五条 关于各种会议、培训等差旅费报销办法。

1.报销各种会议及培训等费用时需有经主管副总批准的会议通知或邀请函。

2.会议通知或邀请函中如注明统一安排食宿，会议期间凭会议发票实报实销；发生的会议、培训地点之外的费用及旅游费用不予报销；会议期间如经主管副总批准的出差，按差旅费报销办法执行。

3.到外地参加会议、培训或学习的人员，凡会议、培训班、学习班不包食宿的，按照差旅费标准给予伙食补助及报销住宿费用。

第二十六条 工作人员不得趁出差或调动工作之便回家探亲办事。

第二十七条 与原出差审批单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费应由个人自理，因特殊原因或情况变化确需改变路线、增加或减少天数和人数、改乘交通工具等需经部门及主管领导、总经理同意后方可报销。

第二十八条 本办法由公司财务部负责解释，自发布之日起实施。

这个管理办法规定得很详细，几乎将出差可能发生的情况都考虑进去了。发生了哪些情况，可以报销哪些费用，怎样报销，都有明确规定，按规定办理即可。

楚楚看完后心想：住宿费标准是每人每天320元，张强报销的是600元，2人2天，即每人每天报销的住宿费为300元，按公司规定没有超标，可以报销；公司规定报销时要有住宿费增值税专用发票，住宿费增值税专用发票也附在后面了，应该还可以抵扣进项税额，怎么没看到抵扣联？

楚楚心直口快，想到了就脱口而出。

王丽赞许地点了点头：“你看我的工作职责第一条就是：每月增值税专用发票抵扣联的收集、登记与认证。公司规定出差时取得的增值税专用发票，要在第一时间将抵扣联交到我这里进行登记，我每个月都要进行认证。他这张发票的抵扣联早已交到我这里来了。”

楚楚仿佛在自言自语又仿佛在向王丽请教：“市内交通费，他们是省外的，1人1天80.00元，2人160.00元；伙食补助，1人1天100.00元，2人200.00元；那他的报销就符合规定了，我可以给他办理了。”

言行沉稳的王丽再次点了点头，采购员张强把应退给财务部的270.00元交给了楚楚。楚楚接过现金，清点后拿出收据，再次向王丽请教：“那我给他开张还款的收据？”看到王丽点头默许后，楚楚给张强开了一张收款收据，如表4-3所示。

楚楚将收款收据开好后，拿给王丽。楚楚心想：收据中的收款方式不好填，他既报销了费用，也交了钱，按说收款方式应该是现金或转账。他这里既有现金，也有类似于转账的，实际是报销抵账。不好写，我就不写了，以免出错。

王丽快速看了一下，拿给艾会计。艾会计审核后，在记账和审核后面签上了自己的名字，然后还给王丽。王丽这才递给楚楚。楚楚在收款单位（盖章）处盖上财务章后，第一联存根联留存在收据本上，将第二联收据联撕下来交给了采购员张强，将第三联记账联撕下来和张强报的差旅费放在一起，准备下班前编制好现金日报表，然后一起交给艾会计。

采购员张强拿到收款收据后，知道自己的出差业务已经办理完毕，还有其他的业务要办理。他将一份合同交给艾会计。这是代表公司进行采购签订的采购合同，合同上注明了交货时间、地点，也注明了付款方式、时间和金额。合同上有一张审核会签单，是采购部发起的，部门意见栏中有采购部蔡经理的签字，公司意见栏中也有郑总经理的签字。

艾会计审核合同时，楚楚开始编制现金日报表，先按原格式复制了现金日报表，将内容清空之后，在支出栏中将司机杨华的借款进行了登记，然后在收入栏中登记了张强的还款金额，张强报销的差旅费则登记到了支出栏中。楚楚对自己今天上班以来的表现还比较满意，给自己打了80分。

昨天接到入职通知，楚楚担心自己上班第一天会手足无措，因为自己毕竟没有工作经验，还一个劲地给自己打气：要多向同事请教，遇事要沉着冷静。

入职即上岗，楚楚首先进行出纳交接，接着就给司机杨华办理借款事宜，现在又给采购员张强报销。业务是一笔接着一笔。她以前常听别人说报销，还不知道是怎么回事，今天就亲自处理了一笔，真是“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。

出纳是付款前的最后一道审核关口，必须慎之又慎。